OkiOki est un assistant digital intelligent, spécifiquement conçu pour alléger la charge administrative des comptables et des entrepreneurs. Grâce à son automatisation avancée, OkiOki permet aux comptables de traiter en temps réel les dossiers de leurs clients, sans attente de réception des documents ni recours nécessaire à des listes manuelles.
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• ‍Collecte automatique des documents : OkiOki récupère de manière proactive les factures et les documents financiers à partir de multiples sources telles que les e-mails, les portails fournisseurs et le réseau Peppol. Ceux-ci sont ensuite centralisés et livrés à votre bureau via un canal unique et optimisé. Cela résout le problème de la dispersion des factures sur divers canaux, simplifiant ainsi leur collecte et rendant les listes manuelles superflues.
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• ‍Traitement efficace : Grâce à une reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée, les documents sont automatiquement convertis en fichiers UBL structurés. Cela vous permet de les intégrer directement dans votre logiciel de comptabilité, réduisant ainsi la saisie manuelle et minimisant le risque d'erreurs.
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• Accès bancaire en temps réel : En s’intégrant en temps réel avec les comptes bancaires et les cartes de crédit, OkiOki vous offre une visibilité complète et instantanée de la situation financière de chaque client. Vous recevez automatiquement des extraits CODA pour vos sociétés, et les indépendants bénéficient d’un suivi financier plus précis, sans que cela n'entraîne une charge de travail supplémentaire pour vous.
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• ‍Gain de temps :
  En automatisant les tâches répétitives, vous pouvez consacrer plus de temps au conseil et à l’établissement de relations solides avec vos clients, améliorant ainsi votre qualité de service et votre efficacité.

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OkiOki offre des avantages uniques qui répondent aux besoins spécifiques des comptables et des entrepreneurs, et se distingue par son approche proactive et sa facilité d'utilisation. Contrairement à d'autres plateformes, OkiOki fonctionne de manière proactive : il recherche automatiquement les documents manquants et automatise l’ensemble du flux documentaire.

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• Collecte proactive des documents, sans intervention manuelle de l’entrepreneur : OkiOki récupère automatiquement les factures et les documents à partir des e-mails et des portails fournisseurs, sans intervention manuelle de la part de l'entrepreneur. Vous n'êtes ainsi plus dépendant de la ‘bonne volonté’ de vos clients. Même si un client ne transmet pas de documents via des plateformes telles que Billit, Clearfacts ou Billtobox, cela ne posera plus de problème. OkiOki est un assistant actif, et non un portail passif.
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• Transmission intelligente des documents vers le comptable avec un minimum d’effort pour l’entrepreneur : OkiOki demande à l'entrepreneur de vérifier les données OCR des documents et de préciser s'il s'agit d'une facture d'achat ou de vente. Ensuite, ses algorithmes intelligents déterminent automatiquement quand les documents peuvent être transmis au comptable. Cela permet d’impliquer l’entrepreneur directement dans le processus tout en réduisant votre charge de travail en tant que comptable.
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• Déduplication avancée pour éviter les doublons et les erreurs comptables : OkiOki détecte et élimine automatiquement les doublons, qu'il s'agisse de doublons “durs” (fichiers identiques) ou de doublons “souples” (différentes versions d’un même document, comme un fichier UBL et un PDF). Grâce à ce filtrage intelligent, OkiOki évite que des documents en double ou des erreurs se retrouvent dans la comptabilité, garantissant ainsi une base de données plus propre et cohérente.
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• Intégration bancaire directe, sans besoin de comptes tiers compliqués : OkiOki se connecte directement au compte bancaire existant de l’entrepreneur. Les paiements sont effectués via ce compte, ce qui rend toutes les transactions visibles à la fois sur le relevé bancaire et dans les fichiers CODA d’OkiOki. Vous évitez ainsi les complications liées aux comptes tiers, comme c’est souvent le cas avec Billtobox.
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• Solution tout-en-un pour l'administration, la réconciliation bancaire et la facturation électronique : OkiOki combine le traitement des documents, la réconciliation bancaire, la facturation électronique et plus encore dans une interface conviviale. Le tout est proposé à un prix transparent, sans frais supplémentaires comme chez Clearfacts.
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• Soutien à l'entrepreneur pour améliorer l'efficacité du comptable : Les inefficacités dans l'administration proviennent souvent de la transmission incohérente des documents par l'entrepreneur. OkiOki aide à résoudre ce problème de manière proactive. Grâce à une expérience utilisateur intuitive, une liste de tâches pratique et une interface conviviale, OkiOki encourage l’entrepreneur à agir de manière autonome et à soumettre correctement ses documents. Cela permet d'éviter qu'ils deviennent un goulot d'étranglement, de vous faire parvenir les documents dans le bon format et d'accélérer le traitement de vos dossiers.

