Een van de vervelendste dingen aan je financiële administratie is waarschijnlijk dat je nog een groot deel van je facturen of bonnetjes op papier krijgt. Vandaag zijn er gelukkig veel mogelijkheden om je papieren bonnetjes en facturen gemakkelijk te digitaliseren.

Zo zijn er verschillende scanning apps waarmee je foto’s van papieren facturen kan omzetten in PDF’s, die OkiOki dan kan uitlezen via OCR. We sommen hieronder enkele van de interessantste scan apps op en vertellen je hoe je met OkiOki nog makkelijker alle documenten op 1 plek hebt, dus ook je papieren bonnetjes!

‍

Onze favorieten: OneDrive en Dropbox scanning apps

‍  

‍

Onze eigen favoriete scan apps zijn de OneDrive app en de Dropbox app. Deze twee applicaties werken heel goed samen met OkiOki en andere software omdat ze integreren met een cloudopslagservice. Je kan met beide apps heel snel PDF’s maken van al je documenten, je kan de bestanden gemakkelijk doorsturen en daarbij staan ze altijd veilig in de cloud opgeslagen. Bovendien zijn beide applicaties gratis te gebruiken.  

Deze apps vormen ook de snelste manier om papieren documenten in OkiOki te krijgen, want alle bonnetjes die je met deze apps scant en opslaat in je cloud folder die geconnecteerd is met OkiOki, zal OkiOki automatisch oppikken.  

• Download de OneDrive app voor Android of Apple
• Download de Dropbox app voor Android of Apple

‍

Zeker ook de moeite waard

‍

‍

Google Drive

Ook de Google Drive Scanning app is een handige app om papieren bonnetjes te digitaliseren. Ook hier kan je alle vormen van papieren documenten scannen en ze door de app laten omzetten in PDF’s. Je kan meerdere pagina’s scannen en ze samen brengen in één document. Ook deze app is gratis te gebruiken.  

• Download de Google Drive app voor Android of Apple

Swift Scan

Swift Scan is een scanning app met heel uitgebreide functionaliteiten. Zo kan je natuurlijk alle vormen van papieren documenten digitaliseren, maar je kan bijvoorbeeld ook persoonlijke mappen aanmaken om je documenten beter te organiseren. De app integreert met verschillende cloud services, maar je kan de gescande documenten ook meteen doorsturen via e-mail, waardoor je ook via deze scan app gemakkelijk papieren documenten in OkiOki kan krijgen.  

• Download de Swift Scan app voor Android of Apple

ABBYY FineReader PDF

ABBYY FineReader PDF is nog een scanning app waarmee je allerlei papieren documenten kan scannen. De app integreert ook met verschillende cloudservices zoals Dropbox en ICloud Drive, maar je kan ook documenten doorsturen via e-mail.  

• Download de ABBYY FineReader PDF app voor Android of Apple

Genius Scan

Ook met deze scanning app kan je gemakkelijk papieren documenten scannen, samenvoegen en organiseren. Je kan de gescande documenten opslaan als PDF of JPG bestanden. En Genius Scan integreert bovendien met verschillende cloudservices, waardoor je de documenten opnieuw makkelijk tot in OkiOki krijgt.

• Download de Genius Scan app voor Android of Apple

‍CamScanner

CamScanner is een scanning app die papieren documenten omzet in duidelijke en overzichtelijke PDF’s. Zij bewaren je documenten bovendien ook met veel beveiliging en zorgen ervoor dat je de bestanden makkelijk kan delen, en dus ook makkelijk in OkiOki kan krijgen!

• Download de CamScanner app voor Android of Apple

Adobe Scan

Adobe Scan is nog een andere app die van papieren documenten heel duidelijke en nette PDF’s maakt, die je veilig kan bewaren en makkelijk kan exporteren en delen. Het is op zich een vrij simpele app vergeleken met enkele andere apps in het lijstje, maar dat maakt het net heel gemakkelijk om hem te gebruiken. Bovendien is de basisversie van de app ook gratis te gebruiken.

• Download de Adobe Scan app voor Android of Apple

Microsoft lens

En als je nog niet genoeg keuze hebt, is er ook nog Microsoft Lens. Microsoft Lens (vroeger Office Lens) is een app die opnieuw alle soorten papieren of offline documenten naar digitale bestanden kan omzetten. Dat kunnen niet alleen PDFs zijn, maar ook Word of PowerPoint documenten. Je kan al je gescande documenten eenvoudig in OkiOki krijgen door ze te uploaden in OneDrive of door te sturen via e-mail.  

• Download de Microsoft Lens app voor Android of Apple

‍

Nog makkelijker digitaliseren met OkiOki

‍

‍

Zoals al gezegd kan je met veel verschillende scanning apps papieren bonnetjes en documenten digitaliseren en makkelijk tot in OkiOki krijgen. Elke applicatie  

• waar je documenten kan mailen naar een e-mailadres
• waar je documenten gemakkelijk in een cloud opslagfolder kan opslaan

• waar je documenten gemakkelijk als PDF kan opslaan

kan je namelijk gebruiken om snel en gemakkelijk papieren facturen of bonnetjes aan je OkiOki archief toe te voegen.

Om het nog makkelijker te maken, kan je ook gewoon papieren documenten scannen met de OkiOki app. Wanneer je OkiOki op je smartphone gebruikt (surf gewoon naar www.okioki.app), kan je meteen een foto nemen van je document of een eerder genomen foto uploaden. Op deze manier komt het gedigitaliseerde bonnetje meteen terecht in je OkiOki archief.  

Werk jij liever nog met een scanner of copier waarmee je al je papieren facturen in bulk kan inscannen? Ook op die manier kan je ze makkelijk in OkiOki krijgen. Je kan je gebundelde PDF met de gescande documenten manueel in OkiOki uploaden of opslaan in je cloud waardoor het document automatisch in OkiOki komt.

Nadien kan je het document via de ‘Splits & groepeer’ functie automatisch in aparte facturen opsplitsen. OkiOki neemt het dan van je over om je documenten te matchen aan de juiste transacties en ze naar de boekhouder te verzenden.  

Wil je zelf alle voordelen van OkiOki ontdekken? Probeer ze 30 dagen gratis uit.