Toutes les questions fréquentes sur OkiOki

Okioki est un mot maori signifiant « Se sentir détendu ». Et avec OkiOki, nous voulons offrir à chaque entrepreneur ce sentiment de détente en matière d’administration financière. D’où notre devise « I’m feeling OkiOki today » ou « Je me sens tout à fait OkiOki aujourd’hui ».

Bien sûr. OkiOki sait si un document est resté impayé et quels documents n’ont pas encore été envoyés à votre expert-comptable. Avec OkiOki, vous mettez ainsi fin aux factures impayées, aux amendes pour retards de paiement ou aux déductions de TVA manquées. De plus, OkiOki vous fait gagner beaucoup de temps. Et le temps, c’est de l’argent. Et votre temps privé, que vous consacrez chaque trimestre à votre administration plutôt qu’aux belles choses de la vie, est encore plus précieux.

Aujourd’hui, OkiOki est compatible avec tous les logiciels de comptabilité et comptables, à condition qu’ils puissent vous fournir une adresse e-mail du logiciel de comptabilité ou un accès sFTP. Adsolut, Clearfacts, Exact Online, Expert/M, Horus, Octopus, Sage Bob, Winbooks et Yuki ne sont que quelques exemples de programmes compatibles. Et si votre comptable ne peut pas vous le proposer ou s’il travaille encore sur papier, vous pouvez toujours télécharger vos documents dans OkiOki et les envoyer à votre expert-comptable.

Non, OkiOki n’est pas un programme comptable. Nous préférons en fait l’appeler programme de pré-pré-comptabilité. En premier lieu, OkiOki est une assistante qui aide l’entrepreneur à suivre son administration. De plus, elle se charge de transmettre l’administration à l’expert-comptable, qui peut ainsi actualiser plus rapidement le dossier et fournir de meilleurs conseils.

Non, car OkiOki nécessite toujours l’utilisation d’un numéro de TVA.

Non, OkiOki n’effectue pas de déclaration d’impôt, mais elle vous aide, vous et votre expert-comptable, à introduire la déclaration à temps en remettant vos documents complets le plus rapidement possible à votre expert-comptable.

Oui ! Dans OkiOki, vous ne pouvez pas seulement voir les factures de vente que vous avez ajoutées vous-même ou qu'OkiOki a trouvées pour vous. Vous pouvez également créer et envoyer vous-même des factures dans OkiOki. Et ce, en quelques étapes simples :

1. Allez dans votre menu, cliquez sur « Documents » puis sur « Factures de vente ».
2. Sur cette page, cliquez sur « Nouveau »
3. Introduisez quelques données de base et indiquez s’il s’agit d’une facture ou d’une note de crédit.
4. Introduisez ensuite les données de votre client.
5. Énumérez ce que vous allez facturer. OkiOki calcule automatiquement les totaux pour vous sur la base d’un taux de TVA standard.
6. Pour finir, passez en revue vos informations de paiement.

Ensuite, OkiOki vous fournit un aperçu de votre facture. Vous avez ainsi la certitude qu’elle est parfaitement en ordre. Il ne vous reste plus qu’à envoyer votre facture. L’apparence de votre facture peut d’ailleurs être personnalisée avec votre propre logo et vos propres couleurs.

En outre, nous prévoyons sur chaque facture un bulletin de paiement pratique reprenant toutes les informations de paiement et un code QR. Vos clients peuvent ainsi payer votre facture très facilement.

Une fois envoyée, OkiOki suivra naturellement aussi le statut de paiement pour vous et vous rappellera via votre liste de tâches si vous avez des retards de paiement.

Depuis OkiOki, vous ne pouvez actuellement pas encore envoyer de rappels de paiement automatiques pour les factures. Mais comme vous pouvez établir et envoyer des factures vous-même dans OkiOki, et qu’OkiOki a également accès à vos factures sortantes actuelles, l’application peut aussi vous tenir au courant du statut de paiement des factures. Car pour chaque facture impayée, il manquera une transaction et OkiOki la suit pour vous et la note dans votre liste de tâches.

