OkiOki verhalen voor ondernemers en accountants

OkiOki Start is bedoeld voor e-facturatie.

Je maakt en verstuurt e-facturen in UBL en ontvangt e-facturen via het Peppol-netwerk. Elke e-factuur wordt automatisch bewaard in je digitaal archief en meteen doorgestuurd naar je boekhouder.

Je maakt een factuur in het wettelijk UBL-formaat. OkiOki verstuurt die via Peppol. Binnenkomende e-facturen komen rechtstreeks in je archief terecht.

Omdat e-facturen niet worden aangepast, komt hetzelfde bestand in dezelfde vorm bij verzender en ontvanger aan.

E-facturen worden real-time doorgestuurd naar je boekhouder en blijven centraal bewaard.

Zo beschik je allebei over hetzelfde bestand zonder extra handelingen of bijlagen via e-mail.

Start haalt geen pdf-facturen, bonnetjes of facturen via downloadlinks uit je mailbox of leveranciersportalen. Als je die documenten ook automatisch wil laten verzamelen, heb je Smart nodig.

Voor wie vooral met e-facturen werkt of hier gestructureerd mee wil starten. Je bent wettelijk in orde voor B2B e-facturatie, zonder extra koppelingen of verzamelstappen.

OkiOki Smart bevat alles van Start en gaat verder: het haalt ook documenten op die géén e-factuur zijn, zoals pdf’s en bonnetjes.

Zo heb jij en je boekhouder altijd een bewijsstuk per document en transactie, blijft je administratie compleet en up-to-date, en werk je correct volgens de regels: e-facturen via Peppol én de rest die vandaag nog buiten e-facturatie valt.

Je koppelt je mailbox. OkiOki zoekt op je btw-nummer en pikt elke factuur op die binnenkomt: als bijlage, via een downloadlink of als e-mail die zelf als factuur dient.

Na het koppelen van je mailbox wordt elke factuur automatisch opgepikt en in real-time doorgestuurd naar je digitale archief en je boekhouder. Je hoeft dus niet zelf te zoeken of te uploaden.

• Smart bewaart elk document centraal.
• In de meeste gevallen worden documenten automatisch aan banktransacties gekoppeld.
• Tijdens de kwartaalafsluiting ontbreken er minder stukken en hoeft je boekhouder minder na te vragen.

Identieke bestanden worden automatisch ontdubbeld en tellen maar één keer mee.

Mogelijke dubbels worden aan elkaar gekoppeld zodat jij kunt bevestigen of het om hetzelfde document gaat. Upload je per ongeluk hetzelfde bestand opnieuw, dan wordt het niet dubbel geteld.

Voor wie naast e-facturen ook pdf’s, bonnetjes of documenten uit leveranciersportalen ontvangt en die niet handmatig wil verzamelen.

Smart is nuttig als je mailbox een belangrijke bron is en je niets wil missen. Zo heb je bij elke transactie een bewijsstuk en blijft je administratie doorlopend in orde.

Start richt zich op e-facturatie via Peppol (e-facturen maken, verzenden en ontvangen in UBL) en bewaart/ deelt die automatisch met je boekhouder.

Smart doet dat ook, en verzamelt daarnaast automatisch documenten die geen e-factuur zijn (zoals pdf’s en bonnetjes), zodat je administratie compleet blijft.

Kies Start als je vooral met e-facturen werkt of hiermee wil beginnen en je weinig tot geen facturen via mail, downloadlinks of portalen ontvangt.

Je bent wettelijk in orde voor B2B e-facturatie en alles komt automatisch in je archief en bij je boekhouder.

Kies Smart als je ook pdf’s, bonnetjes of documenten uit portalen ontvangt.

Smart pikt ze automatisch op uit je mailbox (via je btw-nummer), bewaart ze, ontdubbelt identieke bestanden en stuurt alles in real time door naar je boekhouder. Zo heb je altijd een bewijsstuk per document en transactie en blijft je dossier doorlopend compleet en up-to-date.

In beide gevallen verstuur en ontvang je e-facturen via Peppol in UBL, worden documenten automatisch bewaard in je digitale archief en gedeeld met je boekhouder.

Het verschil zit in het automatisch oppikken van niet-e-facturen: dat doet alleen Smart.

Niet elke factuur is vandaag al een e-factuur. Met Start werk je correct voor e-facturatie; met Smart vang je daarnaast ook pdf’s en bonnetjes mee. Je kunt later altijd overschakelen (werk je via een kantoor, stem dan even af met je accountant).

Bankkoppeling (alleen-lezen): OkiOki kan je bankrekening enkel raadplegen. We voeren geen betalingen uit. We lezen uitsluitend transacties. De bankkoppeling staat los van de keuze voor Start of Smart.