Het waarom van boekhoudportalen

Boekhoudportalen zijn ontstaan in een tijdperk waar de cloud de nieuwe norm was. Ondernemers gingen platformen als Dropbox of Google Drive gebruiken om er hun digitale documenten op te bewaren en met hun accountant te delen. Maar daardoor kreeg de accountant vaak een andere oplossing per ondernemer, wat vooral meerwerk en organisatie met zich meebracht. Een eigen centrale cloudoplossing waar ondernemers hun documenten konden droppen, was dus efficiënter. Dat werd dan ook de voornaamste rol van het boekhoudportaal. Even inloggen, je documenten uploaden en klaar.

Pdf’s in de mailbox kan de ondernemer lokaal bewaren en opladen. Papieren documenten kan hij scannen met zijn smartphone of desktopscanner en vervolgens opladen. Soms biedt het portaal ook een app om documenten te fotograferen en tegelijk te uploaden. En sommige boekhoudpakketten bieden hun gebruikers naast een portaaltoegang ook een gepersonaliseerd e-mailadres waarnaar ze hun digitale facturen kunnen sturen. Het doorsturen van een e-mail met factuur naar dat adres is dan alvast eenvoudiger dan de factuur lokaal te bewaren en te moeten uploaden in een portaal.

Een veranderd landschap

Vandaag zijn papieren facturen nog volop aanwezig. En het digitaliseren van een factuur (door de ondernemer) zal nog een hele tijd noodzakelijk blijven. Denk ook maar aan de vele papieren bonnetjes die we nog ontvangen. Scannen (en uploaden) blijft dus nog steeds een onvermijdelijke stap in het bijhouden vaneen digitale administratie.

Kijken we naar het landschap van de digitale facturen, dan zien we wel veel beweging. Terwijl we vroeger enkel ‘digitale’ facturen als pdf in de mailbox kregen, kijken we nu hoopvol uit naar een 100% echte digitale administratie waarbij facturen in een standaard formaat als UBL en via een netwerk als Peppol circuleren tussen leveranciers en klanten. Maar we zijn nog altijd een heel eind verwijderd van deze standaard. En het zal wachten zijn op een verplichting van de overheid om dit in een stroomversnelling te brengen. Het aandeel UBL-facturen dat via Peppol verstuurd wordt, is op dit moment dan ook nog beperkt. In dit vacuum tussen papieren facturen en UBL-facturen is er een heel andere realiteit ontstaan. Namelijk een ongestructureerde diversiteit aan manieren waarop we alles (al dan niet in pdf-formaat) digitaal uitwisselen.

Pdf facturen in onze mailbox en op portalen

Centraal in deze digitale uitwisseling van pdf facturen staat onze mailbox. En als we vandaag naar onze mailbox kijken, dan zien we 4 manieren waarop facturen tot bij ons komen.

‍

‍

De factuur als bijlage in de email

De pdf factuur zit in bijlage, soms ook samen met een UBL-versie van de factuur. De factuur kan je lokaal bewaren en uploaden in een portaal. Of je kan de e-mail manueel doorsturen naar je persoonlijk e-mailadres in de boekhoudsoftware.

De factuur verstopt achter een link in de email

Nu kan de ondernemer de e-mail niet zomaar doorsturen. De portalen weten hier vandaag geen raad mee. Het manueel downloaden van de factuur, het lokaal bewaren en dan uploaden in het portaal is de enige oplossing. En als je te laat bent, dan is de downloadlink zelfs niet meer geldig en moet je op het leveranciersplatform inloggen om je factuur te kunnen downloaden.Vele leveranciers in telecom en energie doen hieraan mee.

De factuur verstopt op een afgeschermd leveranciersportaal

Leveranciers zoals Belgian Fuel Card (Velocity), Esso Card Online, Parkmobile, ... vragen je vaak standaard om in te loggen op hun portaal. Daar moet je dan op zoek gaan naar de juiste webpagina om vervolgens de factuur te kunnen downloaden. En natuurlijk ook weer uploaden in het boekhoudportaal.

De e-mail die zelf de factuur is

Denk aan de mails van de NMBS, Apple, GooglePlay ... waarbij de e-mail zelf het betaalbewijs of de factuur is. Hier zien we soms verschrikkelijke scenario’s waarbij de ondernemer de e-mail print om hem vervolgens weer te scannen en te uploaden. We gaan dus van digitaal naar analoog en terug naar digitaal. ‘Eenvoudiger’ zou zijn om de mail te bewaren of te printen als pdf en deze vervolgens te uploaden.

‍

Voor de ondernemer is knap lastig geworden. De digitale diversiteit is een stoorzender en werkt contraproductief. De complexiteit en workload gaan omhoog en ondernemers haken af.

In een navraag bij Belgische ondernemers stellen we vast dat maar liefst 47% van de ondervraagden het verzamelen van alle facturen als de grootste uitdaging in hun administratie ervaart. Gevolgd door het overzicht behouden (24%) en het digitaliseren van bonnetjes (14%).

‍

OkiOki to the rescue: Geen gedoe meer met facturen in de mailbox

Boekhoudportalen verwachten van de ondernemers dat ze zelf hun mailbox in het oog houden, tijdig de facturen downloaden, dan inloggen op hun portaal om vervolgens de documenten daar weer te uploaden.

Bij OkiOki gebeurt dit volledig automatisch. OkiOki downloadt alle facturen uit de mailbox. Ze verlost de ondernemer dus van dit lastige karwei. Op die manier zijn de facturen in de mailbox en de motivatie van de ondernemer geen bottleneck meer voor de accountant.

Hoe?

OkiOki integreert rechtstreeks met de mailbox van ondernemers en downloadt daaruit alle facturen. De facturen in bijlage, de facturen achter downloadlinks zoals die van Telenet, de facturen op portalen zoals die van Belgian Fuel Card en de e-mails die een factuur op zich zijn zoals die van de NMBS, Apple en Google.

OkiOki is dan ook niet het zoveelste passieve portaal.
Ze is een actieve assistent, gebouwd voor de ondernemer, geliefd door de accountant.

‍

Ben je ondernemer?

Wil je zelf ervaren hoe OkiOki voor jou als ondernemer het verschil kan maken? Probeer OkiOki dan nu gratis.

Ben je accountant?

Wil jij als accountant van dichtbij kennis maken met de meest efficiënte en effectieve oplossing voor de aanlevering van documenten? Boek een afspraak en laat ons even bijpraten. We luisteren graag naar jouw uitdagingen en tonen je hands-on hoe OkiOki een antwoord biedt.

Download ons ebook

Dit artikel is deel van ons ebook 'De zin en onzin van het boekhoudportaal in pre-accounting'.
Interesse in het volledige ebook? Download het hier.