Il existe différentes manières de transférer vos factures sortantes dans OkiOki aujourd’hui :

• Vous pouvez établir et envoyer vous-même des factures dans OkiOki en quelques étapes simples. De plus, nous prévoyons sur chaque facture un bulletin de paiement pratique reprenant toutes les informations de paiement et un code QR. Vos clients peuvent ainsi payer votre facture très facilement.
• Si vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, l’application les récupère automatiquement.
• Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse e-mail liée à OkiOki en BCC dans vos e-mails. Et l’application les récupère aussi.
• Vos factures sortantes se trouvent-elles déjà quelque part dans le cloud ? Dans ce cas, liez ce dossier cloud à OkiOki et l’application les récupère à nouveau automatiquement.
• Et si vous voulez vraiment continuer à travailler manuellement, vous pouvez bien sûr toujours les charger manuellement dans OkiOki.

OkiOki rassemble tous les liens sous l’élément de menu « Liens ». Vous y accédez comme suit :

1. Accédez à votre tableau de bord (écran de démarrage avec un grand chiffre)
2. Allez dans le menu hamburger (trois traits horizontaux en haut à gauche)
3. Sélectionnez « Liens »
4. Cliquez sur « E-mail »
5. Pour l’association, vous avez besoin des données de votre boîte e-mail : nom d’utilisateur, mot de passe et paramètres du serveur.
6. Associez votre boîte mail et elle sera dès lors suivie par OkiOki

OkiOki lit désormais les factures qui s’y retrouvent.

Les clients de Belfius, KBC, ING et BNPPF peuvent désormais aussi payer leurs factures d’achat dans OkiOki en scannant simplement le code QR. Dans les prochains mois, nous étendrons notre fonctionnalité de paiement avec des fichiers de paiement SEPA. Et à l’avenir, vous pourrez également effectuer des paiements directement avec OkiOki via les comptes que vous avez liés à OkiOki.

Oui. Étant donné qu'OkiOki suit vos transactions, l’application sait quelles factures sont restées impayées. Tant vos factures entrantes que sortantes. Vous évitez ainsi les amendes pour retards de paiement et savez aussi immédiatement quels clients ne vous paient pas à temps.

Vous pouvez marquer dans OkiOki les dépenses personnelles payées avec votre compte professionnel ou les dépenses professionnelles payées avec des fonds privés. De cette manière, votre expert-comptable sait toujours ce qui doit être comptabilisé sur le compte courant. D’ailleurs, dans OkiOki, vous pouvez toujours ajouter une communication ou un « tag » à votre transaction ou document pour votre expert-comptable.

Votre banque est la source la plus fiable concernant ce qui s’est réellement passé. Si vos transactions se trouvent à côté de votre dossier, vous voyez immédiatement quel paiement a déjà un document et lequel n’en a pas encore. Cela évite les lacunes dans votre administration et réduit les recherches de dernière minute.

Vous obtenez un aperçu actuel de vos flux financiers et du statut de votre dossier. Concrètement, vous voyez plus rapidement :

• quelles factures sont encore ouvertes (à payer ou à recevoir)
• quelles transactions sont déjà liées à une facture ou un reçu
• quelles transactions n’ont pas encore de pièce probante

À l’approche de votre clôture trimestrielle, vous voulez surtout vous assurer que : chaque montant est correct et chaque pièce probante est présente ?

Grâce à la connexion bancaire, OkiOki signale plus rapidement ce qui manque et assure un meilleur suivi des factures impayées. Vous fournissez ainsi un dossier plus complet à votre comptable et devez faire moins de corrections par la suite.

Vous donnez à OkiOki l’accès pour lire vos transactions afin que l’application puisse contrôler et compléter votre administration. OkiOki utilise ces informations pour faire correspondre les factures et signaler les pièces probantes manquantes.

Non. OkiOki ne peut pas effectuer de paiements, déplacer de l’argent ou ajouter de nouveaux bénéficiaires. Le lien est destiné à la lecture et au contrôle, pas à l’exécution d’actions auprès de votre banque.

Non, ce n’est pas encore possible pour le moment. Pour l’instant, ces comptes ne relèvent pas encore de la réglementation PSD2 et ne sont donc pas encore partagés par les banques. Les dépenses liées aux cartes de crédit ne sont pas encore partagées par les banques.