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De plus, OkiOki propose aux comptables des solutions uniques pour les fichiers CODA, la gestion des cartes de crédit, et une meilleure visibilité sur l'exhaustivité de l'administration de l'entrepreneur.

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OkiOki s’intègre parfaitement au fonctionnement de votre cabinet et est compatible avec tous les logiciels comptables en Belgique. De plus, OkiOki peut être entièrement adapté à l’identité visuelle de votre cabinet, offrant ainsi à vos clients une expérience uniforme et professionnelle.

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Intégration avec tous les logiciels comptables

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• Compatibilité avec tous les logiciels comptables belges : OkiOki génère des fichiers UBL compatibles avec tous les logiciels comptables en Belgique. Le système permet une flexibilité dans l’envoi des documents UBL, ce qui facilite son intégration dans vos processus existants.
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• Conservation de vos méthodes de travail actuelles : OkiOki vous permet de continuer à travailler comme d’habitude. Vous n’avez pas besoin de préparer des écritures dans OkiOki. Vous continuez simplement à utiliser votre logiciel comptable habituel.
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• Une plateforme centrale pour tous vos clients : Si votre cabinet utilise plusieurs logiciels comptables, OkiOki peut servir de plateforme unique de dépôt pour tous vos clients. Vous n’avez ainsi besoin de maîtriser qu’un seul outil, de suivre les mises à jour auprès d’un seul partenaire, et vous économisez du temps dans la formation de vos collaborateurs.

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Identité visuelle personnalisable

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• Votre logo et vos couleurs pour une image cohérente : Vos clients verront toujours votre logo et vos couleurs lorsqu’ils accèdent à OkiOki, assurant ainsi une visibilité constante de l’image de marque de votre cabinet.
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• Personnalisation complète de l’application OkiOki : Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser l’application OkiOki avec votre propre logo et vos couleurs, afin qu’elle corresponde parfaitement à l’identité visuelle de votre cabinet. Cela garantit une expérience professionnelle et cohérente pour vos clients.
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• Connexion directe depuis votre propre site web : Offrez à vos clients un accès à OkiOki via une connexion sur votre propre site internet. Cela renforce l’intégration d’OkiOki dans vos services et en fait une extension naturelle de votre offre.

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OkiOki est entièrement compatible avec le réseau Peppol et prend en charge l’envoi et la réception de factures électroniques. Vos clients sont ainsi préparés pour cette transition numérique tout en respectant les nouvelles exigences légales en matière de facturation.

Enregistrement et identification automatiques

OkiOki permet une identification et un enregistrement automatiques de vos clients sur le réseau Peppol, simplifiant ainsi ce processus. Voici comment cela fonctionne :
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• Vérification automatique de l’identité : OkiOki vérifie l’identité de vos clients (condition nécessaire pour l’envoi de factures électroniques) et leur enregistrement se fait directement via le point d’accès Peppol.
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• Enregistrement sur le point d’accès : OkiOki enregistre vos clients sur son propre point d’accès, ce qui est requis pour la réception des factures électroniques. Cela se fait automatiquement, sans aucune intervention manuelle de votre part ni de celle de vos clients.

