Sécurisez votre facturation : les avantages de Peppol dans la lutte contre la fraude

[Sous-titres disponibles en français. Cliquez sur l'icône ⚙︎]

[Subtitles available in English. Click on the ⚙︎ icon]

En tant que chef d'entreprise, il est essentiel de sécuriser votre processus de facturation. Peppol offre un réseau sécurisé pour l'échange de factures électroniques, réduisant ainsi considérablement le risque de fraude sans perte de contrôle. Dans cet article, nous mettons en lumière les principaux aspects de Peppol et comment cela se traduit pour votre entreprise.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau sécurisé qui permet aux entreprises d'échanger des documents électroniques, tels que des factures électroniques, de manière sûre et efficace. Il est conçu pour améliorer la fiabilité et la sécurité des processus de facturation.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture envoyée et reçue dans un format structuré, tel que XML. Ces factures peuvent être traitées automatiquement par un logiciel de comptabilité, éliminant ainsi la saisie manuelle et les erreurs associées.

Avantages de Peppol et de la facturation électronique dans la lutte contre la fraude

  • Réseaux sécurisés : Peppol utilise des réseaux sécurisés pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Cela réduit le risque que les factures soient interceptées ou modifiées par des personnes malveillantes. Contrairement aux e-mails, qui peuvent être vulnérables au piratage et au phishing, Peppol offre un système fermé et contrôlé.
  • Authentification des expéditeurs et des destinataires : Tous les participants au réseau Peppol doivent s'identifier et s'authentifier. Cela signifie que vous pouvez être sûr que les factures que vous recevez proviennent de sources légitimes. L'identité de chaque partie est vérifiée avant qu'elle ne puisse accéder au réseau.
  • Données structurées : Les factures électroniques sont envoyées dans un format structuré, tel que XML. Ce format rend plus difficile la falsification ou la manipulation des factures, car chaque partie de la facture doit être préparée d'une manière spécifique. Les modifications manuelles sont faciles à détecter.
  • Traitement automatique : Les factures électroniques étant traitées automatiquement par un logiciel, le risque d'erreurs humaines est réduit. La saisie manuelle des factures peut entraîner des erreurs que les fraudeurs peuvent exploiter. L'automatisation assure un processus de facturation plus précis et plus fiable.
  • Livraison et traitement garantis : Au sein du réseau Peppol, toutes les parties utilisent la même norme. Cela signifie qu'une facture électronique envoyée via le réseau Peppol peut être traitée de manière garantie par le destinataire.
  • Cryptage des données : Les données envoyées via Peppol sont cryptées. Cela signifie que même si une partie malveillante parvient à intercepter les données, elle ne pourra pas lire le contenu sans la clé de décryptage appropriée. Cela protège les informations sensibles contre tout accès non autorisé.
  • Intégration avec les logiciels de comptabilité : Peppol et la facturation électronique s'intègrent parfaitement aux systèmes de comptabilité et ERP. Cela signifie que les factures peuvent être directement lues dans ces systèmes sans intervention manuelle. Cette intégration réduit le risque d'erreurs et rend plus difficile la manipulation des factures par les fraudeurs.

Exemple pratique

Imaginez que votre entreprise reçoit une facture par e-mail. Cet e-mail peut facilement être falsifié pour sembler légitime, et le PDF joint peut être manipulé. Si vous saisissez cette facture manuellement dans votre système, il y a un risque de commettre une erreur ou de ne pas détecter la fraude.

Avec Peppol et la facturation électronique, la facture est envoyée via un réseau sécurisé, et les deux parties (l'expéditeur et le destinataire) sont authentifiées. La facture est envoyée dans un format structuré, difficile à falsifier, et automatiquement traitée par votre logiciel de comptabilité. Cela réduit considérablement le risque de fraude.

Conclusion

Peppol et la facturation électronique offrent des solutions robustes pour protéger les entreprises contre la fraude. En utilisant des réseaux sécurisés, l'authentification, des données structurées, le traitement automatique, le suivi, le cryptage et l'intégration avec les logiciels de comptabilité, les entreprises peuvent rendre leurs processus de facturation plus sûrs et plus fiables. Cela conduit à une réduction du risque de fraude.

Veel gestelde vragen

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.

In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.

Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.

Ontdek hoe Peppol werkt, wat ‘access points zijn’ en hoe Peppol een internationale samenwerking ondersteunt.

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.

Ik werk alleen voor particuliere klanten. Is e-facturatie voor mij dan ook verplicht?

Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.

Wat zijn de voordelen van de e-factuur?

E-facturen bieden talrijke voordelen.