Oui, vous pouvez interrompre la connexion à tout moment. OkiOki ne lira dès lors plus de nouvelles transactions. Votre dossier, vos documents et vos relevés existants restent visibles, mais ils ne sont plus mis à jour automatiquement sur la base de votre banque.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Chargez les deux documents dans OkiOki.
2. Choisissez la facture et suivez… amenez-moi à la comptabilisation.
3. Dans « Documents », sélectionnez l’icône « + » en haut à droite et sélectionnez la note de crédit.
4. Ajoutez
5. Ajoutez encore un commentaire : « Facture et Note de crédit, sans transaction ».
6. Sélectionnez ensuite « Terminé » et tout est en ordre.

OkiOki extrait automatiquement les documents de votre boîte mail ou d’un dossier de votre espace de stockage cloud. Et vous pouvez toujours ajouter des documents manuellement à OkiOki en prenant une photo avec l’application OkiOki, en chargeant un document numérique vers OkiOki ou en transférant un document numérique à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

OkiOki s’intègre à Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et avec chaque boîte mail qui prend en charge une connexion IMAP.

Vous pouvez enregistrer dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès en tout lieu et à tout moment et qui doit être envoyé à votre expert-comptable. L’application devient ainsi votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris vos contrats, conventions, attestations d’impôt des personnes physiques…

Nous ne suivons votre compte e-mail qu’à partir du moment où vous l’associez à OkiOki.

Nous n’allons pas effectuer de recherches dans le passé dans la boîte mail, afin de ne pas causer trop de frais en raison de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu’ils ont déjà été transmis à l’expert-comptable de la manière précédente).

La meilleure façon de les placer dans OkiOki est de les transférer à leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Aujourd’hui, vous disposez de plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki :

• Si vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, l’application les récupère automatiquement.
• Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse e-mail liée à OkiOki en BCC dans vos e-mails. Et dans ce cas aussi, l’application récupère vos factures.
• Vos factures sortantes se trouvent-elles déjà quelque part dans le cloud ? Dans ce cas, liez ce dossier cloud à OkiOki et l’application récupère les factures à nouveau automatiquement.
• Et si vous voulez vraiment continuer à travailler manuellement, vous pouvez bien sûr toujours les charger manuellement dans OkiOki.

Non. OkiOki utilise sa propre intelligence pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez l’application par vous-même. Vous verrez qu’elle fonctionne plutôt bien. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki, mais qui n’ont peut-être rien ou pas grand-chose à voir avec votre administration financière. Vous pouvez le « pousser » dans OkiOki de deux manières :

• Placez-les dans votre dossier de stockage dans le cloud lié à OkiOki et l’application les récupère pour vous.
• Envoyez le document à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

Les deux sont possibles :

• Soit vous liez un dossier supérieur (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers).
• Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

Certainement. De nombreux fournisseurs s’attendent à ce que vous vous connectiez à leur site web pour y télécharger votre facture. Pensez par exemple à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity… OkiOki vous décharge également de ces tracas. Si vous confiez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, celui-ci se connectera régulièrement à ce site web et téléchargera vos factures pour vous. C’est l’un des grands atouts d’OkiOki.

Remarque : OkiOki suit les normes de sécurité les plus récentes. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki ne sont accessibles qu’à vous et à OkiOki. Même l’équipe d’assistance d’OkiOki n’a pas accès à vos données.

Oui, c’est possible. Il y a trois façons de procéder :

• Prenez une photo du document avec l’application OkiOki.
• Chargez un document numérique existant (image ou PDF), présent sur votre téléphone ou PC, dans OkiOki.
• Envoyez le document à votre adresse e-mail OkiOki personnelle.

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants : bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous avez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pouvez télécharger librement dans OkiOki. Si vous dépassez cette limite, nous facturons un coût par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents que vous le souhaitez dans OkiOki.

En revanche, si votre expert-comptable vous propose OkiOki, le nombre de documents n’est jamais limité.

Non, il n’y a pas de limite de taille de fichier. Mais les fichiers lourds nécessitent plus de temps pour être chargés et peuvent donc avoir un impact sur le fonctionnement d’OkiOki.

