Déclaration de confidentialité - Application

2. À quelles fins les données à caractère personnel sont-elles traitées dans l’application OkiOki ?

2.1. Factures, devis et autres documents

Dans l’application OkiOki, des documents tels que des factures, des tickets de caisse, des relevés de dépenses et des invitations de paiement sont collectés et traités via différents canaux. Ces documents peuvent être récupérés automatiquement à partir de boîtes mail associées, importés à partir de portails fournisseurs (par exemple via un lien unique ou des identifiants stockés) ou fournis via d’autres intégrations telles que le réseau PEPPOL, une adresse e-mail spécifique, des chargements dans l’application, un stockage cloud associé ou des liens API. De plus, les utilisateurs peuvent également charger eux-mêmes des documents manuellement via l’application OkiOki. L’objectif de ces traitements est d’enregistrer les documents financiers entrants de manière centralisée et de les mettre à disposition pour un traitement administratif et comptable ultérieur.

Lorsque certaines transactions sont uniquement confirmées par e-mail (par exemple pour les tickets numériques), le contenu de cet e-mail peut être converti en fichier PDF afin de pouvoir être conservé et traité comme pièce probante formelle.

L’application OkiOki utilise des technologies pour extraire et structurer automatiquement les données des documents. Ainsi, les données des documents sont lues via la technologie OCR et les données structurées des formats de facture électroniques (comme les fichiers UBL) sont également traitées. De cette manière, les données pertinentes, telles que les informations sur les fournisseurs, peuvent être intégrées efficacement dans le traitement comptable.

De plus, l’application OkiOki prévoit des fonctionnalités pour éditer des documents, telles que la fusion de plusieurs fichiers en un seul document ou la division de documents en parties distinctes. Les documents peuvent être enrichis et classés automatiquement en fonction des informations disponibles, telles que le contenu du document ou sa source (par exemple, l’expéditeur d’un e-mail). Des métadonnées supplémentaires peuvent être ajoutées ou le type de document peut être adapté en fonction de règles déterminées au préalable.

Les documents non structurés, tels que les factures PDF, peuvent être convertis en factures électroniques structurées pour garantir le traitement automatique et l’interopérabilité.

L’application OkiOki comprend également une fonction de réconciliation qui vérifie si un paiement correspondant a été enregistré pour les documents importés. Si aucune correspondance n’a été trouvée, ceci est désigné comme une action ouverte, afin de permettre un suivi ultérieur. Les utilisateurs peuvent en être informés via des notifications dans l’application OkiOki.

En outre, les utilisateurs peuvent recevoir des rappels par e-mail. Les utilisateurs sont ainsi informés de manière périodique lorsqu’il y a des documents ouverts ou manquants.

2.2. Facturation électronique

Dans le cadre de la facturation électronique, des données à caractère personnel sont traitées dans l’application OkiOki lors de la création de documents sortants tels que des factures, des notes de crédit et des devis. Ces documents sont générés à partir de données saisies par l’utilisateur ou déjà disponibles dans le système. Lors de la création, les données sont structurées dans un format numérique afin de pouvoir être traitées, envoyées et intégrées dans les processus comptables et administratifs.

Après leur création, ces documents sont traités en vue de leur envoi électronique aux destinataires visés. L’envoi peut être réalisé via des réseaux standardisés tels que PEPPOL, où les données sont échangées dans un format structuré pour permettre un transfert sécurisé et automatisé entre les entreprises et les États. À cet égard, les données sont validées techniquement et préparées pour l’envoi selon les normes en vigueur.

De plus, les mêmes documents peuvent également être envoyés par e-mail. Dans ce cas, les données à caractère personnel sont traitées afin d’adresser correctement le document, de l’envoyer et de le transmettre de manière lisible au destinataire, généralement en pièce jointe ou dans le contenu du message.

Les traitements susmentionnés permettent de créer, de structurer et d’envoyer des documents de vente par voie numérique via différents canaux, dans le but de soutenir un traitement efficace des transactions commerciales et un traitement administratif correct.

2.3. Gestion financière

En ce qui concerne la gestion financière, des données à caractère personnel sont traitées dans l’application OkiOki afin de collecter et de traiter des données financières provenant de différentes sources. 

