Ontvang volledige dossiers sneller

De praktijk van de papieren in de schoendoos ligt al even achter ons. Maar dat betekent niet dat je als accountant alle nodige boekhoudstukken pasklaar aangeboden krijgt. Je verliest nog steeds tijd met het opvragen van documenten die ontbreken voor btw en afsluiting.

Enter OkiOki, je administratieve assistent die zich vastbijt in deze klus.

Deze app volgt automatisch de documenten en transacties van je klanten op, zet ontbrekend papierwerk in een duidelijke takenlijst en contacteert je klant indien nodig. Het resultaat? Aan het einde van de rit krijg jij een vollediger dossier in handen.

Hoe ontvang ik volledige dossiers zonder achter mijn klanten aan te rennen?

Met OkiOki verzamel je klantendocumenten automatisch op één plek. Zo ontvang je dossiers vollediger en verlies je minder tijd met controleren, mailen en bellen.

Zo maak je meteen komaf met tal van terugkerende vragen. Denk maar aan:

Welke verkoopfacturen ontbreken?
Hoe gebeurde die betaling van twee maanden geleden?
Waar zijn de kredietkaartafschriften van het voorbije kwartaal?
...

Heeft je klant de ontbrekende informatie teruggevonden? Dan stuurt hij deze door via alle mogelijke kanalen: per e-mail, per post, via Google Drive en ga zo maar door. Ook dat is nu verleden tijd. Want alles verloopt via OkiOki.

Hoe neemt OkiOki dat dossierbeheer van mij over?

De app werkt als een virtuele persoonlijke assistent die de documenten en transacties van je klanten continu opvolgt. Denk bijvoorbeeld aan

betalingsherinneringen
documenten zonder betaalwijze
transacties zonder bijhorende factuur
ontbrekende facturen
onduidelijke betalingen
ontbrekende kredietkaartafschriften

Is een factuur niet betaald? Ontbreekt er een afschrift of bonnetje? Is een transactie niet duidelijk? Alles wat in de weg staat van een volledig dossier komt automatisch op een takenlijst te staan.

Zo weet je klant waar het probleem zit, en kan hij daar tijdig een mouw aan passen. De opvolging ligt voortaan bij hem, zodat jij dit van je to do-lijstje kan schrappen.

Mooi meegenomen: omdat hij de taken afvinkt in de loop van het kwartaal, brengt de afsluiting voor jou een pak minder werk en stress met zich mee. Jij begint aan deze intense periode met volledig up-to-date dossiers - en werkt dus maximaal efficiënt.

Wat levert dat op voor mijn klant?

De nonchalance van klanten met documenten is geen onwil. Vaak weten zij gewoon niet wat ontbreekt of welke actie nodig is.

De takenlijst van OkiOki zorgt daarom voor een welkom overzicht, zwart op wit. De app trekt ook tijdig bij je klanten aan de bel indien nodig.

Zo kunnen je klanten hun administratie tiptop in orde houden. Bijgevolg ontsnappen zij aan kosten die vermijdbaar en dus extra jammer zijn, zoals boetes wegens laattijdige betaling. Uiteraard is ook de maximale btw-aftrek mooi meegenomen.

Een probleem?	OkiOki biedt de oplossing
Je moet zelf achter ontbrekende documenten aan: een frustrerende en tijdrovende klus.	OkiOki doet dat in jouw plaats.
Je klant weet niet altijd wat nog ontbreekt.	OkiOki zet ontbrekende documenten en openstaande taken in een duidelijke takenlijst.
Het is niet duidelijk hoe een betaling gebeurde.	OkiOki neemt onduidelijke betalingen op in de takenlijst.
Er ontbreekt een kredietkaartafschrift.	OkiOki vraagt actie wanneer een kredietkaartafschrift ontbreekt.
Je verliest tijd met herinneringen en controles.	OkiOki spreekt je klant aan wanneer je iets van hem nodig hebt.
Dossiers zijn niet tijdig klaar voor btw en afsluiting.	OkiOki helpt om tijdig volledige dossiers aan te leveren, klaar voor btw en afsluiting.
Je ontdekt ontbrekende stukken vlak voor de deadline: het einde van het kwartaal.	OkiOki houdt de takenlijst bij, gespreid over het hele kwartaal. Zo levert je klant tijdig alle ontbrekende documenten aan.
Je klant riskeert boetes, laattijdige betalingen of gemiste btw-aftrek.	OkiOki helpt je klant op tijd betalen, betaald worden en documenten correct aanleveren.