Dans OkiOki, vous pouvez à tout moment télécharger vos documents de 3 manières.

Télécharger un seul document spécifique
Vous pouvez télécharger chaque document séparément via la fonction de téléchargement dans le menu « overflow » du document.

Télécharger une série de documents spécifiques
Si vous souhaitez télécharger une série donnée de documents, vous utilisez votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents en même temps, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer dans votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents qui en résultent en même temps.

Télécharger une archive complète
Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu « Télécharger les archives ».

Vous pouvez télécharger vos documents par mois, trimestre ou année et les recevoir ensemble dans un fichier zip, tant au format PDF qu’UBL.

OkiOki lit les données dans vos documents. Pensez au numéro de TVA de la contrepartie, à sa raison sociale, aux numéros de compte, au montant… Vous pouvez utiliser toutes ces données comme critères de recherche. En outre, vous pouvez également rechercher les communications et les tags que vous avez associés à un document. Vous avez ainsi toujours un accès rapide à un document spécifique.

OkiOki a intégré une logique pour éviter autant que possible les factures à double.

OkiOki distingue deux types de duplicatas.

• Duplicatas physiques : documents qui sont exactement identiques sur le plan binaire. Seule la version chargée en premier est conservée.
• Duplicatas logiques : documents qui ont les mêmes données extraites, par exemple deux scans individuels du même document.  Si les dates OCR correspondent, ces documents sont liés entre eux dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous pouvez voir qu’il y a deux versions du document. Il appartient alors à l’utilisateur de décider s’il s’agit effectivement de doublons (et donc d’en supprimer une version) ou s’il s’agit quand même de deux factures différentes (donc de les séparer).

OkiOki établit un lien sur la base de 3 critères : le montant, la contrepartie et la date. Si 2 de ces 3 critères correspondent, OkiOki établit le lien.

Les documents et transactions non liés apparaissent sur votre liste de tâches. Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles OkiOki ne peut pas établir le lien et a donc besoin de votre aide.

Un document peut faire défaut pour les raisons suivantes :

• Il s’agit d’un document papier que vous n’avez pas encore photographié et chargé. Des exemples typiques sont les tickets de restaurant et les tickets de parking. Et certains fournisseurs de télécommunications ou d’énergie vous envoient peut-être encore leurs factures sur papier. Il est alors temps de les demander par voie numérique. Nos tutoriels vidéo YouTube vous expliquent comment recevoir les factures des principaux fournisseurs dans votre boîte mail.
• La dépense ne concerne pas votre entreprise et vous n’avez donc pas besoin du document pour votre administration. Dans ce cas, faites simplement savoir à OkiOki qu’il s’agissait d’une « dépense privée ». Votre expert-comptable comptabilise alors cette dépense sur votre compte courant.
• Il n’y a tout simplement aucun document disponible. Pensez aux frais bancaires, aux intérêts ou aux retraits d’argent. OkiOki les filtre autant que possible pour vous. Si elle en rate une, vous pouvez toujours lui indiquer qu’il s’agit d’un tel type de transaction.

Une transaction peut faire défaut pour les raisons suivantes :

• La facture n’a pas encore été payée. Dans ce cas, vous pouvez placer un rappel de paiement dans OkiOki. Les clients de Belfius, KBC, ING et BNPPF peuvent désormais aussi payer leurs factures d’achat dans OkiOki en scannant simplement le code QR.
• Vous avez payé la dépense professionnelle avec des fonds privés (en espèces ou via votre compte à vue personnel). Dans ce cas, marquez le document comme payé avec des « fonds privés ». Votre expert-comptable comptabilise alors ce document sur votre compte courant.
• Vous avez payé la dépense professionnelle en espèces, en l’occurrence de l’argent que vous avez retiré de votre compte professionnel ou que vous avez reçu de clients. Dans ce cas, OkiOki ne retrouvera jamais une transaction et vous lui indiquez que le document a été payé « en espèces ».
• Le document n’est pas une facture ou un reçu et aucune transaction n’est impliquée, mais vous voulez conserver le document dans OkiOki comme archive. Pensez aux contrats, rapports annuels… Vous pouvez les conserver sans problème dans OkiOki. Vous les marquez alors comme « Pas de facture ou de reçu ».

