OkiOki n’est pas seulement votre point d’accès Peppol, l’application vous aide également à collecter et à payer toutes vos factures.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Charger les deux documents dans OkiOki.
2. Choisissez la facture et suivez… amenez-moi à la comptabilisation.
3. Dans « Documents », sélectionnez l’icône « + » en haut à droite et sélectionnez la note de crédit.
4. Ajoutez
5. Ajoutez encore un commentaire : « Facture et Note de crédit, sans transaction ».
6. Sélectionnez ensuite « Terminé » et tout est en ordre.

OkiOki extrait automatiquement les documents de votre boîte mail ou d’un dossier de votre espace de stockage cloud. Et vous pouvez toujours ajouter des documents manuellement à OkiOki en prenant une photo avec l’application OkiOki, en chargeant un document numérique vers OkiOki ou en transférant un document numérique à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

OkiOki s’intègre à Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et avec chaque boîte mail qui prend en charge une connexion IMAP.

Vous pouvez enregistrer dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès en tout lieu et à tout moment et qui doit être envoyé à votre expert-comptable. L’application devient ainsi votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris vos contrats, conventions, attestations d’impôt des personnes physiques…

Nous ne suivons votre compte e-mail qu’à partir du moment où vous l’associez à OkiOki.

Nous n’allons pas effectuer de recherches dans le passé dans la boîte mail, afin de ne pas causer trop de frais en raison de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu’ils ont déjà été transmis à l’expert-comptable de la manière précédente).

La meilleure façon de les placer dans OkiOki est de les transférer à leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Aujourd’hui, vous disposez de plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki :

• Si vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki,l’application les récupère automatiquement.
• Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse e-mail liée à OkiOki en BCC de vos e-mails. Et dans ce cas aussi, l’application récupère vos factures.
• Vos factures sortantes se trouvent-elles déjà quelque part dans le cloud ? Liez ce dossier cloud à OkiOki et l’application récupère automatiquement les factures.
• Et si vous voulez vraiment continuer à travailler manuellement, vous pouvez bien sûr toujours les charger manuellement dans OkiOki.

Non. OkiOki utilise sa propre intelligence pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez l’application par vous-même. Vous verrez qu’elle fonctionne plutôt bien. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki, mais qui n’ont peut-être rien ou pas grand-chose à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les « pousser » dans OkiOki de deux manières :

• Placez-les dans votre dossier de stockage dans le cloud lié à OkiOki et l’application les récupère pour vous.
• Envoyez le document à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

Les deux sont possibles :

• Soit vous liez un dossier supérieur (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers).
• Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

Certainement. De nombreux fournisseurs s’attendent à ce que vous vous connectiez à leur site web pour y télécharger votre facture. Pensez par exemple à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity… OkiOki vous décharge également de ces tracas. Si vous confiez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, l’application se connectera régulièrement à ce site web et téléchargera vos factures pour vous. C’est l’un des grands atouts d’OkiOki.

Remarque : OkiOki suit les normes de sécurité les plus récentes. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki ne sont accessibles qu’à vous et à OkiOki. Même l’équipe d’assistance d’OkiOki n’a pas accès à vos données.

Oui, c’est possible. Il y a trois façons de procéder :

• Prenez une photo du document avec l’application OkiOki.
• Chargez un document numérique existant (image ou PDF), présent sur votre téléphone ou PC, dans OkiOki.
• Envoyez le document à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants : bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous avez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pouvez télécharger librement dans OkiOki. Si vous dépassez cette limite, nous facturons un coût par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents que vous le souhaitez dans OkiOki.

En revanche, si votre expert-comptable vous propose OkiOki, le nombre de documents n’est jamais limité.

Non, il n’y a pas de limite de taille de fichier. Mais les fichiers lourds nécessitent plus de temps pour être chargés et peuvent donc avoir un impact sur le fonctionnement d’OkiOki.

Dans OkiOki, vous pouvez à tout moment télécharger vos documents de 3 manières.

Télécharger un seul document spécifique
Vous pouvez télécharger chaque document séparément via la fonction de téléchargement dans le menu « overflow » du document.

Télécharger une série de documents spécifiques
Si vous souhaitez télécharger une série donnée de documents, vous utilisez votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents en même temps, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer dans votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents qui en résultent en même temps.

Télécharger une archive complète
Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu « Télécharger les archives ».

Vous pouvez télécharger vos documents par mois, trimestre ou année et les recevoir ensemble dans un fichier zip, tant au format PDF qu’UBL.

OkiOki lit les données dans vos documents. Pensez au numéro de TVA de la contrepartie, à sa raison sociale, aux numéros de compte, au montant… Vous pouvez utiliser toutes ces données comme critères de recherche. En outre, vous pouvez également rechercher les communications et les tags que vous avez associés à un document. Vous avez ainsi toujours un accès rapide à un document spécifique.

OkiOki a intégré une logique pour éviter autant que possible les factures à double.

OkiOki distingue deux types de duplicatas.

• Duplicatas physiques : documents qui sont exactement identiques sur le plan binaire. Seule la version chargée en premier est conservée.
• Duplicatas logiques : documents qui ont les mêmes données extraites, par exemple deux scans individuels du même document.  Si les données OCR correspondent, ces documents sont liés entre eux dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous pouvez voir qu’il y a deux versions du document. Il appartient alors à l’utilisateur de décider s’il s’agit effectivement de doublons (et donc d’en supprimer une version) ou s’il s’agit quand même de deux factures différentes (donc de les séparer).