Boek een OkiOki demo

Minder tijdverlies met ontbrekende documenten opvolgen
Een duidelijke takenlijst voor je klant
Onduidelijke betalingen en ontbrekende bewijsstukken sneller opgelost
Meer volledige dossiers, klaar voor btw en afsluiting
Minder kwartaalstress, controles en aanmaningen

Boek je demo

Als boekhoudkantoor zochten we al lang een gedeeld platform om online met klanten samen te werken. Een plek waar zij en wij tijd winnen. OkiOki voldoet aan alles wat we zochten. In drukke btw-periodes winnen we kostbare tijd en verloopt de samenwerking met klanten vlotter.

Els Verhoeven Delta-Raad,gebruikt OkiOki in combinatie met Adsolut

Dankzij de naadloze integratie met onze andere software werken we als kantoor altijd met actuele cijfers. Dat verbetert de kwaliteit van ons advies. OkiOki vermindert de stress, zowel bij ondernemers als bij accountants.

Thomas Goossens Goossens Accountancy,gebruikt OkiOki in combinatie met Clearfacts & ExpertM

Veelgestelde vragen over dossierbeheer voor accountants met OkiOki

Wat doet de takenlijst van OkiOki precies?

De takenlijst toont je klant wat er nog ontbreekt of onvolledig is.

Zodra OkiOki merkt dat er een factuur, bewijsstuk of betaling ontbreekt, verschijnt er automatisch een taak. Zo weet je klant meteen wat er nog moet gebeuren. En jij krijgt dossiers binnen die vollediger zijn, zonder dat je telkens zelf aan de mouw van je klant moet trekken.

Ook mooi meegenomen: je dossier is steeds up-to-date in de loop van het kwartaal, niet pas aan het einde ervan. En dat betekent een pak minder stress voor jou.

Hoe worden taken gegenereerd en om welke soorten documenten gaat het?

OkiOki maakt automatisch een taak aan wanneer er iets ontbreekt in het dossier van je klant. Dat kan gaan om:

een factuur
een ontvangstbewijs
een kaartafschrift
een ander bewijsstuk
informatie over de betaling

Voor elk document wil OkiOki ook weten hoe het betaald werd. Staat een factuur nog open? Dan kan je klant die meteen betalen via QR-code of SEPA-bestand.

Zo krijgt je klant niet alleen een seintje dat er iets moet gebeuren, hij ziet ook meteen de snelste weg naar de oplossing. Voor jou betekent dat: minder losse eindjes in het dossier en minder tijdverlies bij opvolging.

Hoe kunnen mijn klanten een taak snel uitvoeren?

Bij elke taak toont OkiOki meteen de meest logische actie.

Moet er een factuur betaald worden? Dan kan dat via QR-code.
Ontbreekt er een bewijsstuk? Dan kan je klant het meteen uploaden.
Mag een document gewoon gearchiveerd worden? Ook dat kan rechtstreeks.
Is een ontvangstbewijs definitief verloren? Dan kan je klant dat melden.

Zo hoeft je klant niet te zoeken, OkiOki wijst de snelste weg. De meeste taken zijn in enkele seconden geklaard. Intussen kan jij de voortgang volgen, zodat je kan ingrijpen of bijsturen indien nodig.

Wat gebeurt er als een bewijsstuk definitief verloren is gegaan?

Ook dan biedt OkiOki een uitweg. Je klant kan immers melden dat het bewijsstuk van de aardbol verdwenen is. Die informatie wordt dan automatisch toegevoegd aan de bijbehorende betaling in de CODA+.

Jij weet dus meteen hoe de vork in de steel zit. Je hoeft geen tijd meer te verliezen met zoeken naar een document dat niet bestaat. Dat is beter voor de efficiëntie van je werk en voor je humeur.

Vermindert OkiOki echt het aantal aanmaningen aan de boekhoudkundige kant?

Zeker en vast. Dankzij de automatische herinneringen en slimme takenlijsten weten je klanten beter wat er nog ontbreekt. Ze krijgen sneller een seintje, kunnen meteen reageren en leveren hun documenten tijdig aan.

Jij hoeft dus minder vaak achter documenten aan te zitten. Dossiers komen vollediger binnen. De boekhoudkundige opvolging wordt een stuk rustiger. Met minder gemiste deadlines en minder aanmaningen als logisch gevolg.

Dossierbeheer voor accountants met OkiOki