Lorsqu’une opération ou un document est ajouté, il apparaît sur votre liste de tâches sans marquage de couleur.

Lorsqu’une opération est automatiquement liée à un document, vous pouvez le voir à une ligne « vert menthe ». Une ligne bleue/violette apparaît lorsque l’association n’est pas encore terminée.

La comptabilisation de paiements partiels ne se fait pas automatiquement. Il y a trop de risques que nous commettions une erreur au détriment de nos utilisateurs.

Voici ce que vous pouvez faire :

1. Vous avez reçu/envoyé une facture d’un montant de 1.000 euros. Celle-ci se trouve dans OkiOki dans votre liste de tâches (en effet, aucun paiement correspondant n’a été trouvé).

2. Une partie (par exemple un acompte) de 400 euros est ensuite payée. Cette transaction figure également sur votre liste de tâches (en effet, aucun document correspondant à ce montant n’a été trouvé).

3. Vous pouvez associer les deux éléments manuellement :

• Allez à la transaction
• Sélectionnez « Vers la comptabilisation » dans le menu des raccourcis
• Sur le détail, sélectionnez l’icône « + » dans « Documents ».
• Sélectionnez la facture de 1.000 euros dans la liste
• Associez-la à la transaction

4. Vous revenez maintenant au détail de la transaction (écran de comptabilisation) et vous verrez que le document et la transaction y sont liés.

Deux options s’offrent à présent à vous : Soit vous voulez que le document disparaisse provisoirement de votre liste de tâches (dans ce cas, vous devez le reporter), soit vous conservez le document avec la transaction incomplète sur votre liste de tâches.

1. Si vous sélectionnez sur l’écran de comptabilisation : « Provisoirement OK » (= Conserver (mais pas encore Terminé !)) la correspondance « Incomplete » figure alors sur votre liste de tâches et vous pouvez la compléter avec le montant restant lorsqu’il entre.

2. Si vous savez quand la deuxième transaction arrivera (p. ex. dans deux semaines), vous pouvez choisir « Snooze » en haut à droite de l’écran de détail. Définissez la période pendant laquelle ce document (+transaction) peut être écarté de votre liste de tâches. Confirmez cette date, puis cliquez sur « Provisoirement OK » et ce document ne figurera plus dans vos tâches pendant un moment.

‍

Une comptabilisation est l’endroit où les transactions et les documents sont regroupés lorsqu’ils sont liés. Vous pouvez attribuer des communications et des tags aux comptabilisations afin de retrouver facilement les transactions et documents correspondants via notre moteur de recherche.

Vous pouvez lier la transaction via le détail de votre relevé de dépenses :

1. Allez dans « Menu »
2. Sélectionnez « Comptes et cartes »
3. Choisissez votre « Carte de crédit »
4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses
5. Faites défiler jusqu’à « Décompte de votre carte de crédit »
6. Cliquez sur « Rechercher une transaction »

Vous pouvez y lier la transaction. La carte est alors terminée.

La ligne colorée indique le statut to-do de votre document ou transaction.

• S’il n’y a pas de ligne, cela signifie que vous n’avez pas encore consulté l’élément. Un tel élément figure toujours sur votre liste de tâches.
• Une ligne violette (lavande) indique que vous avez consulté l’élément, mais qu’il y a encore du travail à faire. Un élément de ce type figure sur votre liste de tâches ou a été retiré temporairement si vous l’avez reporté ou si vous avez placé un rappel de paiement.
• Une ligne vert menthe indique que vous avez complètement traité l’élément et qu’il a été supprimé de votre liste de tâches.

Bien sûr. Une comptabilisation peut contenir plusieurs transactions et documents. Pour être précis, une comptabilisation peut se composer de :

• une seule transaction.
• un seul document.
• plusieurs transactions.
• plusieurs documents.
• une ou plusieurs transactions combinées à un ou plusieurs documents.

Ainsi, vous pouvez par exemple

• combiner une facture, une note de crédit et une transaction.
• combiner un reçu Paypal et la facture correspondante.
• combiner une facture, deux paiements et un remboursement, au cas où vous auriez payé la facture deux fois.

