OkiOki scant, herkent en ordent automatisch je facturen

Elk kwartaal verwacht je accountant dat je hem alle facturen, bonnetjes en andere documenten bezorgt. Orde scheppen in die stapel is een hele opgave. Wie is de leverancier? Welke datum staat op het document? Om welk bedrag gaat het? Bij welk project hoort elk document?

Start nu gratis

Probeer OkiOki gratis uit

OkiOki schept die orde in jouw plaats. Dat doet de app door elk document

eerst te scannen via Optical Character Recognition (OCR),
vervolgens de belangrijkste gegevens te herkennen,
en tot slot je documenten automatisch te ordenen.

Deze werkwijze is uniek voor OkiOki. Andere software maakt geen gebruik van OCR, wat het werk voor je accountant een stuk moeilijker maakt.

Start nu gratis

Hoe kan OkiOki mijn documenten structureren voor mijn accountant en mijzelf?

OkiOki zorgt ervoor dat je accountant en jijzelf makkelijk documenten kunnen zoeken, filteren en terugvinden. Zelfs wanneer het gaat om losse pdf’s, afbeeldingen en bonnetjes.

Daarvoor neemt OkiOki twee stappen.

Eerst zal de app elk document minutieus scannen en structureren via Optical Character Recognition (OCR) en gegevensherkenning. Daarbij slaat de app data op zoals:

de factuurdatum
de leverancier
het bedrag inclusief btw
het bedrag exclusief btw
de btw-voeten
het factuurnummer
en de gestructureerde mededeling

Vervolgens ordent OkiOki alle documenten volgens type. Zo zijn er aparte mappen voor:

inkomende kredietnota’s
inkomende facturen
uitgaande kredietnota’s
uitgaande facturen
bonnetjes
uitgavenstaten van kredietkaarten
diverse documenten

Ook voor je accountant is het werk een stuk makkelijker.

Hoe beter gestructureerd de informatie die je bezorgt aan je accountant, hoe vlotter hij ermee overweg kan.

Kan ik de documenten ook ordenen volgens mijn eigen systeem?

Jazeker. Daarvoor heeft OkiOki een reeks categorieën standaard klaar zitten in de app, zoals "Marketing" en "Lonen".

Voeg je liever eigen tags toe aan je documenten? Ook dat kan, bijvoorbeeld met een ordening per medewerker, per project, per klant of per leverancier.

Een probleem?	OkiOki biedt de oplossing
Je vindt documenten moeilijk terug als ze niet logisch geordend zijn.	OkiOki scant elk document en ordent het volgens belangrijke gegevens zoals datum, leverancier, bedragen, btw-voeten, factuurnummer of gestructureerde mededeling.
Pdf’s en afbeeldingen blijven losse documenten zonder bruikbare structuur.	OkiOki converteert pdf’s en afbeeldingen via OCR naar gestructureerde gegevens.
Je weet niet altijd meteen om welk documenttype het gaat.	OkiOki herkent automatisch 7 documenttypes, waaronder inkomende facturen, kredietnota’s, bonnetjes en kredietkaartuitgavenstaten.
Facturen terugvinden is vaak een tijdrovende speurtocht.	OkiOki laat je zoeken en filteren op basis van de belangrijke gegevens en de documenttypes.
Soms wil je documenten ordenen volgens je eigen systeem.	In OkiOki kan je zelf tags toevoegen, bijvoorbeeld per project of per medewerker. Of je gebruikt de standaard tags voor uitgavecategorieën zoals "Marketing" en "Lonen".
Hoe bezorg je gestructureerde informatie aan je accountant?	OkiOki stuurt de informatie gestructureerd door naar de boekhoudsoftware van je accountant.

Probeer OkiOki gratis uit

Je facturen automatisch gescand, herkend en geordend
Pdf’s, afbeeldingen en bonnetjes omgezet naar gestructureerde gegevens
Documenten makkelijk zoeken en filteren
Zelf tags toevoegen per project, medewerker, klant of leverancier
Gestructureerde informatie meteen klaar voor je accountant

Probeer OkiOki gratis uit, vrijblijvend en zonder verplichting.

Start nu gratis

OkiOki toont mij ook welke klanten mij nog moeten betalen. Maar eigenlijk gebeurt dat bijna niet meer, want klanten krijgen een factuur van OkiOki met een QR code, dus dat is scannen, betalen en ik heb mijn centen altijd op tijd. Dus merci voor jullie app, voor jullie gebruiksvriendelijkheid, en voor de gemoedsrust die jullie mij brengen als ondernemer.

Evelien Vandevelde De KantoorKabouter

Een app die in mijn mailbox gaat speuren naar facturen en op mijn bankrekening gaat speuren naar transacties en die twee dan aan elkaar koppelt zodat ik niets meer over het hoofd kan zien, en die dan ook nog is aan mijn mouw komt trekken als ik toch iets vergeten ben, dat is echt de max!

Miet Bamps Unclouded