OkiOki herkent de facturatie e-mails van meer dan 2.500 leveranciers in België en het buitenland. Op basis van deze slimme herkenning weet ze je aankoopfacturen te verzamelen. De facturen in bijlage van de email maar vooral ook de facturen achter download links en de mails die zelf het betaalbewijs of de factuur zijn.
Onderstaande lijst is slechts een greep uit de lijst van leveranciers die OkiOki ondersteunt.
Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap. Zowel voor inkomende als uitgaande facturen.
OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki emailadres.
OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.
Elk document dat je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, incl. contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting, ...
Wij volgen je e-mail account pas op vanaf het moment dat je hem koppelt met OkiOki.
Wij gaan in de mailbox niet in het verleden zoeken, om niet te veel kosten te veroorzaken omwille van docs die misschien niet meer nodig zijn (want reeds op de vroegere manier aan de accountant bezorgd).
De beste manier om die in OkiOki te krijgen is ze te forwarden naar hun OkiOki mailbox ( XXXXXXXXXXX@okioki.app ).
Jouw bank zal jouw rekening crediteren met bankkosten of jouw rente debiteren.
Er is geen document om dat te staven.
Dus om dit als gedaan te markeren:
Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:
Dat er niets op jouw takenlijst tevoorschijn komt, komt doordat de startdatum van jouw takenlijst standaard is ingesteld op de dag van jouw registratie bij OkiOki.
Je kan de startdatum van jouw takenlijst aanpassen via:
OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma. Via je persoonlijke emailadres van het betreffende programma of via sFTP.
Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:
Beide zijn mogelijk:
Ontvang je je uitgavenstaat reeds in een digitaal formaat (PDF) van je bank? Dan kan je deze op de volgende manieren aan OkiOki bezorgen:
Van zodra OkiOki zelf een document met een transactie heeft kunnen linken, verzendt ze het naar je accountant. Indien ze toch je hulp nodig heeft en het document staat in je todo-lijstje, dan zal ze het pas versturen van zodra je het document 'geaccepteerd' hebt. Dit laat je toe om documenten die toch niet relevant zouden zijn voor je administratie eerst te verwijderen zodat deze niet naar je accountant gaan.
Ja hoor. En goed vraag. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Amazon, Engie, LinkedIn, Partena, Proximus, Spotify, Velocity, … Maar OkiOki verlost je ook van dit gedoe. Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki. Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.
Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:
OkiOki kan overweg met de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.
Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.
Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de performantie van OkiOki
Op elk moment kan je al je documenten in OkiOki downloaden. Je kan ze downloaden per maand, kwartaal of jaar. En krijgt ze mooi tezamen in een zipje, zowel in PDF als UBL formaat.
Daarvoor kan je een automatiseringsregel voor terugkerende transacties gebruiken. Daarvoor:
Op deze manier worden alle transacties met die tegenpartij automatisch uit je todo lijst gehouden.