La pratique des papiers dans une boîte à chaussures est déjà dépassée depuis longtemps. Mais cela ne signifie pas qu’en tant qu’expert-comptable, vous recevez toutes les pièces comptables nécessaires prêtes à l’emploi. Vous perdez toujours du temps à demander des documents manquants pour la TVA et la clôture.
Avec OkiOki, vous avez un assistant administratif qui s’occupe de cette corvée.
Cette application suit automatiquement les documents et les transactions de vos clients, ajoute les documents manquants dans une liste de tâches claire et contacte votre client si nécessaire. Résultat ? Au final, vous recevez un dossier plus complet.
Comment recevoir des dossiers complets sans courir derrière mes clients ?
Avec OkiOki, vous rassemblez automatiquement les documents clients en un seul endroit. Vous recevez ainsi des dossiers plus complets et perdez moins de temps à contrôler, à envoyer des e-mails et à téléphoner.
Vous évitez ainsi de nombreuses questions récurrentes. Exemples :
- Quelles factures de vente manque-t-il ?
- Comment s’est déroulé ce paiement il y a deux mois ?
- Où se trouvent les extraits de carte de crédit du trimestre écoulé ?
- ...
Votre client a-t-il retrouvé les informations manquantes ? Il les transmet ensuite par tous les canaux possibles : par e-mail, par courrier, via Google Drive etc. Cela fait désormais partie du passé. Car tout se passe via OkiOki.
Comment OkiOki reprend-il la gestion de mes dossiers ?
L’application joue le rôle d’assistant personnel virtuel qui suit en permanence les documents et les transactions de vos clients. C’est notamment le cas pour les éléments suivants :
- rappels de paiement
- documents sans mode de paiement
- transactions sans facture correspondante
- factures manquantes
- paiements imprécis
- extraits de carte de crédit manquants
Une facture n’a pas été payée ? Il manque une copie ou un reçu ? Une transaction n’est pas claire ? Tout ce qu’il manque pour obtenir un dossier complet apparaît automatiquement sur une liste de tâches.
Ainsi, votre client sait où se situe le problème et peut y remédier à temps. Le suivi est désormais sa responsabilité, et vous pouvez supprimer la tâche de votre liste de choses à faire.
Avantage non négligeable : parce que l’application coche les tâches dans le courant du trimestre, la clôture nécessite beaucoup moins de travail et de stress. Vous commencez cette période intense avec des dossiers entièrement à jour, et vous travaillez donc avec une efficacité maximale.
Quels sont les avantages pour mon client ?
La nonchalance des clients avec les documents n’est pas une question de mauvaise volonté. Ils ne savent souvent pas ce qui manque ou quelle action est nécessaire.
La liste des tâches d’OkiOki leur fournit ainsi un aperçu noir sur blanc qui est plus que bienvenu. L’application tire également la sonnette d’alarme à temps auprès de vos clients en cas de besoin.
Vos clients peuvent ainsi garder leur administration en ordre. Ils échappent également à des frais évitables et donc encore plus regrettables, comme les amendes pour retard de paiement. Bien entendu, la déduction maximale de la TVA est également un avantage non négligeable.
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Un problème ? |
OkiOki a la solution |
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Vous devez vous-même courir après les documents manquants, ce qui représente un travail frustrant et chronophage. |
OkiOki le fait à votre place. |
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Votre client ne sait pas toujours ce qu’il manque. |
OkiOki présente les documents manquants et les tâches ouvertes dans une liste de tâches claire. |
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Personne ne sait clairement comment un paiement a été effectué. |
OkiOki reprend les paiements imprécis dans la liste des tâches. |
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Il manque un relevé de carte de crédit. |
OkiOki demande d’agir lorsqu’il manque un extrait de carte de crédit. |
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Vous perdez du temps avec les rappels et les contrôles. |
OkiOki s’adresse à votre client lorsque celui-ci doit vous donner quelque chose. |
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Les dossiers ne sont pas prêts à temps pour la TVA et la clôture. |
OkiOki aide à fournir à temps des dossiers complets, prêts pour la TVA et la clôture. |
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Vous découvrez qu’il manque des pièces juste avant la date limite : la fin du trimestre. |
OkiOki tient à jour la liste des tâches, qui sont réparties sur l’ensemble du trimestre. Votre client fournit ainsi à temps tous les documents manquants. |
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Votre client risque des amendes, des retards de paiement ou une déduction de TVA manquée. |
OkiOki aide votre client à payer à temps, à être payé et à fournir correctement des documents. |
Réservez une démo OkiOki
- Moins de temps perdu à suivre les documents manquants
- Une liste de tâches claire pour votre client
- Problèmes de paiements imprécis et de pièces probantes manquantes résolus plus rapidement
- Plus de dossiers complets, prêts pour la TVA et la clôture
- Réduction du stress trimestriel, des contrôles et des sommations
Questions fréquemment posées sur la gestion des dossiers pour les experts-comptables avec OkiOki
Que fait exactement la liste de tâches d’OkiOki ?
La liste des tâches montre à votre client ce qui manque ou ce qui est incomplet.
Dès qu’OkiOki constate qu’il manque une facture, une pièce probante ou un paiement, une tâche apparaît automatiquement. Ainsi, votre client sait immédiatement ce qu’il reste à faire. Et vous recevez des dossiers plus complets, sans devoir à chaque fois courir après votre client.
Autre avantage non négligeable : votre dossier est toujours à jour dans le courant du trimestre, et pas seulement à la fin. Et cela réduit considérablement le stress pour vous.
Comment les tâches sont-elles générées et de quels types de documents s’agit-il ?
OkiOki crée automatiquement une tâche lorsqu’il manque quelque chose dans le dossier de votre client. Il peut s’agir des éléments suivants :
- une facture
- un reçu
- un extrait de carte
- une autre pièce probante
- informations sur le paiement
Pour chaque document, OkiOki veut aussi savoir comment il a été payé. Une facture est encore ouverte ? Dans ce cas, votre client peut la payer directement via un code QR ou un fichier SEPA.
Votre client est ainsi informé qu’il faut faire quelque chose, mais il voit aussi immédiatement le chemin le plus rapide vers la solution. Pour vous, cela signifie : moins de documents isolés dans le dossier et moins de pertes de temps pour le suivi.
Comment mes clients peuvent-ils exécuter rapidement une tâche ?
Pour chaque tâche, OkiOki montre immédiatement l’action la plus logique.
- Une facture doit être payée ? Dans ce cas, vous pouvez le faire avec un code QR.
- Il manque une pièce probante ? Dans ce cas, votre client peut l’uploader directement.
- Un document peut-il simplement être archivé ? C’est également possible directement.
- Un reçu a été définitivement perdu ? Dans ce cas, votre client peut le signaler.
Ainsi, votre client n’a pas besoin de chercher, OkiOki lui indique le chemin le plus rapide. La plupart des tâches sont terminées en quelques secondes. Entre-temps, vous pouvez suivre l’avancement afin d’intervenir ou d’apporter une correction en cas de besoin.
Que se passe-t-il si une pièce probante est définitivement perdue ?
OkiOki offre aussi une solution dans cette situation. Votre client peut en effet signaler que la pièce probante a complètement disparu. Cette information est alors automatiquement ajoutée au paiement correspondant dans le CODA+.
Vous savez donc immédiatement où se trouve le problème. Plus besoin de perdre du temps à chercher un document qui n’existe pas. Vous améliorez ainsi l’efficacité de votre travail et votre humeur.
OkiOki permet-il vraiment de réduire le nombre de sommations comptables ?
Bien sûr ! Grâce aux rappels automatiques et aux listes de tâches intelligentes, vos clients savent mieux ce qu’il manque. Ils reçoivent une notification plus rapidement, peuvent réagir immédiatement et livrent leurs documents à temps.
Vous devez donc moins souvent courir après les documents. Les dossiers reçus sont plus complets. Le suivi comptable devient beaucoup plus simple. Par conséquent, les délais sont logiquement moins souvent manqués et les sommations sont moins fréquentes.