Ontdek automatische factuurverzameling

Als accountant verlies je veel tijd met het speuren naar facturen. Documenten zitten verspreid over allerlei kanalen. Daardoor moet je zoeken, opvolgen, corrigeren en klanten herinneren aan ontbrekende stukken.

OkiOki neemt dat verzamelwerk van jou over. De app haalt aankoopdocumenten automatisch op aan de bron, houdt dossiers up-to-date en zorgt ervoor dat jij sneller beschikt over volledige dossiers die klaar zijn voor boekhouding en btw.

Hoe krijg ik aankoopdocumenten automatisch en conform binnen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische B2B-facturen via Peppol worden verstuurd. Om dat mogelijk te maken, moeten je klanten correct geregistreerd zijn.

OkiOki registreert je klanten automatisch op het Peppol-netwerk. Zo komen hun e-facturen rechtstreeks in OkiOki terecht, en dus meteen ook in je boekhouding. Via één kanaal blijf je altijd up-to-date.

Hoe help ik klanten die al bij een ander Peppol-toegangspunt geregistreerd zijn?

Daar kan OkiOki bij helpen. De app wijst je klanten de snelste weg om zich eenvoudig uit te schrijven.

Wil je weten waar zij nu geregistreerd staan? Dat kan hier.

Vervolgens kunnen je klanten OkiOki gebruiken als Peppol-toegangspunt. E-facturen komen dan rechtstreeks in OkiOki en in jouw boekhouding terecht. Er is dus één kanaal, volledig conform en altijd up-to-date.

Hoe haalt OkiOki mijn documenten automatisch op aan de bron?

Zit mijn factuur in bijlage van de e-mail?

OkiOki downloadt deze automatisch.

Is mijn factuur verborgen achter een downloadlink?

Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn op de website van een leverancier. OkiOki volgt automatisch de link en haalt de factuur daar op.

Schuilt mijn factuur achter een leveranciersportaal?

OkiOki logt automatisch in op het portaal en downloadt de factuur.

Geldt de e-mail zelf als factuur of aankoopbewijs?

OkiOki bewaart de e-mail automatisch als PDF.

Wat doe ik met papieren facturen of bonnetjes?

Die kan je gewoon fotograferen met de OkiOki-app. Ze komen dan automatisch op de juiste plaats terecht.

Waarvoor gebruik ik mijn persoonlijk OkiOki e-mail adres?

Alles wat je naar dit adres doorstuurt, wordt automatisch toegevoegd aan je OkiOki-administratie.

Wat met facturen die ik plaats in de Cloud opslag?

OkiOki koppelt met Dropbox, OneDrive en Google Drive en haalt je facturen daar automatisch op.

Kan ik facturen ook handmatig uploaden?

Absoluut. Het vertrouwde manuele werk is eveneens mogelijk op OkiOki.

Hoe voeg ik alle andere documenten eenvoudig toe?

Ook papieren facturen, bonnetjes en losse documenten voeg je eenvoudig toe.

Met OkiOki kan je klant een foto maken van elk stuk. De app uploadt deze automatisch in het digitale OkiOki-dossier.

Wil je klant een los document doorsturen? Dat kan via zijn persoonlijk OkiOki-e-mailadres. Alles wat via dat adres wordt verzonden, komt automatisch op de juiste plek terecht.

Hoe hou ik dossiers volledig, overzichtelijk en klaar voor de boekhouding?

Als accountant bots je op twee uitdagingen:

Komen documenten binnen langs verschillende kanalen? Dan is controle nodig om dubbels te vermijden.
Komen documenten te laat of onvolledig binnen? Dan vertraagt dat de kwartaalafsluiting.

OkiOki heeft voor beide uitdagingen de oplossing. De app ontdubbelt automatisch alle documenten. Bovendien wordt informatie zoveel mogelijk aan de bron verzameld, waardoor dossiers op elk moment up-to-date en volledig zijn.

Het resultaat: je staat met voorsprong aan de start van de kwartaalafsluiting. Want je beschikt altijd over de juiste stukken

Hoe ben ik zeker dat de automatische verzameling veilig gebeurt?

Automatische documentverzameling vraagt toegang tot gevoelige gegevens, zoals mailboxen en documenten. Privacy en gegevensbeveiliging zijn dus essentieel.

Daarom hanteert OkiOki strikte regels op dat vlak. De app:

is gecertificeerd om veilig samen te werken met grote Belgische en internationale e-mailproviders;
voldoet aan de ISO27001-norm voor informatiebeveiliging;
gebruikt beveiligd TLS-dataverkeer;
bewaart gegevens versleuteld in de Azure Cloud.

Daarnaast is OkiOki erkend als betalingsinstelling door de Nationale Bank van België. Ook dat is een extra geruststelling.

