Conseils et astuces d'OkiOki pour les entrepreneurs et les comptables

OkiOki Start est conçu pour la facturation électronique.

Vous créez et envoyez des factures électroniques au format UBL et vous recevez des factures électroniques via le réseau Peppol. Chaque facture électronique est automatiquement enregistrée dans votre archive numérique et transmise immédiatement à votre comptable.

Vous créez une facture au format légal UBL. OkiOki l’envoie ensuite via Peppol. Les factures électroniques entrantes arrivent directement dans votre archive.

Comme une facture électronique n’est pas modifiée, le même fichier arrive dans le même format chez l’expéditeur et chez le destinataire.

Les factures électroniques sont transmises en temps réel à votre comptable et restent centralisées dans votre archive.

Vous disposez ainsi tous les deux du même fichier, sans pièces jointes ni échanges supplémentaires par e-mail.

Start ne récupère pas automatiquement les factures PDF, les tickets de caisse ni les factures reçues via des liens de téléchargement depuis votre boîte mail ou des portails fournisseurs. Pour automatiser cette collecte, vous avez besoin de Smart.

Pour celles et ceux qui travaillent surtout avec des factures électroniques, ou qui souhaitent démarrer la facturation électronique de manière structurée. Vous êtes en règle pour la facturation électronique B2B, sans connexions ni étapes de collecte supplémentaires.

Dans OkiOki Start, une limite d’usage raisonnable (fair usage) s’applique : 250 documents au total (entrants et sortants confondus).

Si vous dépassez régulièrement ce volume, Smart convient généralement mieux.

Les documents identiques reçus plusieurs fois sont regroupés automatiquement et ne comptent qu’une seule fois.

OkiOki Smart inclut tout ce que propose Start et va plus loin : il récupère aussi les documents qui ne sont pas des factures électroniques, comme les PDF et les tickets de caisse.

Vous et votre comptable avez ainsi toujours une preuve pour chaque document et transaction. Votre dossier reste complet et à jour, avec les factures électroniques via Peppol et les autres documents qui ne passent pas encore par la facturation électronique.

Vous connectez votre boîte mail. OkiOki recherche sur base de votre numéro de TVA et récupère chaque facture entrante : en pièce jointe, via un lien de téléchargement ou sous forme d’e-mail servant de facture.

Après la connexion de votre boîte mail, chaque facture est récupérée automatiquement et transmise en temps réel à votre archive numérique et à votre comptable. Vous ne devez donc pas chercher ni envoyer quoi que ce soit manuellement.

• Smart centralise chaque document dans votre archive.
• Dans la plupart des cas, les documents sont automatiquement associés aux transactions bancaires.
• Lors de la clôture TVA, il manque moins de pièces et votre comptable doit moins relancer.

Les fichiers identiques sont automatiquement dédupliqués et ne comptent qu’une seule fois.

Les doublons possibles sont regroupés pour vous permettre de confirmer s’il s’agit du même document. Si vous renvoyez le même fichier par erreur, il ne sera pas compté deux fois.

Pour celles et ceux qui reçoivent, en plus des factures électroniques, des PDF, des tickets de caisse ou des documents via des portails fournisseurs, et qui ne souhaitent pas les collecter manuellement.

Smart est utile si votre boîte mail est une source importante et si vous ne voulez rien manquer. Vous disposez ainsi d’une preuve pour chaque transaction et votre dossier reste en ordre en continu.

Start se concentre sur la facturation électronique via Peppol (créer, envoyer et recevoir des factures électroniques au format UBL) et les partage automatiquement avec votre comptable.

Smart fait la même chose, et récupère en plus automatiquement les documents qui ne sont pas des factures électroniques (PDF et tickets de caisse), pour que votre dossier reste complet.

Choisissez Start si vous travaillez principalement avec des factures électroniques, ou si vous souhaitez démarrer la facturation électronique, et que vous recevez peu ou pas de factures via e-mail, liens de téléchargement ou portails.

Vous êtes en règle pour la facturation électronique B2B et tout arrive automatiquement dans votre archive et chez votre comptable.

Choisissez Smart si vous recevez aussi des PDF, des tickets de caisse ou des documents via des portails.

Smart les récupère automatiquement via votre boîte mail (sur base de votre numéro de TVA), les archive, déduplique les fichiers identiques et transmet le tout en temps réel à votre comptable. Vous avez ainsi toujours une preuve pour chaque transaction, et votre dossier reste complet et à jour.

Dans les deux cas, vous envoyez et recevez vos factures électroniques via Peppol au format UBL. Les documents sont automatiquement archivés et partagés avec votre comptable.

La différence se situe dans la récupération automatique des documents qui ne sont pas des factures électroniques : uniquement disponible dans Smart.

Toutes les factures ne sont pas encore des factures électroniques aujourd’hui. Avec Start, vous êtes en règle pour la facturation électronique. Avec Smart, vous récupérez en plus les PDF et tickets de caisse. Vous pouvez toujours passer à Smart plus tard (si vous travaillez via un cabinet, validez-le avec votre comptable).

Fair usage dans Start : Start prévoit 250 documents au total (entrants et sortants confondus). Si votre volume est plus élevé, Smart convient généralement mieux.

Connexion bancaire (lecture seule) : OkiOki peut uniquement consulter votre compte bancaire. Aucun paiement n’est effectué. Seules les transactions sont lues. Cette connexion est indépendante du choix Start ou Smart.