Privacyverklaring - App

OkiOki privacyverklaring app

1. Wie biedt OkiOki aan?

OkiOki (hierna: OkiOki, wij, we, ons, onze) wordt aangeboden door 33 Reasons NV, gevestigd te Brouwersvliet 4, bus 1, 2000 Antwerpen en ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen met het nummer 0718.718.233. OkiOki maakt deel uit van de Xerius groep is de aanbieder van een Belgische digitale administratie- en e facturatietool die zelfstandigen, kleine ondernemingen en accountants ondersteunt bij het automatiseren en centraliseren van hun financiële administratie. 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) verplicht een verwerkingsverantwoordelijke om via een privacyverklaring duidelijk te maken waarom persoonsgegevens worden verwerkt. De privacyverklaring van OkiOki als verwerkingsverantwoordelijke vind je hier terug.
Wanneer je gebruik maakt van de OkiOki app, dan is OkiOki geen verwerkingsverantwoordelijke, maar wel een verwerker van persoonsgegevens in opdracht van jou als ondernemer. Jij bent in deze context dus de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van jouw klanten, leveranciers, medewerkers, etc. Omdat OkiOki de app ontwikkelt en daarom door en door kent, geven we je hierbij graag als verwerker een overzicht van de verwerkingen van persoonsgegevens via de OkiOki app.

2.Voor welke doeleinden worden er persoonsgegevens verwerkt in de OkiOki app?

2.1. Facturen, offertes en andere documenten

In de OkiOki     app worden documenten zoals facturen, kastickets, uitgavenstaten en betaaluitnodigingen via verschillende kanalen verzameld en verwerkt. Deze documenten kunnen automatisch worden opgehaald uit gekoppelde e mailinboxen, geïmporteerd worden vanuit leveranciersportalen (bijvoorbeeld via een unieke link of opgeslagen toegangsgegevens) of aangeleverd worden via andere integraties zoals het PEPPOL-netwerk, een specifiek e mailadres, uploads in de applicatie, gekoppelde cloudopslag of API-koppelingen. Daarnaast kunnen gebruikers ook zelf documenten manueel opladen via de OkiOki app. Het doel van deze verwerkingen is om inkomende financiële documenten centraal te registreren en beschikbaar te maken voor verdere administratieve en boekhoudkundige verwerking.

Wanneer bepaalde transacties uitsluitend via e mail worden bevestigd (bijvoorbeeld bij digitale tickets), kan de inhoud van dat e mailbericht worden omgezet naar een PDF-bestand zodat het als formeel bewijsstuk kan worden bewaard en verwerkt.

De OkiOki app maakt gebruik van technologieën om gegevens uit documenten automatisch te extraheren en te structureren. Zo worden gegevens uit documenten gelezen via OCR en worden ook gestructureerde gegevens uit elektronische factuurformaten (zoals UBL-bestanden) verwerkt. Op die manier kunnen relevante gegevens, zoals leveranciersinformatie, efficiënt worden geïntegreerd in de boekhoudkundige verwerking.

Daarnaast voorziet de OkiOki app functionaliteiten om documenten te bewerken, zoals het samenvoegen van meerdere bestanden tot één document of het splitsen van documenten in afzonderlijke delen. Documenten kunnen verder automatisch worden verrijkt en geclassificeerd op basis van beschikbare informatie, zoals de inhoud van het document of de bron ervan (bijvoorbeeld de afzender van een e mail). Hierbij kunnen aanvullende metadata worden toegevoegd of kan het type document worden aangepast volgens vooraf bepaalde business rules.

Niet-gestructureerde documenten, zoals PDF-facturen, kunnen worden omgezet naar gestructureerde elektronische facturen om automatische verwerking en interoperabiliteit te ondersteunen.

De OkiOki app bevat verder een reconciliatiefunctie die controleert of er voor geïmporteerde documenten een overeenkomstige betaling werd geregistreerd. Indien geen match wordt gevonden, wordt dit aangeduid als een open actie, zodat verdere opvolging mogelijk is. Gebruikers kunnen hiervan op de hoogte worden gebracht via meldingen binnen de OkiOki app.

Daarnaast kunnen gebruikers via e mail herinneringen ontvangen. Zo worden gebruikers periodiek geïnformeerd wanneer er openstaande of ontbrekende documenten zijn.

2.2. E-invoicing

In het kader van e invoicing worden persoonsgegevens in de OkiOki app verwerkt bij het opmaken van uitgaande documenten zoals facturen, creditnota’s en offertes binnen de applicatie. Deze documenten worden gegenereerd op basis van gegevens die door de gebruiker worden ingevoerd of reeds beschikbaar zijn in het systeem. Bij het aanmaken worden de gegevens gestructureerd in een digitaal formaat zodat zij geschikt zijn voor verdere verwerking, verzending en integratie in boekhoudkundige en administratieve processen.

Na de opmaak worden deze documenten verwerkt met het oog op elektronische verzending naar de beoogde ontvangers. Dit kan gebeuren via gestandaardiseerde netwerken zoals PEPPOL, waarbij de gegevens in een gestructureerd formaat worden uitgewisseld om een veilige en geautomatiseerde overdracht tussen ondernemingen en overheden mogelijk te maken. In dit kader worden de gegevens technisch gevalideerd en klaargezet voor verzending volgens de geldende standaarden.

