Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap. Zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki emailadres.

De eenvoudigste manier om documenten te ontvangen in OkiOki is om ze te laten aankomen in de mailbox die je met OkiOki hebt gekoppeld.

Xerius laat je toe om dat e-mailadres in te stellen in het "My Xerius" portaal.  Zelfs als je daar instelt om het document via e-mail te ontvangen, kan je het ook nog altijd in je portaal raadplegen.

OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.

Elk document dat je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, incl. contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting, ...

Wij volgen je e-mail account pas op vanaf het moment dat je hem koppelt met OkiOki.

Wij gaan in de mailbox niet in het verleden zoeken, om niet te veel kosten te veroorzaken omwille van docs die misschien niet meer nodig zijn (want reeds op de vroegere manier aan de accountant bezorgd).

De beste manier om die in OkiOki te krijgen is ze te forwarden naar hun OkiOki mailbox ( XXXXXXXXXXX@okioki.app ).

‍

Jouw bank zal jouw rekening crediteren met bankkosten of jouw rente debiteren.

Er is geen document om dat te staven.

Dus om dit als gedaan te markeren:

• Klik op de transactie (via het snel menu)
• Kies voor "bankkosten of rente"
• Markeer het als "Gedaan"
• Op deze manier haal je het van je to-do lijst

‍

Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:

• Als je je facturen naar je klanten stuurt met de email account die aan OkiOki is gelinkt, dan pikt OkiOki ze automatisch op.
• Als je ze via je favoriete facturatietool verzendt, dan kan je nog altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in BCC zetten van je mails. En ook dan pikt ze je facturen op.
• Heb je je uitgaande facturen al ergens in de cloud staan? Link dan deze cloud folder aan OkiOki en opnieuw pikt ze ze automatisch op.
• En wil je echt nog manueel aan de slag ;-), dan kan je ze natuurlijk ook nog steeds manueel opladen in OkiOki

Dat er niets op jouw takenlijst tevoorschijn komt, komt doordat de startdatum van jouw takenlijst standaard is ingesteld op de dag van jouw registratie bij OkiOki.

Je kan de startdatum van jouw takenlijst aanpassen via:

• Ga naar je 'Menu
• Ga naar 'je account'
• Ga naar 'instellingen'
• Je kan de startdatum aanpassen onder het eerste veld: "Verberg transacties en documenten in mijn to-dolijt als ze ouder zijn dan onderstaande datum.".

‍

OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma. Via je persoonlijke emailadres van het betreffende programma of via sFTP.

Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:

• Plaats ze in je cloud opslag folder gelinkt aan OkiOki en zij pikt ze voor je op.
• Of verstuur het document naar je persoonlijke OkiOki emailadres.

Beide zijn mogelijk:

• Ofwel koppel je een hogerliggende folder (en monitoren we die folder én zijn subfolders).
• Ofwel koppel je twee individuele folders (en monitoren we die apart, incl. hun subfolders).

Ontvang je je uitgavenstaat reeds in een digitaal formaat (PDF) van je bank? Dan kan je deze op de volgende manieren aan OkiOki bezorgen:

• Je kan ze opladen via de de 'Add document' knop op je OkiOki dashboard.
• Je kan ze emailen naar je persoonlijke OkiOki emailadres.
• Je kan OkiOki ze laten oppikken in je gelinkte cloud opslag.
• Ontvang je je uitgavenstaat nog op papier dan kan je deze altijd fotograferen met de OkiOki app, ook via de 'Add document' knop. Indien je je papieren uitgavenstaat digitaliseert met een een andere scan app of met een printer/scanner, dan kan je ook een van bovenstaande manieren gebruiken om het gescande digitale document aan OkiOki te bezorgen.

Van zodra OkiOki zelf een document met een transactie heeft kunnen linken, verzendt ze het naar je accountant. Indien ze toch je hulp nodig heeft en het document staat in je todo-lijstje, dan zal ze het pas versturen van zodra je het document 'geaccepteerd' hebt. Dit laat je toe om documenten die toch niet relevant zouden zijn voor je administratie eerst te verwijderen zodat deze niet naar je accountant gaan.

Ja hoor. En goede vraag. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity, … Maar OkiOki verlost je ook van dit gedoe.  Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki. Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.

Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:

• Neem een foto van het document met de OkiOki app.
• Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
• Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki emailadres.

OkiOki kan overweg met de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.

Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.

Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de performantie van OkiOki

Op elk moment kan je al je documenten in OkiOki downloaden. Je kan ze downloaden per maand, kwartaal of jaar. En krijgt ze mooi tezamen in een zipje, zowel in PDF als UBL formaat.

Daarvoor kan je een automatiseringsregel voor terugkerende transacties gebruiken. Daarvoor:

1. Ga je naar de transactie van je loon (of van het ziekenhuis) op je todo lijst
2. Klik je erop
3. In het shortcut menu onderaan kies je voor "Terugkerende transactie"
4. Selecteer als tegenpartij je eigen rekening
5. Vink de andere zaken af.
6. Dan voeg in het volgende scherm een commentaar toe en kies dan voor "Klaar!"

Op deze manier worden alle transacties met die tegenpartij automatisch uit je todo lijst gehouden.

‍