Image tooltip:
Saloua El Moussaoui
Juweelontwerper
Klant sinds 2025
Image tooltip:
Saloua El Moussaoui
Juweelontwerper
Klant sinds 2025
Door je mailbox te koppelen, kan OkiOki automatisch facturen uit je e-mails halen. Denk aan facturen die
Zo hoef jij deze documenten niet te zoeken, downloaden of uploaden. OkiOki houdt je administratie in één moeite door ook volledig en actueel.
Je ziet, handiger kan het niet. Vooral omdat je accountant al deze documenten automatisch binnenkrijgt in zijn boekhoudprogramma. Doorsturen is dus ook niet meer nodig.
Je koppelt je mailbox één keer met OkiOki. Daarna houdt de software je mailbox automatisch in het oog, op zoek naar facturen.
Spot OkiOki een factuur als bijlage, achter een downloadlink of in een e-mail die zelf als factuur geldt? Dan bergt de tool deze factuur op in je digitaal archief. Jij ontvangt meteen ook een seintje: er valt een factuur te betalen.
Over die koppeling heb jij alle zeggenschap. Je kiest zelf in welke mailbox, alias of map OkiOki mag zoeken.
Wil je de koppeling technisch instellen, bijvoorbeeld via Gmail, Outlook, Office 365 of een andere mailprovider? Volg dan het stappenplan op deze supportpagina.
De software herkent facturen op vier verschillende manieren, die allemaal volledig automatisch verlopen.
Soms kan het gebeuren dat OkiOki een document toch niet oppikt. Dan is daar altijd een goede reden voor. Je leest er meer verder op deze pagina.
De eerste stap in het koppelen van je mailbox: je e-mailprovider kiezen.
Gebruik je Gmail, Office 365, Hotmail of Outlook.com?
Dan word je doorgestuurd naar Google of Microsoft. Log daar in en geef OkiOki toestemming om je mailbox te lezen.
Gebruik je een andere mailbox, zoals Telenet, Proximus, iCloud of Combell?
Dan koppel je via IMAP. Meestal volstaan daarbij je gebruikersnaam en wachtwoord.
Voor sommige providers zijn extra instellingen nodig. Wordt het daarbij heel technisch, omdat je bijvoorbeeld IMAP-instellingen, poorten of SSL moet instellen? Dan komt de supportpagina over de koppeling van je mailbox vast van pas.
OkiOki helpt je graag verder als de koppeling niet meteen lukt.
OkiOki hanteert strikte regels rond privacy en veiligheid. Rond je gegevens ligt een vijfdubbele beschermingsgordel:
Duik je graag dieper in de specifieke details rond gegevensbescherming? Dat kan op de pagina van de privacyverklaring en de gebruiksvoorwaarden.
Soms pikt OkiOki een document niet automatisch op. Dat kan gebeuren wanneer
In al deze gevallen is de oplossing eenvoudig: voeg het document manueel toe. Dat kan op de manier die jou het beste uitkomt:
Stuur je het document toch liever door naar je gekoppelde mailbox? Vermeld dan zeker het woord “factuur” in de onderwerpregel.
Heb je meer vragen over OkiOki? In ons uitgebreide supportportaal vind je praktische uitleg, informatie en stappenplannen zodat je het meest uit OkiOki kunt halen.
Jazeker. OkiOki bewaakt de veiligheid van je gegevens bijzonder strikt. Je data worden beschermd in lijn met de ISO27001-standaard. Het dataverkeer verloopt via TLS, een beveiliging die ook banken gebruiken. Je gegevens worden versleuteld bewaard in Azure Cloud. Tot slot is OkiOki erkend door de Nationale Bank van België en geaudit in het kader van de Google-certificering. Betere garanties op veiligheid kan je niet krijgen.
Inderdaad, en dat kan best handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je een aparte mailbox gebruikt voor je facturen, met verschillende e-mailadressen werkt of facturen op meerdere plekken ontvangt.
Hoeveel mailboxen je precies kan koppelen, hangt af van je abonnement. Werk je met OkiOki via je accountant? Dan gelden misschien andere afspraken, waarover je accountant meer kan vertellen.
OkiOki zoekt automatisch naar documenten die belangrijk zijn voor je boekhouding:
Inderdaad, dat is bijna alles. Zo geniet jij de zekerheid - en het gebruiksgemak - dat je documenten zich op één centrale plek bevinden.
Meestal niet. OkiOki verzamelt zoveel mogelijk facturen automatisch via Peppol, je mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag.
Toch kan het nog gebeuren dat je zelf een document moet toevoegen. Denk aan een papieren bonnetje, een factuur die niet via je mailbox binnenkomt, een los bewijsstuk of een document dat OkiOki niet automatisch herkent.
Maar ook die manuele toevoeging is uiterst eenvoudig. Je kan dit document gewoon
Aan jou de keuze.
Zeker en vast, en dat komt van pas. Sommige leveranciers sturen immers geen factuur als bijlage, maar zetten een downloadlink in hun e-mail. OkiOki volgt die link en downloadt automatisch de factuur.
Staat de factuur op een leveranciersportaal? Ook dan haalt OkiOki die op. Zo hoef jij niet zelf in te loggen, te zoeken en te downloaden.
Dat is inderdaad de bedoeling. OkiOki stuurt je documenten en bijhorende informatie automatisch door naar je accountant.
Dat gebeurt gespreid over het kwartaal, en niet pas op het einde. Met andere woorden: je accountant krijgt sneller een vollediger dossier. Zo bespaart hij zichzelf heel wat werk en stress bij de kwartaalafsluiting.