Vous pouvez ajouter vos transactions ou documents supplémentaires à une comptabilisation en cliquant sur « + Ajouter » à côté de « Transactions » ou « Documents », en fonction de ce que vous souhaitez ajouter à la comptabilisation.

S’il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté le relevé de dépenses de votre carte de crédit. C’est pourquoi vous devrez reporter provisoirement ce document. Nous entendons par là que l’application OkiOki retire provisoirement le document de votre liste de tâches. Lorsque votre relevé de dépenses est disponible, OkiOki liera automatiquement le document reporté à la transaction correspondante.

Comment procéder ?

1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.
2. Dans le menu contextuel (la barre verte) en bas, sélectionnez « Payé par carte de crédit ».

Vous marquez ainsi le document comme payé par carte de crédit. Le document est à présent supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lors du chargement de votre prochain relevé de dépenses. Vous ne devez donc rien faire d’autre !

D’ailleurs, OkiOki reconnaît automatiquement certains documents comme des dépenses par carte de crédit. L’application les marquera automatiquement comme « Payé par carte de crédit » et les reportera jusqu’à ce que votre prochain relevé de dépenses soit ajouté.

OkiOki ne peut jamais suivre les dépenses professionnelles que vous avez payées avec des fonds privés (en espèces ou avec un compte bancaire personnel) via vos transactions bancaires professionnelles. Le cas échéant, vous marquez le document comme payé avec « des fonds privés » et votre expert-comptable peut ainsi comptabiliser cette dépense sur votre compte courant.

Si votre expert-comptable vous a proposé OkiOki, il a également accès en temps réel à vos données. Il reçoit alors automatiquement vos documents et, s’il a besoin de plus d’informations, ils pourra consulter vos comptabilisations dans OkiOki et voir si vous lui avez laissé une communication.

Si vous avez acheté OkiOki vous-même, vous pouvez toujours lier OkiOki à votre expert-comptable et à son programme comptable. Vous pouvez le faire via votre adresse e-mail personnelle dans le programme comptable ou via sFTP. C’est vous qui décidez, en concertation avec votre expert-comptable. Et si votre expert-comptable ne peut vous proposer aucune des deux possibilités, vous pouvez toujours télécharger vos documents et les envoyer à votre expert-comptable.

Oui. Si votre expert-comptable vous a proposé OkiOki, il a accès à vos données. Il verra ainsi quelles transactions et quels documents sont liés et il pourra également consulter vos communications et vos tags à tout moment.

Oui. Si votre expert-comptable vous a proposé OkiOki, il peut également voir vos transactions. Si vous avez une société, votre expert-comptable a de toute façon déjà accès à vos transactions, via Codabox ou vos relevés de compte. Si vous n’avez pas de société et que vous êtes une « personne physique » avec un numéro de TVA, votre expert-comptable n’a pas toujours accès à vos transactions. Mais un aperçu de vos transactions peut l’aider à optimiser davantage votre déclaration TVA et à mieux vous conseiller. Et pour cela, il peut utiliser OkiOki.

OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (également nommés fichiers UBL). Et l’application les envoie directement au programme comptable via votre adresse e-mail personnelle du programme concerné ou via sFTP.

Certains fournisseurs de logiciels de comptabilité exigent que vous confirmiez explicitement les adresses (« white list ») que vous utiliserez pour envoyer des factures.

Si vous devez le faire, l’adresse de l’expéditeur que vous devez ajouter pour OkiOki est : noreply@okioki.app

Nous constatons actuellement qu’Exact Online exige cette confirmation. Consultez cet article sur la résolution de problèmes avec la boîte aux lettres numérique d’Exact.

Il existe 2 manières de transmettre des documents à votre expert-comptable :

OkiOki les transmet automatiquement
OkiOki transmet automatiquement votre document à votre expert-comptable dès qu’elle sait que le document est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas :

• Lorsque OkiOki peut faire correspondre un document à une transaction.
• Lorsqu’il s’agit d’une facture de vente.
• Lorsque l’application OkiOki peut reconnaître elle-même qu’il s’agit d’un document payé par carte de crédit ou domiciliation. Dans ce cas, elle reporte le document et le transfère à votre expert-comptable.