Hoe help ik mijn klanten ook met conforme verkoopfacturatie?

Peppol-verplichtingen werken in twee richtingen. Je klanten moeten via het platform niet alleen facturen ontvangen, maar ook aanmaken en versturen.

Ook daarvoor biedt OkiOki een oplossing. Offertes, facturen en herinneringen aanmaken en versturen kan met enkele klikken op pc, laptop of smartphone.

Werkt je klant vandaag nog met Word, Excel, PDF of een facturatieprogramma zonder UBL? Dan zet OkiOki elk pdf-bestand om naar een geldige UBL-factuur en verstuurt die rechtstreeks via Peppol.

Daarnaast helpt OkiOki je klanten om:

fouten correct recht te zetten met een conforme creditnota;
hun betaalstatus op te volgen;
tijdig herinneringen te versturen.

Ook klanten met meerdere activiteiten of entiteiten houden hun facturatie en boekhouding overzichtelijk in OkiOki. Bestaande offertes kunnen bovendien met één klik worden omgezet naar facturen.

Een probleem?	OkiOki biedt de oplossing
Je verliest tijd met het verzamelen van documenten uit verschillende bronnen.	OkiOki verzamelt automatisch facturen en documenten van je klanten via Peppol, mailboxen, downloadlinks, leveranciersportalen en cloudopslag.
Je klant moet correct aangesloten zijn op het Peppol-netwerk.	OkiOki registreert je klant automatisch op Peppol en helpt hem om zich uit te schrijven bij een ander toegangspunt.
Soms geldt de e-mail zelf als aankoopbewijs.	OkiOki bewaart zulke e-mails automatisch als PDF, zodat ook deze bewijsstukken in het dossier terechtkomen.
Papieren facturen, bonnetjes en losse documenten ontbreken vaak in het digitale dossier.	Je klant kan ze fotograferen met de OkiOki-app, handmatig uploaden of doorsturen naar zijn persoonlijke OkiOki-e-mailadres.
Dubbele documenten zorgen voor extra controlewerk.	OkiOki voorziet ontdubbeling en afpunting van documenten.
Kwartaalafsluitingen lopen vertraging op door ontbrekende stukken.	OkiOki houdt dossiers up-to-date voor snellere kwartaalafsluitingen.
Automatische toegang tot documenten moet veilig gebeuren.	OkiOki werkt met ISO27001, TLS, versleutelde opslag in Azure Cloud en is erkend door de Nationale Bank van België.
Klanten moeten conforme e-facturen kunnen aanmaken en verzenden.	OkiOki laat hen e-facturen aanmaken en verzenden via Peppol.
Klanten werken nog met Word, Excel of PDF.	OkiOki zet PDF-facturen om naar geldige UBL-facturen.
Verkoopfacturen kunnen in het Peppol-tijdperk niet meer worden aangepast.	OkiOki helpt je klant om een conforme creditnota aan te maken.
Betaalstatussen worden onvoldoende opgevolgd, wat problemen met de cashflow kan opleveren.	OkiOki volgt de betaalstatus automatisch op en trekt aan de bel indien nodig.
Meerdere activiteiten, business units en versnipperde gegevens maken facturatie minder overzichtelijk.	OkiOki ondersteunt meerdere entiteiten, gescheiden facturatie en centraal beheer van artikelen, prijzen, contacten en grootboekrekeningen.
Offertes en facturen vragen dubbele invoer.	OkiOki zet offertes met één klik om naar facturen.

Boek een OkiOki demo

Aankoopdocumenten automatisch verzameld aan de bron
Facturen uit Peppol, mailboxen, downloadlinks, leveranciersportalen en cloudopslag op één plek
Minder controlewerk dankzij ontdubbeling en afpunting van documenten
Dossiers sneller volledig en klaar voor boekhouding en btw
Veilige verwerking met ISO27001, TLS, versleutelde opslag en erkenning door de Nationale Bank

Boek je demo

OkiOki toont mij ook welke klanten mij nog moeten betalen. Maar eigenlijk gebeurt dat bijna niet meer, want klanten krijgen een factuur van OkiOki met een QR code, dus dat is scannen, betalen en ik heb mijn centen altijd op tijd. Dus merci voor jullie app, voor jullie gebruiksvriendelijkheid, en voor de gemoedsrust die jullie mij brengen als ondernemer.

Evelien Vandevelde De KantoorKabouter

Een app die in mijn mailbox gaat speuren naar facturen en op mijn bankrekening gaat speuren naar transacties en die twee dan aan elkaar koppelt zodat ik niets meer over het hoofd kan zien, en die dan ook nog is aan mijn mouw komt trekken als ik toch iets vergeten ben, dat is echt de max!

Miet Bamps Unclouded

Automatische factuurverzameling met OkiOki