En tant qu’expert-comptable, vous perdez beaucoup de temps à rechercher des factures. Les documents sont répartis sur différents canaux. Vous devez donc rechercher, suivre, corriger les pièces manquantes et rappeler à vos clients de vous les envoyer.
OkiOki s’occupe de ce travail de collecte. L’application récupère automatiquement les documents d’achat à la source, tient les dossiers à jour et vous permet de disposer plus rapidement de dossiers complets prêts pour la comptabilité et la TVA.
Comment recevoir automatiquement les documents d’achat de manière conforme à la loi ?
Depuis le 1er janvier 2026, les factures B2B belges doivent être envoyées via Peppol. Pour respecter cette règle, vos clients doivent être correctement enregistrés.
OkiOki enregistre automatiquement vos clients sur le réseau Peppol. Leurs factures électroniques arrivent ainsi directement dans OkiOki, et donc dans votre comptabilité. Vous restez donc à jour via un seul canal.
Comment aider les clients qui sont déjà enregistrés auprès d’un autre point d’accès Peppol ?
OkiOki peut vous aider. L’application indique à vos clients le moyen le plus rapide de se désinscrire facilement.
Vous voulez savoir où ils sont enregistrés pour le moment ? Découvrez-le ici.
Vos clients peuvent ensuite utiliser OkiOki comme point d’accès Peppol. Les factures électroniques arrivent alors directement dans OkiOki et dans votre comptabilité. Vous n’avez donc besoin que d’un seul canal, qui est entièrement conforme et constamment à jour.
Comment OkiOki récupère-t-il automatiquement mes documents à la source ?
Ma facture se trouve en pièce jointe dans l’e-mail ?
OkiOki la télécharge automatiquement.
Ma facture se trouve derrière un lien de téléchargement ?
C’est par exemple le cas si elle se trouve sur le site web d’un fournisseur. OkiOki suit automatiquement le lien et récupère la facture.
Ma facture se trouve sur un portail fournisseur ?
OkiOki se connecte automatiquement au portail et télécharge la facture.
L’e-mail lui-même sert de facture ou de preuve d’achat ?
OkiOki enregistre automatiquement l’e-mail au format PDF.
Que faire des factures ou des reçus papier ?
Vous pouvez tout simplement les photographier avec l’application OkiOki. Ils sont alors automatiquement classés au bon endroit.
À quoi sert mon adresse e-mail OkiOki personnelle ?
Tout ce que vous envoyez à cette adresse est automatiquement ajouté à votre administration OkiOki.
Qu’en est-il des factures que je place dans le stockage cloud ?
OkiOki se connecte à Dropbox, OneDrive et Google Drive et y extrait automatiquement vos factures.
Puis-je également charger des factures manuellement ?
Absolument. Le bon vieux travail manuel est également possible avec OkiOki.
Comment ajouter facilement tous les autres documents ?
Vous pouvez aussi ajouter facilement des factures papier, des reçus et des documents séparés.
Avec OkiOki, votre client peut prendre une photo de chaque pièce. L’application les télécharge automatiquement dans le dossier numérique OkiOki.
Votre client souhaite envoyer un document séparé ? C’est possible via son adresse e-mail OkiOki personnelle. Tout ce qui est envoyé via cette adresse arrive automatiquement au bon endroit.
Comment faire en sorte que les dossiers restent complets, clairs et prêts pour la comptabilité ?
En tant qu’expert-comptable, vous devez faire face à deux défis :
- Les documents arrivent par différents canaux ? Dans ce cas, un contrôle est nécessaire pour éviter les doublons.
- Les documents arrivent en retard ou sont incomplets ? Dans ce cas, la clôture trimestrielle est retardée.
OkiOki a la solution à ces deux défis. L’application supprime automatiquement tous les documents en double. De plus, les informations sont recueillies autant que possible à la source, ce qui permet aux dossiers d’être à jour et complets à tout moment.
Résultat : vous êtes en avance au début de la clôture trimestrielle. Parce que vous avez toujours les bonnes pièces justificatives
Comment puis-je être sûr.e que la collecte automatique se déroule en toute sécurité ?
La collecte automatique de documents nécessite l’accès à des données sensibles, telles que des boîtes mail et des documents. La confidentialité et la sécurité des données sont donc essentielles.
