Automatisez votre administration pour seulement le prix de deux cafés Starbucks

Start se concentre sur la facturation électronique via Peppol (création, envoi et réception de factures électroniques dans UBL) et les enregistre/partage automatiquement avec votre comptable.

Smart le fait également et collecte automatiquement les documents qui ne sont pas des factures électroniques (comme les PDF et les reçus), afin que votre administration reste complète.

Choisissez Start si vous travaillez principalement avec des factures électroniques ou si vous voulez commencer à les utiliser et que vous ne recevez que peu ou pas de factures par e-mail, via des liens de téléchargement ou sur des portails.

Vous êtes légalement en ordre pour la facturation électronique B2B et tout arrive automatiquement dans vos archives et chez votre comptable.

Choisissez Smart si vous recevez également des PDF, des reçus ou des documents sur des portails.

Smart les extrait automatiquement de votre boîte mail (via votre numéro de TVA), les enregistre, supprime les doublons et transmet tout en temps réel à votre comptable. Vous disposez ainsi toujours d’une pièce probante par document et par transaction et votre dossier reste complet et à jour à tout moment.

Dans les deux cas, vous pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques via Peppol dans UBL, les documents sont automatiquement enregistrés dans vos archives numériques et partagés avec votre comptable.

La différence réside dans la collecte automatique des factures non électroniques : celle-ci est uniquement possible avec Smart.

Aujourd’hui, toutes les factures ne sont pas des factures électroniques. Avec Start, vous pouvez utiliser la facturation électronique ; avec Smart, vous recevez également des PDF et des reçus. Vous pouvez toujours changer votre formule plus tard (si vous travaillez avec un bureau, discutez-en avec votre expert-comptable).

Utilisation raisonnable dans Start : Start permet une utilisation raisonnable de 250 documents au total (entrées et sorties comprises). Smart est recommandé pour les volumes plus élevés.

Connexion bancaire (lecture autonome) : OkiOki peut uniquement consulter votre compte bancaire. Nous n’effectuons aucun paiement. Nous ne faisons que lire les transactions. La connexion bancaire est indépendant du choix entre Start ou Smart.

OkiOki Start est destiné à la facturation électronique.

Vous créez et envoyez des factures électroniques dans UBL et recevez des factures électroniques via le réseau Peppol. Chaque facture électronique est automatiquement enregistrée dans vos archives numériques et envoyée directement à votre comptable.

Vous créez une facture au format légal UBL. OkiOki l’envoie via Peppol. Les factures électroniques entrantes arrivent directement dans vos archives.

Comme les factures électroniques ne sont pas adaptées, le même fichier arrive sous la même forme chez l’expéditeur et le destinataire.

Les factures électroniques sont envoyées en temps réel à votre comptable et sont conservées de manière centralisée.

Vous disposez ainsi tous les deux du même fichier. Vous ne devez rien faire et n’avez pas besoin d’envoyer des pièces jointes par e-mail.

Start ne récupère pas les factures PDF, les reçus ou les factures via des liens de téléchargement depuis votre boîte mail ou les portails fournisseurs. Si vous souhaitez aussi que ces documents soient collectés automatiquement, vous avez besoin de Smart.

Pour ceux qui travaillent principalement avec des factures électroniques ou qui souhaitent commencer de manière structurée. Vous êtes légalement en ordre pour la facturation électronique B2B. Les connexions ou les étapes de collecte supplémentaires ne sont pas inclus.

Avec OkiOki Start, une utilisation raisonnable de 250 documents au total (entrées et sorties comprises) s’applique.

Si vous dépassez structurellement ce niveau, nous vous recommandons de passer à Smart.

Les documents identiques qui sont reçus plusieurs fois sont automatiquement regroupés et ne comptent qu’une seule fois.

OkiOki Smart offre les mêmes fonctionnalités que Start, mais va encore plus loin : il récupère aussi les documents qui ne sont pas des factures électroniques, comme les PDF et les reçus.

Ainsi, vous et votre comptable disposez toujours d’une pièce probante par document et transaction, votre administration reste complète et à jour et vous respectez les règles : les factures électroniques via Peppol et le reste qui ne relève pas encore de la facturation électronique de manière séparée.

Vous connectez votre boîte mail. OkiOki recherche votre numéro de TVA et récupère chaque facture reçue : en pièce jointe, via un lien de téléchargement ou par e-mail qui fait office de facture.

Une fois votre boîte mail connectée, chaque facture est automatiquement récupérée et transmise en temps réel à vos archives numériques et à votre comptable. Vous ne devez donc plus rien chercher ou charger vous-même.

• Smart conserve chaque document de manière centralisée.
• Dans la plupart des cas, les documents sont automatiquement liés aux transactions bancaires.
• Pendant la clôture trimestrielle, il manque moins de pièces et votre comptable doit moins vous contacter.

Les fichiers identiques sont automatiquement supprimés et ne comptent qu’une seule fois.

Les doublons possibles sont reliés afin que vous puissiez confirmer qu’il s’agit du même document. Si vous chargez à nouveau le même fichier par accident, il ne sera pas compté deux fois.

Pour ceux qui, en plus des factures électroniques, reçoivent également des PDF, des reçus ou des documents des portails fournisseurs et qui ne souhaitent pas les rassembler manuellement.

Smart est utile si votre boîte mail est une source importante et que vous ne voulez rien manquer. Vous disposez ainsi d’une pièce probante pour chaque transaction et votre administration reste en ordre en permanence.