OkiOki les transmet après votre intervention
Cela se produit si l’application OkiOki n’est pas sûre qu’un document puisse être envoyé à votre comptable parce qu’elle ne trouve pas elle-même de transaction. Dans ce cas, OkiOki ajoutera le document à votre liste de tâches et il vous incombe d’indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous entreprenez l’une des actions suivantes, OkiOki transmet le document à votre comptable :

• Vous configurez un rappel de paiement.
• Vous indiquez que le document a été payé par carte de crédit, fonds privés ou en espèces.
• Vous reportez un document.

Si vous supprimez un document, OkiOki ne l’envoie naturellement pas à votre expert-comptable.

Vous pouvez également paramétrer que vos documents ne soient toujours envoyés à votre expert-comptable que lorsque vous l’indiquez vous-même. C’est pratique si vous avez une comptabilité analytique et que vous voulez par exemple indiquer pour chaque document pour votre expert-comptable sur quelle unité d’établissement ou projet il peut comptabiliser ce document.

Bien sûr. OkiOki est là pour organiser votre administration et vous faire gagner de l’argent et du temps. Et OkiOki peut toujours fournir vos documents à votre expert-comptable via l’adresse e-mail de votre logiciel de comptabilité. Si votre expert-comptable ne peut pas vous proposer d’adresse e-mail pour envoyer les documents, vous pouvez toujours télécharger vos documents à la fin du trimestre et les envoyer vous-même à votre expert-comptable.

Il y a 2 façons de le savoir :

Sous l’élément de menu « Documents », vous avez un élément de menu « Non envoyé à l’expert-comptable ». Vous voyez donc ici la liste « négative ».

Et pour chaque document, vous pouvez également voir en bas de l’écran « Document data » si le document a été envoyé à votre expert-comptable. Cet écran est accessible via le bouton overflow (trois petits points) sur le détail du document.

Oui, bien sûr. Vous n’avez besoin que d’un numéro de TVA. L’utilisation d’OkiOki en tant que personne physique présente également des avantages. En effet, les experts-comptables n’ont pas toujours accès aux transactions des personnes physiques et ne peuvent donc pas vous aider à suivre vos documents. Ils ne peuvent donc se fier qu’à ce que vous leur fournissez et, si vous oubliez quelque chose, ils ne peuvent pas non plus l’introduire dans votre déclaration TVA. Et vous perdez ainsi de l’argent. C’est pourquoi OkiOki suit vos transactions et veille à ce que tous les documents arrivent à temps chez votre expert-comptable.

Actuellement, OkiOki n’autorise qu’un seul utilisateur par entreprise. Mais vous pouvez toujours partager un « utilisateur » avec vos collègues afin que vous puissiez travailler ensemble sur votre administration. C’est pourquoi il est tout aussi pratique d’utiliser comme nom d’utilisateur une adresse e-mail générale comme par exemple hello@monentreprise.be.

Votre compte OkiOki est lié à votre numéro de TVA. Donc deux numéros de TVA, cela signifie deux comptes OkiOki. Vous gardez ainsi toujours les deux administrations bien séparées.

Pour utiliser OkiOki, vous devez disposer d’une connexion Internet/de données fonctionnelle et de l’un des navigateurs web ci-dessous.

Le navigateur est le programme qui vous permet de surfer sur Internet. Les plus courants sont : Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge (le successeur de Microsoft Internet Explorer) et Apple Safari.  

Important : pour lier votre compte bancaire, vous devez répondre aux exigences techniques de votre environnement bancaire en ligne. Consultez ces conditions sur le site web de votre banque.

L’application OkiOki est testée sur les dernières versions de ces navigateurs.

• Edge : la version la plus récente de Edge (dernière version officielle de Microsoft)
• Safari : la version la plus récente (dernière version officielle d’Apple)
• Firefox : la dernière version (dernière version officielle de Mozilla)
• Google Chrome : la dernière version (dernière version officielle de Google)

Pour connaître la version de votre navigateur, ouvrez le programme et cliquez sur l’onglet « Aide » dans le menu. Cliquez ensuite sur « À propos de Edge », « À propos de Firefox », « À propos de Safari » ou « À propos de Chrome ». Le nom et la version de votre navigateur s’affichent alors à l’écran.