Pour cette raison, OkiOki applique des règles strictes en la matière. L’application :
- est certifiée pour collaborer en toute sécurité avec de grands fournisseurs de messagerie électronique belges et internationaux ;
- est conforme à la norme ISO27001 relative à la sécurité de l’information ;
- utilise un trafic de données TLS sécurisé ;
- stocke les données chiffrées dans Azure Cloud.
De plus, OkiOki est reconnu comme établissement de paiement par la Banque nationale de Belgique. Il s’agit d’une garantie supplémentaire.
Comment puis-je également aider mes clients à garantir la conformité de la facturation des ventes ?
Les obligations Peppol fonctionnent dans deux sens. Vos clients doivent non seulement recevoir des factures via la plateforme, mais aussi les créer et les envoyer.
OkiOki propose aussi une solution à ce problème. Il est possible de créer et d’envoyer des devis, des factures et des rappels en quelques clics sur le PC, l’ordinateur portable ou le smartphone.
Votre client travaille encore aujourd’hui avec Word, Excel, PDF ou un programme de facturation sans UBL ? Dans ce cas, OkiOki convertit chaque fichier PDF en une facture UBL valide et l’envoie directement via Peppol.
OkiOki aide aussi vos clients à :
- rectifier les erreurs avec une note de crédit conforme ;
- assurer le suivi des statuts de paiement ;
- envoyer des rappels à temps.
Les clients ayant plusieurs activités ou entités gardent également une vue d’ensemble de leur facturation et de leur comptabilité dans OkiOki. Les devis existants peuvent d’ailleurs être convertis en factures en un seul clic.
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Un problème ? |
OkiOki a la solution |
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Vous perdez du temps à rassembler des documents provenant de différentes sources. |
OkiOki collecte automatiquement les factures et les documents de vos clients via Peppol, dans les boîtes mail, sur les liens de téléchargement, les portails fournisseurs et le stockage dans le cloud. |
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Votre client doit être correctement connecté au réseau Peppol. |
OkiOki enregistre automatiquement votre client sur Peppol et l’aide à se désinscrire d’un autre point d’accès. |
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Parfois, l’e-mail lui-même sert de preuve d’achat. |
OkiOki enregistre automatiquement ces e-mails au format PDF, afin que ces pièces probantes soient également enregistrées dans le dossier. |
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Les factures papier, les reçus et les documents séparés font souvent défaut dans le dossier numérique. |
Votre client peut les photographier avec l’application OkiOki, les charger manuellement ou les transférer à son adresse e-mail OkiOki personnelle. |
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Les documents en double nécessitent un contrôle supplémentaire. |
OkiOki se charge de supprimer les doublons et de lettrer les documents. |
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Les clôtures trimestrielles sont retardées en raison de pièces manquantes. |
OkiOki tient les dossiers à jour pour des clôtures trimestrielles plus rapides. |
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L’accès automatique aux documents doit être sécurisé. |
OkiOki fonctionne avec la norme ISO27001, le protocole TLS, le stockage chiffré dans Azure Cloud et est reconnu par la Banque nationale de Belgique. |
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Les clients doivent pouvoir créer et envoyer des factures électroniques conformes. |
OkiOki leur permet de créer et d’envoyer des factures électroniques via Peppol. |
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Les clients travaillent encore avec Word, Excel ou PDF. |
OkiOki convertit les factures PDF en factures UBL valides. |
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Les factures de vente ne peuvent plus être adaptées à l’époque de Peppol. |
OkiOki aide votre client à créer une note de crédit conforme. |
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Les statuts de paiement ne sont pas suffisamment suivis, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie. |
OkiOki suit automatiquement le statut de paiement et tire la sonnette d’alarme si nécessaire. |
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Plusieurs activités, business units et données fragmentées rendent la facturation moins claire. |
OkiOki prend en charge plusieurs entités, la facturation séparée et la gestion centralisée des articles, des prix, des contacts et des comptes du grand livre. |
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Devis et factures nécessitent une double saisie. |
OkiOki convertit les devis en factures en un seul clic. |
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- Documents d’achat collectés automatiquement à la source
- Factures de Peppol, boîtes mail, liens de téléchargement, portails fournisseurs et stockage dans le cloud en un seul endroit
- Moins de travail de contrôle grâce à la suppression des doubles et au lettrage des documents
- Dossiers complets plus rapidement et prêts pour la comptabilité et la TVA
- Traitement sécurisé avec ISO27001, TLS, stockage crypté et agrément par la Banque nationale