  • Ze verminderen het risico op fouten door automatische verwerking, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie in de administratie.
  • Ze zorgen voor snellere betalingen doordat ontvangers ze sneller kunnen verwerken, wat de cashflow van je bedrijf verbetert.
  • E-facturen worden via beveiligde netwerken zoals Peppol verzonden, waardoor de kans op fraude aanzienlijk afneemt.
  • Ze verlagen de verwerkingskosten tot 30% in vergelijking met papieren facturen door de eliminatie van handmatige invoer.
  • Bovendien vereisen e-facturen minder opslagruimte door digitale opslag en dragen ze bij aan duurzaamheid door het verminderen van papiergebruik en fysieke verzending.

Ontdek alle e-facturatie voordelen in detail

Wat is een Peppol ‘access point’?

Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.

Zal ik straks al mijn facturen als e-factuur kunnen ontvangen?

Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :

  • Niet-facturen : bonnetjes, betalingsuitnodigingen van verzekeraars, boetes, …
  • Facturen van buitenlandse leveranciers, denk aan Facebook, Google, Amazon, …

Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.

Hoe beschermen Peppol en e-facturatie me tegen fraude?

E-facturen bieden talrijke voordelen.

  • Ze verminderen het risico op fouten door automatische verwerking, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie in de administratie.
  • Ze zorgen voor snellere betalingen doordat ontvangers ze sneller kunnen verwerken, wat de cashflow van je bedrijf verbetert.
  • E-facturen worden via beveiligde netwerken zoals Peppol verzonden, waardoor de kans op fraude aanzienlijk afneemt.
  • Ze verlagen de verwerkingskosten tot 30% in vergelijking met papieren facturen door de eliminatie van handmatige invoer.
  • Bovendien vereisen e-facturen minder opslagruimte door digitale opslag en dragen ze bij aan duurzaamheid door het verminderen van papiergebruik en fysieke verzending.

Lees meer over de bescherming tegen factuurfraude

Hoe profiteer ik van de 120% kostenaftrek?

De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki. 

Lees meer over dit belastingvoordeel

Hoe start ik met e-facturatie ?

Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.

Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.

Ik ben al aangesloten bij een ander Peppol toegangspunt? Kan ik alsnog mijn e-facturen verzenden en ontvangen in OkiOki ?

Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.

Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.

Wat zijn de voordelen van Peppol+ ten opzichte van alleen Peppol?

Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.

Wat gebeurt er met documenten die niet via het Peppol netwerk worden verzonden?

Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.

Wat biedt Coda+ bovenop Peppol+

Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:

CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.

Probeer nu alle voordelen van OkiOki gedurende 30 dagen gratis.

Go
8,99/m
excl. BTW
1 bankrekening
1 mailbox
1 cloud-folder
25 documenten/m
€ 0.50/extra document
Start nu gratis
Meest gevraagd
Grow
18,99/m
excl. BTW
2 bankrekeningen
2 mailboxen
2 cloud-folders
70 documenten/m
€ 0.30/extra document
Start nu gratis
Scale
44,99/m
excl. BTW
3 bankrekeningen
3 mailboxen
3 cloud-folders
200 documenten/m
€ 0.20/extra document
Start nu gratis

Essayez tous les avantages d'OkiOki pendant 30 jours gratuits

Go
8,99/m
Hors TVA
1 compte bancaire
1 boîte mail
1 dossier stockage
25 documents/mois
€ 0.50/document supplémentaire
Démarrez gratuitement
Le pack populaire !
Grow
18,99/m
Hors TVA
2 comptes bancaires
2 boîtes mail
2 dossiers stockage
70 documents/mois
€ 0.30/document supplémentaire
Démarrez gratuitement
Scale
44,99/m
Hors TVA
3 comptes bancaires
3 boîtes mails
3 dossiers stockage
200 documents/mois
€ 0.20/document supplémentaire
Démarrez gratuitement

Enjoy all the benefits of OkiOki now for free for 30 days.

Go
8,99/m
excl. VAT
1 bank account
1 mailbox
1 cloud folder
25 documents/m
€ 0.50/extra document
Start for free for 30 days
Most popular
Grow
18,99/m
excl. VAT
2 bank accounts
2 mailboxes
2 cloud folders
70 documents/m
€ 0.30/extra document
Start for free for 30 days
Scale
44,99/m
excl. VAT
3 bank accounts
3 mailboxes
3 cloud folders
200 documents/m
€ 0.20/extra document
Start for free for 30 days

Ebook
Les portails en pré-comptabilité : toujours actuels ?

Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre portail comptable aujourd'hui et comment vous pouvez faire une différence pour vous et vos entrepreneurs.

Download

Ebook
De zin en onzin van het boekhoudportaal in pre-accounting.

Ontdek hoe je vandaag het meeste kan halen uit je boekhoudportaal en hoe je het verschil kan maken voor jezelf en je ondernemers.

Download