Résolution d’écran recommandée : 1024 x 768 (profondeur de couleur de 16 bits) ou plus.

Attention ! Il est préférable d’utiliser la dernière version du logiciel. Les anciennes versions des systèmes d’exploitation et/ou des navigateurs utilisent parfois des modules ou des technologies obsolètes. Elles ne jouissent pas d’une assistance.

L’association d’un compte bancaire est une condition préalable au bon fonctionnement d’OkiOki.

• Vous devez vérifier comment votre banque vous autorise à procéder à la connexion.
• Si une carte de banque n’est pas requise pour établir un lien, vous pouvez lier OkiOki sans carte de banque.

Si la banque exige une carte bancaire, cette option est impossible pour le moment.

Lors de votre inscription à OkiOki, vous devez accepter notre politique de confidentialité et nos conditions d’utilisation. Ces politiques donnent un aperçu complet de la manière dont nous traitons vos données. Nous avons mis en place OkiOki conformément aux normes de sécurité les plus récentes et respectons toutes les règles et prescriptions en matière de protection des données et d’authentification sécurisée des clients.

33reasons SA, l’entreprise à l’origine d’OkiOki, est reconnue par la Banque Nationale de Belgique comme organisme de paiement et est sous leur surveillance. Nous sommes également audités chaque année par Google en ce qui concerne nos normes de sécurité.

OkiOki peut ainsi traiter vos comptes à vue et vos boîtes mail en toute sécurité et confidentialité et vous faciliter la vie administrative.

Non, OkiOki ne requiert actuellement pas de vérification en deux étapes ou d’authentification à deux facteurs.

Lorsque vous vous connectez à OkiOki, nous effectuons différents contrôles de sécurité, par exemple en vérifiant vos identifiants. L’un des contrôles intégrés est une vérification basée sur le « temps » entre votre appareil et notre application. Nous avons observé des cas où l’horloge de l’appareil d’un utilisateur était incorrecte. Dans ce cas, notre contrôle basé sur le temps fait une nouvelle tentative, de sorte que l’application attend.

Donc, si vous n’êtes pas en mesure de vous connecter à OkiOki parce qu’après vous être connecté, l’application semble « charger » indéfiniment, cela peut être dû à la différence entre l’horloge de votre appareil et l’heure sur notre serveur.

Si cela se produit, procédez comme suit :

1. Fermez le navigateur qui charge OkiOki
2. Vérifiez si votre horloge fonctionne correctement via : https://time.is/ 
3. Si l’horloge est correcte, essayez de redémarrer OkiOki
4. Si ça ne marche toujours pas, envoyez un message à support@okioki.be pour nous informer du problème.

Nous ne prévoyons pas encore d’intégration avec Peppol pour le moment. Cela figure toutefois sur notre feuille de route, tant pour les factures entrantes que sortantes.

Si vous établissez vos factures de vente dans un programme de facturation en ligne, ces programmes vous permettent généralement de mettre une adresse e-mail en BCC lorsque vous envoyez une facture. Si vous saisissez l’adresse e-mail de la boîte mail liée à OkiOki ou votre adresse e-mail OkiOki en BCC, OkiOki trouvera une copie de cet e-mail et reprendra également automatiquement votre facture sortante.

Découvrez ici comment intégrer OkiOki facilement à votre logiciel de facturation en ligne :

• EenvoudigFactureren
• Factuursturen
• Simpla
• Comanage
• MyFact
• SimplyBooks

En outre, OkiOki dispose de son propre module de facturation, où vous pouvez créer et envoyer vous-même des factures en quelques étapes simples. Sur chaque facture, nous prévoyons également un bulletin de paiement pratique reprenant toutes les informations de paiement et un code QR. Vos clients peuvent ainsi payer votre facture très facilement.

Actuellement, nous ne prévoyons pas d’intégration avec Codabox. OkiOki récupère vos transactions directement auprès de votre banque via les protocoles PSD2 open banking.

Actuellement, l’API PSD2 de VDK Banque ne prend en charge que les comptes personnels. Les comptes pour personnes morales sont pris en charge à partir du troisième trimestre 2021.