Daarnaast kunnen dezelfde documenten ook via e mail worden verzonden. In dat geval worden de persoonsgegevens verwerkt om het document correct te adresseren, te verzenden en leesbaar over te maken aan de ontvanger, doorgaans als bijlage of in de inhoud van het bericht.

De voormelde verwerkingen maken het mogelijk om verkoopdocumenten digitaal op te stellen, te structureren en via verschillende kanalen te verzenden, met als doel een efficiënte afhandeling van commerciële transacties en een correcte administratieve verwerking te ondersteunen.

2.3. Financieel beheer

In het kader van financieel beheer worden persoonsgegevens in de OkiOki app verwerkt om financiële gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen en verder te verwerken. 

Zo worden gegevens uit uitgavenstaten van kredietkaarten uitgelezen, zodat individuele transacties kunnen worden geïdentificeerd en gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden. Daarnaast kan een koppeling tot stand worden gebracht tussen de OkiOki app en bankrekeningen of kredietkaarten van de gebruiker. Via deze koppelingen worden transactiegegevens automatisch opgehaald of op verzoek van de gebruiker geïmporteerd in de OkiOki app. De geïmporteerde gegevens worden vervolgens verwerkt om ze bruikbaar te maken voor verder financieel beheer. Dit omvat onder meer het automatisch analyseren en categoriseren van transacties op basis van vooraf bepaalde regels of algoritmen, zodat zij op een consistente en efficiënte manier kunnen worden opgenomen in de boekhouding.

De OkiOki app verwerkt deze gegevens ook met het oog op reconciliatie en opvolging van financiële stromen. Zo worden financiële documenten, zoals facturen en rekeningen, gekoppeld aan de bijhorende bank- of kaarttransacties om na te gaan of betalingen zijn uitgevoerd en correct kunnen worden verwerkt. Op basis hiervan wordt de betaalstatus van facturen automatisch bijgewerkt en wordt een actueel overzicht bijgehouden van betaalde en openstaande posten.
Tenslotte worden financiële gegevens geanalyseerd om openstaande of ontbrekende transacties te detecteren. Wanneer transacties niet kunnen worden gekoppeld of nog verdere actie vereisen, worden deze aangeduid als openstaande punten. Gebruikers kunnen hierover desgewenst periodiek via e mail worden geïnformeerd en indien gebruikers dit instellen, kunnen zij ook herinneringen ontvangen voor uit te voeren betalingen.

2.4. Accountant communicatie

In het kader van de communicatie met de accountant worden persoonsgegevens verwerkt om financiële gegevens en documenten ter beschikking te stellen voor verdere boekhoudkundige verwerking. De OkiOki app maakt het mogelijk om financiële documenten, zoals facturen, bonnetjes en andere relevante stukken, door te sturen naar de boekhoudomgeving van de accountant.

Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt bij het samenstellen en genereren van gestructureerde bestanden met financiële gegevens, zoals CODA-bestanden die banktransacties bevatten. Deze bestanden omvatten gegevens afkomstig van zowel bankrekeningen als kredietkaarten en worden gecreëerd met als doel ze beschikbaar te stellen aan de accountant voor verdere verwerking, zoals reconciliatie, controle en boekhoudkundige opvolging.

Bij deze verwerkingen worden de relevante persoonsgegevens in een geschikt formaat geplaatst zodat zij door de systemen van de accountant kunnen worden ingelezen. Dit impliceert dat de gegevens worden gestructureerd en technisch doorgestuurd op een manier die compatibel is met de gebruikte boekhoudsoftware van de accountant.

De voormelde verwerkingen zijn erop gericht om een efficiënte gegevensuitwisseling tussen de OkiOki app en de accountant mogelijk te maken, zodat financiële gegevens tijdig kunnen worden verwerkt en opgenomen in de boekhouding en rapportering.

3. Deelt de OkiOki app persoonsgegevens met derden?

OkiOki geeft als verwerker geen persoonsgegevens door zonder toestemming van de ondernemer die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer deze hiervoor kiest, dan kan de OkiOki-account worden gekoppeld aan diens bankomgeving, cloudopslag, e-mailprovider, leveranciersportalen of accountant. Enkel wanneer de ondernemer dit zelf activeert, geeft OkiOki persoonsgegevens door aan deze entiteiten.

4. Welke zijn jouw rechten?

Overeenkomstig de AVG heb je als betrokkene bepaalde rechten betreffende de verwerking van persoonsgegevens die je ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke kan uitoefenen, nl.:

• Recht op informatie
• Recht op inzage
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op gegevenswissing
• Recht op overdraagbaarheid
• Recht op verbetering
• Recht op bezwaar
• Recht op intrekking van de toestemming
• Recht om zich te verzetten tegen geautomatiseerde, individuele besluitvorming
• Recht om klacht in te dienen

Omdat OkiOki in deze context verwerker is en geen verwerkingsverantwoordelijke, verwijzen wij jou door naar de ondernemer die jouw persoonsgegevens verwerkt via de OkiOki app, om gevolg te geven aan jouw verzoek.