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Saloua El Moussaoui
Créatrice de bijoux
Cliente depuis 2025
Vous voulez éviter de faire beaucoup de recherches ? Connectez alors votre boîte mail à OkiOki et le logiciel récupérera automatiquement vos factures. Ainsi, votre administration est prête à l’emploi pour votre expert-comptable, sans aucune intervention de votre part.
Collecter automatiquement les factures de votre e-mail ?
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Saloua El Moussaoui
Créatrice de bijoux
Cliente depuis 2025
En connectant votre boîte mail, OkiOki peut extraire automatiquement les factures de vos e-mails. C’est notamment le cas des factures qui
Vous ne devez donc pas chercher, télécharger ou charger ces documents. Avec OkiOki, votre administration reste aussi facilement complète et à jour.
Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles. Surtout parce que votre expert-comptable reçoit automatiquement tous ces documents dans son programme comptable. Il n’est donc plus nécessaire de les transmettre.
Vous connectez une fois votre boîte mail à OkiOki. Ensuite, le logiciel surveille automatiquement votre boîte mail et recherche les potentielles factures.
OkiOki repère une facture en pièce jointe, derrière un lien de téléchargement ou dans un e-mail qui fait office de facture ? Dans ce cas, l’outil stocke cette facture dans vos archives numériques. Vous recevez également une notification immédiate : une facture doit être payée.
C’est vous qui contrôlez cette connexion. Vous choisissez vous-même dans quelle boîte mail, quel alias ou quel dossier OkiOki peut chercher.
Vous voulez configurer techniquement la connexion, par exemple via Gmail, Outlook, Office 365 ou un autre fournisseur de messagerie ? Suivez alors le plan par étapes sur cette page d’assistance.
Le logiciel reconnaît les factures de quatre manières différentes, toutes entièrement automatisées.
Parfois, il peut arriver qu’OkiOki n’enregistre pas un document. Il y a toujours une bonne raison à cela. Vous pouvez en apprendre davantage sur cette page.
La première étape pour connecter votre boîte mail : choisir votre fournisseur de messagerie.
Vous utilisez Gmail, Office 365, Hotmail ou Outlook.com ?
Vous serez alors redirigé(e) vers Google ou Microsoft. Connectez-vous et autorisez OkiOki à lire votre boîte mail.
Vous utilisez une autre boîte mail, comme Telenet, Proximus, iCloud ou Combell ?
Dans ce cas, connectez-vous via IMAP. Généralement, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe suffisent.
Certains opérateurs demandent des paramètres supplémentaires. Le processus devient très technique, car vous devez par exemple configurer des paramètres IMAP, des ports ou le SSL ? Dans ce cas, la page d’aide sur la connexion de votre boîte mail vous sera certainement utile.
OkiOki se fera un plaisir de vous aider si la connexion ne fonctionne pas immédiatement.
OkiOki applique des règles strictes en matière de confidentialité et de sécurité. Vos données sont protégées par cinq couches de protection :
Vous souhaitez en savoir plus sur la protection des données ? Vous pouvez le faire sur la page de la politique de confidentialité et des conditions d’utilisation.
Parfois, OkiOki ne récupère pas automatiquement un document. Cette situation peut se produire si
Dans toutes ces situations, la solution est simple : ajoutez le document manuellement. Pour y parvenir, choisissez l’une des méthodes ci-dessous :
Vous préférez quand même envoyer le document à votre boîte mail liée ? N’oubliez pas d’indiquer le mot « facture » dans l’objet de l’e-mail.
Vous avez encore des questions sur OkiOki ? Dans notre portail d'assistance complet, vous trouverez des explications pratiques, des informations et des guides étape par étape pour tirer le meilleur parti d’OkiOki.
Oui, bien sûr ! OkiOki est particulièrement attentif à la sécurité de vos données. Vos données sont protégées conformément à la norme ISO27001. Le trafic de données passe par le protocole TLS, une sécurité que les banques utilisent également. Vos données sont stockées de manière cryptée dans le Azure Cloud. Enfin, OkiOki est reconnu par la Banque nationale de Belgique et audité dans le cadre de la certification Google. En matière de sécurité, vous ne trouverez pas mieux.
En effet, et cela peut s’avérer très pratique, par exemple lorsque vous utilisez une boîte mail distincte pour vos factures, que vous travaillez avec différentes adresses e-mail ou que vous recevez des factures à plusieurs endroits.
Le nombre exact de boîtes mail que vous pouvez connecter dépend de votre abonnement. Vous travaillez avec OkiOki via votre expert-comptable ? Dans ce cas, d’autres accords peuvent s’appliquer. Posez la question à votre expert-comptable pour en savoir plus.
OkiOki recherche automatiquement les documents importants pour votre comptabilité :
En effet, c’est presque tout. Vous êtes ainsi certain(e) que vos documents se trouvent à un endroit centralisé, sans devoir faire le moindre effort.
Généralement pas. OkiOki rassemble automatiquement le plus possible de factures via Peppol, votre boîte mail, les portails fournisseurs et le stockage dans le cloud.
Il peut toutefois arriver que vous deviez ajouter vous-même un document. Cela peut notamment être le cas avec un reçu papier, une facture qui n’arrive pas dans votre boîte mail, une pièce probante séparée ou un document qu’OkiOki ne reconnaît pas automatiquement.
Mais ne vous inquiétez pas, l’ajout manuel est aussi extrêmement simple. Vous pouvez simplement prendre le document et
À vous de choisir.
Certainement, et c’est utile. Car certains fournisseurs n’envoient pas de factures en pièce jointe, mais incluent un lien de téléchargement dans leur e-mail. OkiOki suit ce lien et télécharge automatiquement la facture.
La facture se trouve sur un portail fournisseur ? Pas de problème, OkiOki la récupère également. Ainsi, vous ne devez pas vous connecter, chercher et la télécharger vous-même.
C’est effectivement le but. OkiOki transmet automatiquement vos documents et les informations qui y sont associées à votre expert-comptable.
Ce processus se fait de manière échelonnée sur le trimestre, et pas seulement à la fin de celui-ci. En d’autres termes : votre expert-comptable obtient plus rapidement un dossier plus complet. Il gagne ainsi beaucoup de temps et évite tout stress inutile lors de la clôture trimestrielle.