Si un client est déjà inscrit sur un autre point d’accès, OkiOki détecte cette situation et guide le client tout au long du changement d’accès. Cela permet d’éviter les doubles enregistrements et garantit un processus fluide et sans interruption.

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Préparez vos clients pour l’avenir

Grâce à OkiOki, vos clients seront parfaitement préparés pour l’obligation légale de la facturation électronique, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026. Ils seront en totale conformité avec la nouvelle législation, tout en bénéficiant des nombreux avantages de la facturation électronique :
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• Un traitement plus rapide : Les factures électroniques sont traitées plus rapidement que les factures papier.
• Moins d’erreurs : La digitalisation réduit considérablement le risque d’erreurs lors de la saisie des données.
• Moins d’administration : Grâce à l’automatisation, il y a moins de tâches manuelles pour vous et vos clients.
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Avec OkiOki, vous assurez à vos clients une transition réussie vers la facturation électronique, tout en simplifiant vos propres processus.

Les entrepreneurs reçoivent des factures par divers canaux, tels que le réseau Peppol, les e-mails, les portails fournisseurs ou encore sous forme de documents papier. Ce processus éparpillé complique la gestion efficace des factures. OkiOki résout ce problème en centralisant automatiquement ce flux de documents, tout en assurant une intégration fluide, sans doublons ni factures manquantes.
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Collecte multicanal: OkiOki collecte automatiquement les documents à partir de plusieurs sources pour offrir une vue complète de l’administration :
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• Pièces jointes dans les e-mails et factures intégrées: OkiOki identifie non seulement les pièces jointes des e-mails, mais également les factures cachées derrière des liens ou les e-mails servant de factures. Aucune facture n’est manquée, peu importe le format ou le mode d’envoi.‍
• Portails fournisseurs: La plateforme se connecte en temps réel aux portails fournisseurs, tels que Total ou Esso Card Online, afin de récupérer les factures, garantissant ainsi une disponibilité immédiate.‍
• Factures internationales et autres documents: Les documents comme les factures internationales, les contrats ou les relevés de dépenses, qui ne transitent pas via Peppol, sont également collectés et traités automatiquement, sans intervention manuelle.
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Éviter les doublons: OkiOki utilise des algorithmes intelligents pour détecter et éliminer les doublons en temps réel :
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• Détection des doublons: Les factures peuvent parfois arriver par plusieurs canaux, tels que l’e-mail et Peppol. OkiOki les identifie automatiquement afin d’éviter un double traitement.
• Élimination automatique: Cette suppression automatique des doublons réduit le risque d’erreurs et garantit une comptabilité précise et à jour.
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Traitement automatisé: Les documents collectés sont convertis en fichiers UBL structurés, prêts à être intégrés dans les logiciels comptables :
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• Flux de documents automatisé: Les factures sont gérées en temps réel dans un espace centralisé, ce qui élimine la nécessité d’une intervention manuelle.
• Gain de temps et d’efficacité: OkiOki permet aux comptables et aux entrepreneurs de gagner du temps et de réduire le travail manuel, tout en maintenant une comptabilité exacte et conforme.

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La précision est essentielle dans l’administration financière. OkiOki utilise des technologies avancées pour assurer un traitement optimal des données, éliminer les doublons et minimiser les erreurs.

