OkiOki herkent de facturatie e-mails van meer dan 2.500 leveranciers in België en het buitenland. Op basis van deze slimme herkenning weet ze je aankoopfacturen te verzamelen. De facturen in bijlage van de email maar vooral ook de facturen achter download links en de mails die zelf het betaalbewijs of de factuur zijn.
Onderstaande lijst is slechts een greep uit de lijst van leveranciers die OkiOki ondersteunt.
OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.
Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap, zowel voor inkomende als uitgaande facturen.
OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.
Elk document waar je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, inclusief contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting...
Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:
OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma via je persoonlijke e-mailadres van het betreffende programma of via sFTP.
Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:
Om je kredietkaart uitgavenstaat toe te voegen aan OkiOki, volg je de volgende stappen:
!Belangrijk: Als je je uitgavenstaat op papier ontvangt, zorg dan voor een kwaliteitsvolle scan. Het uitlezen van de verschillende lijnen vereist namelijk dat het document mooi recht staat op de scan. Zorg er ook voor dat je alle pagina’s van je uitgavenstaat inleest voor het meest correcte resultaat.
Er zijn 2 manieren waarop documenten bij je accountant terecht kunnen komen
OkiOki stuurt je document automatisch door naar je accountant, zodra ze weet dat het document relevant is voor de boekhouding. Dat gebeurt meestal in 3 gevallen:
Dit komt voor als OkiOki niet zeker weet of een document naar je boekhouder mag omdat ze zelf geen transactie vindt. Dan zal OkiOki het document op je takenlijstje zetten en is het aan jou om aan te geven of en hoe die factuur is betaald. Zodra jij een van de volgende acties onderneemt, stuurt OkiOki het document door naar jouw boekhouder:
Verwijder je een document, dan verzendt OkiOki het natuurlijk niet naar je accountant.
Je kan bovendien ook instellen dat je documenten altijd pas naar je accountant gaan als jij het zelf aangeeft. Dit is handig als je een analytische boekhouding hebt en je bijvoorbeeld bij ieder document voor je accountant wil aangeven op welke vestiging of project dit document ze dit mogen boeken.
Ja hoor. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity… OkiOki verlost je ook van dit gedoe. Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki.
Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.
Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:
OkiOki aanvaardt de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.
Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.
Als je accountant je OkiOki aanbiedt dan is er daarentegen nooit een limiet op het aantal documenten.
Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de werking van OkiOki.
In OkiOki kan je op elk moment je documenten op 3 manieren downloaden.
Iedere document kan je afzonderlijk downloaden via de download feature in het document ‘overflow’ menu.
Wil je een bepaalde reeks documenten downloaden, dan doe je dat via je documentenlijst. Daarin kan je meerdere documenten tegelijk selecteren en vervolgens downloaden. Je kan natuurlijk ook zoeken of filteren in je documentenlijst en alle resulterende documenten tegelijk selecteren en downloaden.
En tenslotte kan je via het menu ‘Archief downloaden’ al je documenten per maand, kwartaal of jaar downloaden.
Je kan je documenten downloaden per maand, kwartaal of jaar en krijgt ze samen in een zip bestand, zowel in PDF als UBL formaat.