OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.

De eenvoudigste manier om documenten te ontvangen in OkiOki is om ze te laten aankomen in de mailbox die je met OkiOki hebt gekoppeld.

Xerius laat je toe om dat e-mailadres in te stellen in het "My Xerius" portaal.  Zelfs als je daar instelt om het document via e-mail te ontvangen, kan je het ook nog altijd in je portaal raadplegen.

Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap, zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.

Jouw bank zal jouw rekening crediteren met bankkosten of jouw rente debiteren.

Er is geen document om dat te staven.

Dus om dit als gedaan te markeren volg je volgende stappen:

• Klik op de transactie (via het snel menu)
• Kies voor "Bankkosten of rente"
• Markeer het als "Gedaan"
• Op deze manier haal je het van je to-do lijst

Elk document waar je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, inclusief contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting...

Wij volgen je e-mail account pas op vanaf het moment dat je het koppelt met OkiOki.

Wij gaan in de mailbox niet in het verleden zoeken, om niet te veel kosten te veroorzaken omwille van documenten die misschien niet meer nodig zijn (omdat die reeds op de vroegere manier aan de accountant bezorgd).

De beste manier om die in OkiOki te krijgen is ze te forwarden naar hun OkiOki mailbox (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

OkiOki probeert zoveel mogelijk je administratie voor jou te verwerken, maar af en toe heeft ze toch je hulp nodig. En daarvoor heeft ze een takenlijstje voor jou klaar. Op dit lijstje vind je documenten die een een transactie missen of transacties die een document missen.

De eerste keer dat je met OkiOki aan de slag gaat, bepaal je best even vanaf welke dag je wil dat OkiOki jou gaat opvolgen. Is dat vanaf de dag dat je met OkiOki start of eerder het begin van de maand of het begin van het kwartaal. Die dag noemen we de startdatum van je takenlijstje. Je kan hier maximaal 90 dagen terug gaan in de tijd. OkiOki gaat bij de start namelijk al je banktransactie ophalen tot 90 dagen in het verleden.

Hoe verder deze dag terug gaat in de tijd, hoe meer taken je op je takenlijstje mag verwachten.

Deze startdatum pas je aan in je instellingen:

• Ga naar je menu
• Ga naar "Je account"
• Ga naar "Instellingen"
• Je kan de startdatum aanpassen onder het eerste veld "Toon transacties en documenten in mijn to-do lijst vanaf onderstaande datum".

Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:

• Als je je facturen naar je klanten stuurt met het e-mail account dat aan OkiOki is gelinkt, dan pikt OkiOki ze die automatisch op.
• Als je ze via je favoriete facturatietool verzendt, dan kan je nog altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in BCC zetten van je mails. En ook dan pikt ze je facturen op.
• Heb je je uitgaande facturen al ergens in de cloud staan? Link dan deze cloud folder aan OkiOki en opnieuw pikt ze de facturen automatisch op.
• En wil je echt nog manueel aan de slag, dan kan je ze natuurlijk ook nog steeds manueel opladen in OkiOki.

OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma via je persoonlijke e-mailadres van het betreffende programma of via sFTP.

Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:

• Plaats ze in je cloud opslag folder gelinkt aan OkiOki en zij pikt ze voor je op.
• Verstuur het document naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.

Beide zijn mogelijk:

• Ofwel koppel je een hoger liggende folder (en monitoren we die folder én zijn sub-folders).
• Ofwel koppel je twee individuele folders (en monitoren we die apart, inclusief hun sub-folders).

Om je kredietkaart uitgavenstaat toe te voegen aan OkiOki, volg je de volgende stappen:

1. Ga naar je menu en kies bij “Documenten” voor “Document uploaden”
2. Kies in je documenten de scan van de uitgavenstaat of de PDF die je van de bank kreeg.
3. Voeg je document toe. OkiOki zal je uitgavenstaat nu verwerken. Dat kan een paar minuten duren omdat ze je document gaat uitlezen.
4. Nadien zal OkiOki de transacties van je uitgavenstaat koppelen aan de bijhorende documenten. Als ze je hulp hierbij nodig heeft, zal ze je dat via je to-do lijstje laten weten.

