OkiOki n'est pas seulement votre point d'accès Peppol mais vous aide également à collecter et payer toutes vos factures.
Votre administration est-elle en ordre à 100 % ?
Passer à Smart
OkiOki Smart s'intègre à votre boîte mail et télécharge toutes les factures à partir de là.
Les factures en pièces jointes, les factures derrière des liens de téléchargement comme celles de Telenet, les factures sur des portails comme celles d'EssoCard Online et les e-mails qui sont eux-mêmes une facture comme ceux de la SNCB, d'Apple et de Google.
Trouver une facture en annexe
Si la facture est jointe à l'e-mail, elle la télécharge. Pas plus que ça.
Téléchargement d'une facture derrière un lien
Si la facture est cachée derrière un lien de téléchargement et la facture se trouve sur le site web d'un fournisseur, OkiOki suivra ce lien et téléchargera la facture.
Obtenir une facture derrière un lien avec un login
Si la facture se trouve sur le site web d'un fournisseur avec un login, OkiOki se connectera et téléchargera la facture.
Convertir un e-mail en preuve de paiement
S'il n'y a pas de facture disponible, mais que l'e-mail lui-même est la facture ou le reçu d'achat, OkiOki sauvegardera l'e-mail au format PDF.
Vous pouvez également ajouter des documents manuellement.
Vous pouvez par exemple numériser vos reçus et factures papier avec l'application OkiOki.
Mais vous pouvez également numériser et numériser vos reçus de TVA avec votre scanner de bureau ou votre application de numérisation préférée, puis les envoyer sans effort à OkiOki.
Vous pouvez toujours les envoyer par e-mail à votre adresse e-mail personnelle OkiOki ou les déposer dans un dossier de stockage cloud que vous avez lié à OkiOki.
Photographier
Vous pouvez prendre une photo des factures ou des reçus en papier avec l'application OkiOki.
Envoyer à votre adresse e-mail OkiOki
Une adresse e-mail personnelle OkiOki vous sera attribuée. Tout ce que vous envoyez à cette adresse sera inclus dans OkiOki.
Stockage Cloud
OkiOki s'intègre à Dropbox, OneDrive et Google Drive. Mettez la facture dans votre stockage Cloud et OkiOki la récupérera.
Télécharger
Vous pouvez toujours télécharger vos factures manuellement.
Pour chaque facture, OkiOki crée un code QR que vous voyez sur votre tablette ou votre PC.
Vous pouvez ensuite scanner ce code avec votre application bancaire sur votre smartphone et un virement vous sera préparé avec tous les détails soigneusement renseignés.
OkiOki vous aide non seulement à collecter, mais transmet également automatiquement tous vos documents à votre comptable.
Et puis nous parlons bien de « tous » vos documents. Car grâce à ses liens avec votre(vos) compte(s) bancaire(s) et carte(s) de crédit, elle peut vous indiquer à tout moment quels documents vous manquent encore.
Ainsi, votre administration est toujours en ordre à 100 %.
OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.
OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.
Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...
Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:
Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:
Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.
Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.
Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:
OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.
En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.
Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.
A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.
Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.
Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.
Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.
Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".
OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).
OkiOki lit les données contenues dans vos documents. Pensez au numéro de TVA de la contrepartie, à sa raison sociale, à ses numéros de compte, à son montant... Vous pouvez utiliser toutes ces données comme critères de recherche. En outre, vous pouvez également rechercher les messages et les balises que vous avez joints à un document. Ainsi, vous avez toujours un accès rapide à un document spécifique.
OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.
OkiOki distingue deux types de doublons:
