Qu’est-ce que Peppol ?

Pour répondre à cette question, il est préférable d’expliquer : comment fonctionne Peppol ? Découvrez sur cette page comment envoyer et recevoir des factures de manière sécurisée, structurée et automatique via ce réseau international.

Nous résumons cette page pour vous

La facturation électronique via Peppol vous permet d’échanger des factures numériques de manière sûre et standardisée.
Via le réseau, vous envoyez des factures électroniques structurées numériquement et d’autres documents professionnels.
Peppol travaille avec des points d’accès reconnus qui transmettent les factures en toute sécurité de l’expéditeur au destinataire.
La facturation via Peppol se fait avec des données structurées que chaque logiciel de comptabilité peut traiter automatiquement.
Avec OkiOki, vous envoyez des factures Peppol sans paramètres techniques ni fichiers XML ou UBL distincts.
Peppol rend la facturation plus rapide, plus sûre, plus correcte et plus facile à traiter dans différents logiciels comptables.

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Qu’est-ce que Peppol ?

Peppol est l’abréviation de « Pan-European Public Procurement Online ». Ce réseau international permet aux entreprises, aux États et aux autres organisations d’échanger des documents électroniques de manière sûre et standardisée.

Dans la pratique, Peppol est principalement utilisé pour les factures électroniques. Vous ne les envoyez pas sous la forme d’un PDF ordinaire, mais en tant que facture électronique structurée. L’avantage de cette méthode est que différents programmes de comptabilité et de facturation peuvent lire et traiter correctement la même facture.

À l’origine, Peppol a été développé pour les marchés publics. Entre-temps, le réseau est devenu une référence absolue pour la facturation électronique entre entreprises.

À quoi sert Peppol ?

Peppol permet d’échanger des factures électroniques et d’autres documents professionnels en toute sécurité.

En tant qu’entrepreneur, vous utilisez le réseau pour la facturation électronique. Depuis le 1^er janvier 2026, chaque entreprise belge assujettie à la TVA doit envoyer des factures numériques dans un format électronique structuré. L’envoi d’une facture au format PDF par e-mail ne suffit plus.

Vous pouvez accéder à Peppol Belgique via un fournisseur de services Peppol, comme OkiOki. Cette application connecte correctement votre entreprise au réseau et vous permet d’avoir accès à tous les services.

Votre entreprise peut ainsi envoyer et recevoir des factures via Peppol dans un format fixe, comme UBL ou XML. Le logiciel de comptabilité peut ensuite traiter ces factures automatiquement, sans aucune intervention manuelle.

Tous les documents ne sont pas envoyés via Peppol. Il existe également des reçus, des amendes, des avis de paiement et des factures de fournisseurs étrangers. OkiOki récupère également ces documents en les collectant automatiquement à partir de votre boîte mail, des portails fournisseurs et du stockage dans le cloud.

Comment fonctionne le réseau Peppol ?

Pour accéder à Peppol, vous devez disposer d’un point d’accès reconnu. Vous pouvez comparer ces points d’accès à un fournisseur de services de télécommunications. Tout comme vous ne pouvez pas téléphoner sans Proximus, Orange ou Telenet, vous ne pouvez pas envoyer ou recevoir de factures électroniques via Peppol sans point d’accès.

Peppol fonctionne selon le « modèle des quatre coins » (four-corner model) :

Modèle des quatre coins

L’expéditeur crée une facture dans un logiciel de facturation compatible avec Peppol, comme OkiOki.
Il envoie cette facture depuis son point d’accès, via le réseau Peppol, au point d’accès du destinataire.
Le destinataire reçoit la facture directement dans son propre logiciel, sans aucune action supplémentaire.

Étant donné que toutes les parties utilisent la même norme, le destinataire peut facilement traiter la facture. Les logiciels de l’expéditeur et du destinataire peuvent donc être différents. Le logiciel Peppol veille à ce que la facture arrive en toute sécurité, de manière structurée et traitable.

Comment fonctionne la facturation via Peppol ?

Lorsque vous facturez via Peppol, vous créez une facture sous forme de facture électronique structurée. Celle-ci contient toutes les données que le logiciel peut lire automatiquement :

données du client
données du fournisseur
montants
TVA
numéro de facture
informations de paiement

C’est précisément là que réside toute la différence avec un PDF.

Un PDF est destiné à être lu par des personnes.
Une facture électronique via Peppol est créée pour être traitée par un logiciel comptable.

Étant donné qu’à la fois l’expéditeur et le destinataire utilisent des points d’accès reconnus, les deux parties sont identifiées et authentifiées. Le flux de factures est ainsi plus sécurisé que par e-mail ordinaire. Ce système réduit également le risque de fraude à la facture, car les factures sont moins susceptibles d’être interceptées, modifiées ou falsifiées.

Comment envoyer une facture via Peppol ?

Pour envoyer des factures via Peppol, vous avez besoin d’un logiciel qui a accès au réseau Peppol. Comme OkiOki. Cette application facilite considérablement le processus :

Vous créez votre facture dans OkiOki.
OkiOki prépare la facture dans le bon format.
La facture est envoyée via un point d’accès Peppol reconnu.
Votre client reçoit la facture directement dans son propre logiciel.

OkiOki s’occupe de tout pour vous dans Peppol. Vous ne devez donc plus

créer de fichiers UBL ou XML
choisir un point d’accès
vous occuper des paramètres techniques

Quels sont les avantages de Peppol ?

Les factures sont livrées plus rapidement et plus correctement via un réseau sécurisé.
Votre logiciel de comptabilité peut lire et traiter automatiquement les factures électroniques.
Vous évitez ainsi les saisies manuelles, ce qui vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs.
Peppol garantit une facturation électronique sécurisée. Les expéditeurs et les destinataires sont authentifiés, ce qui permet de lutter contre la fraude à la facture.
Vous travaillez avec une norme internationale qui permet à différents logiciels comptables de communiquer entre eux.

En résumé, Peppol rend la facturation plus rapide, plus sûre et plus fiable.

OkiOki y ajoute même un avantage supplémentaire. L’application traite non seulement vos factures Peppol, mais conserve également des documents qui ne sont pas issus du réseau Peppol. Votre administration numérique reste ainsi complète et claire.

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Questions fréquemment posées sur Peppol

Dois-je avoir des connaissances techniques pour utiliser Peppol ?

Non. Peppol n’est pas technique si vous utilisez OkiOki. Vous créez simplement votre facture comme dans un outil de facturation. Ensuite, OkiOki s’occupe de la connexion adéquate, du format de fichier adapté et de l’envoi via Peppol. Vous n’avez donc pas besoin de savoir exactement ce qu’est un fichier UBL, quel point d’accès vous avez besoin ou quels paramètres doivent être corrects. OkiOki s’occupe de tout pour vous.

Puis-je utiliser Peppol avec mon comptable existant ?

Oui, bien sûr. OkiOki transmet automatiquement toutes les factures et tous les documents nécessaires à votre expert-comptable. L’application ajoute même des informations supplémentaires, telles que des commentaires, des tags et des informations de paiement utiles au traitement. Votre comptable reçoit ainsi tout de manière ordonnée et échelonnée sur tout le trimestre. Moins d’e-mails pour vous, moins de recherches pour votre expert-comptable.

Puis-je utiliser Peppol sur mon smartphone ?

Oui. OkiOki fonctionne non seulement sur votre ordinateur, mais aussi sur votre smartphone. Pratique lorsque vous souhaitez photographier un reçu sur la route, cocher rapidement une tâche ou vérifier le statut d’un paiement. Vous pouvez aussi créer des factures et des devis sur votre smartphone. Ainsi, vous ne devez plus attendre d’être derrière votre bureau pour vous occuper de votre administration. Elle vous accompagne où que vous alliez.

Puis-je continuer à utiliser les factures PDF ordinaires ?

Pour les factures B2B belges, un PDF envoyé par e-mail n’est plus considéré comme une facture officielle. La loi exige une facture électronique structurée envoyée via Peppol. Vous pouvez bien entendu aussi envoyer un PDF à votre client en plus, par exemple pour pouvoir consulter rapidement la facture. Mais l’envoi de factures officielles passe uniquement par Peppol. Avec OkiOki, cet envoi s’effectue immédiatement au bon format.

Comment démarrer facilement avec Peppol ?

Avec OkiOki, vous pouvez commencer à utiliser Peppol en un clin d’œil. Vous créez un compte, connectez votre entreprise à Peppol et établissez votre première facture. Ensuite, OkiOki vérifie si votre client est joignable via Peppol. Si tout est en ordre, votre facture électronique est automatiquement envoyée au bon format. Vous pouvez ainsi commencer à utiliser Peppol très rapidement, sans préparation technique et sans aucun travail informatique en plus.

Besoin d’aide avec Peppol ?

OkiOki vous aide à vous lancer en :

connectant correctement votre entreprise au réseau Peppol ;
s’assurant que vous envoyez et recevez correctement vos factures électroniques ;
organisant votre transition vers OkiOki si vous utilisez un autre logiciel Peppol.

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