!Belangrijk: Als je je uitgavenstaat op papier ontvangt, zorg dan voor een kwaliteitsvolle scan. Het uitlezen van de verschillende lijnen vereist namelijk dat het document mooi recht staat op de scan. Zorg er ook voor dat je alle pagina’s van je uitgavenstaat inleest voor het meest correcte resultaat.

Er zijn 2 manieren waarop documenten bij je accountant terecht kunnen komen

OkiOki stuurt het automatisch door

OkiOki stuurt je document automatisch door naar je accountant, zodra ze weet dat het document relevant is voor de boekhouding. Dat gebeurt meestal in 3 gevallen:

• Als OkiOki een document kan matchen met een transactie.
• Als het om een verkoopfactuur gaat.
• Als OkiOki zelf kan herkennen dat het om een document gaat dat is betaald met kredietkaart of domiciliëring. Dan snoozet ze het document en stuurt ze het door naar je accountant.

OkiOki stuurt het door na jouw tussenkomst

Dit komt voor als OkiOki niet zeker weet of een document naar je boekhouder mag omdat ze zelf geen transactie vindt. Dan zal OkiOki het document op je takenlijstje zetten en is het aan jou om aan te geven of en hoe die factuur is betaald. Zodra jij een van de volgende acties onderneemt, stuurt OkiOki het document door naar jouw boekhouder:

• Je zet een betaalherinnering.
• Je geeft aan dat het document met kredietkaart, privé geld of cash geld is betaald.
• Je snoozet een document.

Verwijder je een document, dan verzendt OkiOki het natuurlijk niet naar je accountant.

Je kan bovendien ook instellen dat je documenten altijd pas naar je accountant gaan als jij het zelf aangeeft. Dit is handig als je een analytische boekhouding hebt en je bijvoorbeeld bij ieder document voor je accountant wil aangeven op welke vestiging of project dit document ze dit mogen boeken.

Ja hoor. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity… OkiOki verlost je ook van dit gedoe. Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki.

Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.

Ja, dat kan. Er zijn drie manieren  om dat te doen:

• Neem een foto van het document met de OkiOki app.
• Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
• Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki e-mailadres.

OkiOki aanvaardt de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.

Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.

Als je accountant je OkiOki aanbiedt dan is er daarentegen nooit een limiet op het aantal documenten.

Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de werking van OkiOki.

Daarvoor kan je een automatiseringsregel voor terugkerende transacties gebruiken. Om dit in te stellen volg je de volgende stappen:

1. Ga naar de transactie van je loon (of van het ziekenhuis) op je to-do lijst
2. Klik erop
3. In het shortcut menu onderaan kies je voor "Terugkerende transactie"
4. Selecteer als tegenpartij je eigen rekening
5. Vink de andere zaken af
6. Voeg dan in het volgende scherm een commentaar toe en kies voor "Klaar!"

Op deze manier worden alle transacties met die tegenpartij automatisch uit je to-do lijst gehouden.

In OkiOki kan je op elk moment je documenten op 3 manieren downloaden.

Eén specifiek document downloaden

Iedere document kan je afzonderlijk downloaden via de download feature in het document ‘overflow’ menu.

Een reeks specifieke documenten downloaden

Wil je een bepaalde reeks documenten downloaden, dan doe je dat via je documentenlijst. Daarin kan je meerdere documenten tegelijk selecteren en vervolgens downloaden. Je kan natuurlijk ook zoeken of filteren in je documentenlijst en alle resulterende documenten tegelijk selecteren en downloaden.

Een volledig archief downloaden

En tenslotte kan je via het menu ‘Archief downloaden’ al je documenten per maand, kwartaal of jaar downloaden.

‍

Je kan je documenten downloaden per maand, kwartaal of jaar en krijgt ze samen in een zip bestand, zowel in PDF als UBL formaat.