• Technologie avancée:
  ‍OkiOki utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’analyse de données avancée pour extraire avec précision les informations, même lorsque les documents sont envoyés dans des formats variés ou sous forme d’images.
  • Avantage : Peu importe le format du document, les informations sont toujours correctement traitées et intégrées.
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• Conversion automatique vers des formats standardisés:
  ‍Tous les documents collectés sont convertis de manière automatique en fichiers UBL (Universal Business Language) standardisés, garantissant ainsi une cohérence totale dans le traitement des documents.
  • Parce que chaque logiciel comptable attend une version spécifique des fichiers UBL, OkiOki adapte automatiquement ces documents en fonction des exigences de votre logiciel comptable.
  • Avantage : Cette compatibilité évite les ajustements manuels et assure une intégration fluide avec vos systèmes comptables.
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• Classification intelligente des documents:
  ‍Grâce à ses algorithmes intelligents, OkiOki identifie automatiquement le type de document (factures d’achat, factures de vente, notes de crédit, reçus, relevés de dépenses, etc.) et les classe dans la bonne catégorie.
  • Avantage : Cela vous permet de gagner du temps et d’assurer que chaque document est classé dans le bon journal, sans nécessiter d’intervention manuelle.
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• Élimination des doublons
  OkiOki détecte et élimine les doublons qui peuvent provenir de différents canaux (e-mail, Peppol, etc.) grâce à des algorithmes de déduplication :
  • Identification en temps réel : OkiOki identifie instantanément les documents en double, garantissant qu’ils ne soient jamais traités plusieurs fois.
  • Avantage : Vous gardez ainsi une administration claire, fiable et exempte d’erreurs liées à des doublons.

Pourquoi choisir OkiOki ?

En utilisant OkiOki, vous bénéficiez d’une gestion des documents automatisée, rapide et précise, tout en évitant les erreurs courantes et les pertes de temps. Vous pouvez vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le conseil financier et le développement de votre entreprise, en toute sérénité.

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À une époque où la protection des données est essentielle, OkiOki veille à ce que toutes les informations soient traitées de manière sécurisée et dans le respect total de la vie privée, tout en optimisant vos processus.
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• ‍Reconnaissance en tant qu’institution financière :
  OkiOki est reconnue par la Banque Nationale de Belgique (BNB) et lui soumet des rapports mensuels. En tant qu’institution accréditée, OkiOki respecte les exigences strictes de la norme ISO27001, qui établit les standards les plus élevés en matière de sécurité de l’information. Cela signifie que toutes les données sont transmises via un protocole de sécurité avancé (TLS), utilisé pour les transactions bancaires, et qu’elles sont ensuite stockées de manière chiffrée dans le cloud sécurisé d’Azure.
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• ‍Audits de sécurité et de protection des données :
  Puisqu’OkiOki s’intègre aux boîtes de messagerie, la plateforme fait l’objet d’audits annuels rigoureux réalisés par Google. Ces contrôles indépendants garantissent qu’OkiOki se conforme en permanence aux normes les plus strictes en matière de sécurité des données et de confidentialité.

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OkiOki et Xerius soutiennent les entrepreneurs et les comptables à travers trois axes : l’éducation, l’activation et l’optimisation, afin de faciliter la transition vers la facturation électronique. De la formation à la mise en place de plans de déploiement, en passant par l’optimisation des processus, nous offrons un accompagnement personnalisé.

Éducation :

• OkiOki propose des formations aux collaborateurs du cabinet ainsi qu’aux clients, pour leur permettre de se familiariser pleinement avec l’utilisation et les avantages de la facturation électronique.
• OkiOki forme les équipes comptables à l’utilisation optimale de la plateforme OkiOki et les accompagne dans l’onboarding de leurs clients.
• Nous organisons également des démonstrations personnalisées pour les cabinets et leurs clients, aussi bien en journée qu’en soirée, afin de garantir un démarrage fluide.

Activation :

• En collaboration avec le cabinet, nous élaborons un plan de lancement et accompagnons sa mise en œuvre.
• Dans le cadre de l’obligation de facturation électronique, nous mettons en place ensemble un plan de déploiement pour 2025, afin de garantir que tous les clients soient utilisateurs actifs d’OkiOki d’ici le 1er janvier 2026 et qu’ils respectent les exigences légales.
• OkiOki aide les entrepreneurs à démarrer avec des brochures informatives, des vidéos en ligne, un portail d’assistance complet et des démonstrations ouvertes toutes les deux semaines.

Optimisation :

• Une fois que vos clients ont commencé, nous vérifions qu’ils utilisent l’outil de façon optimale et les accompagnons si nécessaire.
• OkiOki peut également mettre vos clients et vous en relation avec des assistants virtuels (VA) qui les aident à gérer efficacement leur administration financière.

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