Ainsi, les données des relevés de dépenses de cartes de crédit sont lues afin que les transactions individuelles puissent être identifiées et utilisées à des fins comptables. Une connexion peut également être établie entre l’application OkiOki et les comptes bancaires ou les cartes de crédit de l’utilisateur. Ces liens permettent de récupérer automatiquement les données de transaction ou de les importer dans l’application OkiOki à la demande de l’utilisateur. Les données importées sont ensuite traitées afin de les rendre utilisables ultérieurement dans le cadre de la gestion financière. Ce processus inclut notamment l’analyse et la catégorisation automatiques des transactions sur la base de règles ou d’algorithmes pré-déterminés, afin qu’elles puissent être intégrées de manière cohérente et efficace dans la comptabilité.

L’application OkiOki traite également ces données à des fins de réconciliation et de suivi des flux financiers. Les documents financiers, tels que les factures et les comptes, sont ainsi liés aux transactions bancaires ou par carte correspondantes afin de vérifier si les paiements ont été effectués et peuvent être traités correctement. À partir de ces informations, le statut de paiement des factures est automatiquement mis à jour et un aperçu des éléments payés et ouverts est tenu à jour.
Enfin, les données financières sont analysées pour détecter les transactions ouvertes ou manquantes. Si des transactions ne peuvent pas être associées ou nécessitent des actions supplémentaires, elles sont désignées comme ouvertes. Les utilisateurs peuvent rester informés périodiquement à ce sujet par e-mail s’ils le souhaitent et, si les utilisateurs le configurent, ils peuvent également recevoir des rappels pour les paiements à effectuer.

2.4. Communication avec l’expert-comptable

Dans le cadre de la communication avec l’expert-comptable, des données à caractère personnel sont traitées afin de mettre à disposition des données et des documents financiers pour un traitement comptable ultérieur. L’application OkiOki permet de transférer des documents financiers, tels que des factures, des reçus et d’autres pièces pertinentes, vers l’environnement comptable de l’expert-comptable.

En outre, les données à caractère personnel sont traitées lors de la constitution et de la génération de fichiers structurés de données financières, tels que des fichiers CODA contenant des transactions bancaires. Ces fichiers contiennent des données provenant à la fois de comptes bancaires et de cartes de crédit et sont créés dans le but de les mettre à la disposition de l’expert-comptable pour un traitement ultérieur, tel que la réconciliation, le contrôle et le suivi comptable.

Pour ces traitements, les données à caractère personnel pertinentes sont placées dans un format approprié afin qu’elles puissent être lues par les logiciels de l’expert-comptable. Les données doivent dès lors être structurées et transmises techniquement d’une manière compatible avec le logiciel comptable utilisé par l’expert-comptable.

Les traitements susmentionnés visent à permettre un échange efficace de données entre l’application OkiOki et l’expert-comptable, afin que les données financières puissent être traitées et reprises dans la comptabilité et le reporting dans les temps.

3. L’application OkiOki partage-t-elle des données à caractère personnel avec des tiers ?

En tant que sous-traitant, OkiOki ne transmet aucune donnée à caractère personnel sans l’autorisation de l’entrepreneur, qui occupe le rôle de responsable du traitement.
S’il le souhaite, le compte OkiOki peut être connecté à son environnement bancaire, à son stockage dans le cloud, à son fournisseur de messagerie électronique, à ses portails fournisseurs ou à son expert-comptable. OkiOki ne transmet des données à caractère personnel à ces entités que si l’entrepreneur active lui-même cette option.

4. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez, en tant que personne concernée, de certains droits concernant le traitement des données à caractère personnel que vous pouvez exercer à l’égard du responsable du traitement, à savoir :

• Droit à l’information
• Droit d’accès
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à l’effacement des données
• Droit à la portabilité
• Droit de rectification
• Droit d’opposition
• Droit de retrait du consentement
• Droit d’opposition à la prise de décision automatisée et individuelle
• Droit de réclamation

Dans ce contexte, OkiOki étant un sous-traitant et non un responsable du traitement, nous vous renvoyons à l’entrepreneur qui traite vos données à caractère personnel via l’application OkiOki, afin de donner suite à votre demande.