OkiOki is een woord van de Maori's dat 'Je ontspannen voelen' betekent. En dat ontspannen gevoel willen we met OkiOki iedere ondernemer bieden als het over de financiële administratie gaat. Vandaar ook onze leuze 'I'm feeling OkiOki today' of 'Ik voel me helemaal OkiOki vandaag'.

Zeker. OkiOki weet of een document onbetaald is gebleven en weet welke documenten nog niet bij je accountant zijn geraakt. Samen met OkiOki maak je zo een einde aan onbetaalde facturen, boetes voor laattijdige betalingen of gemiste BTW aftrekken. Daarenboven bespaart OkiOki je heel wat tijd. En tijd is geld. En je privé tijd die je ieder kwartaal investeert in je administratie in plaats van in de fijne dingen des levens, is nog kostbaarder.

OkiOki is vandaag compatibel met elke boekhoudsoftware en elke boekhouder zolang ze je een emailadres van de boekhoudsoftware of sFTP toegang kunnen bieden. Adsolut, Clearfacts, Exact Online, Expert/M, Horus, Octopus, Sage Bob, Winbooks en Yuki zijn slechts enkele van de compatibele programma's. En kan je boekhouder je dit niet bieden, of werkt hij nog op papier, dan kan je in OkiOki altijd nog je documenten downloaden en ze naar je accountant verzenden.

Nee, OkiOki is geen boekhoudprogramma. We noemen het eigenlijk liefst pre-pre-accounting. In de eerste plaats is OkiOki een assistente die de ondernemer helpt om zijn administratie op te volgen. Daarbovenop neemt ze de taak op haar om de administratie door te sturen naar de accountant, waardoor die het dossier sneller up-to-date kan brengen en beter kan adviseren.

Neen, want OkiOki vereist altijd het gebruik van een btw-nummer.

Nee, OkiOki doet geen belastingaangifte, maar ze helpt jou en je accountant wel om de aangifte op tijd in te dienen door je documenten zo snel mogelijk compleet aan je accountant te bezorgen.

Ja! In OkiOki kan je niet alleen verkoopfacturen zien die jezelf hebt toegevoegd of die OkiOki voor jou heeft gevonden. Je kan in OkiOki ook facturen zelf aanmaken en verzenden. Dat kan in enkele eenvoudige stappen:

1. Ga naar je menu, klik op "Documenten" en vervolgens op "Verkoopfacturen".

2. Op deze pagina klik je op "Nieuw’"

3. Dan geef je enkele basisgegevens in en geef je aan of het om een factuur of creditnota gaat.

4. Vervolgens geef je de gegevens van je klant in.

5. Nadien lijst je op wat je gaat factureren. OkiOki berekent voor jou automatisch de totalen op basis van een standaard BTW tarief.

6. Als laatste stap overloop je nog even je betalingsinformatie.

Nadien krijg je van OkiOki een preview van je factuur. Zo ben je zeker dat deze 100% in orde is. En dan rest er alleen nog je factuur te verzenden. De look & feel van je factuur is trouwens personaliseerbaar met je eigen logo en kleuren.

Daarnaast voorzien we op iedere factuur een handige betaalstrook met daarin alle betaalinformatie en een QR code. Zo kunnen jouw klanten je factuur heel makkelijk betalen.

Eenmaal verstuurd zal OkiOki ook voor jou natuurlijk de betaalstatus opvolgen en je via je takenlijstje eraan herinneren of je laattijdige betalers hebt.

Vanuit OkiOki kan je vandaag nog geen automatische betalingsherinneringen sturen voor facturen. Maar aangezien je in OkiOki wel zelf facturen kan opmaken en verzenden, en OkiOki ook toegang heeft tot je huidige uitgaande facturen, kan ze je ook op de hoogte houden van de betaalstatus van facturen. Want voor iedere onbetaalde factuur zal er een transactie ontbreken en OkiOki volgt die voor je op en zet ze in je to-do lijstje.

‍
Er zijn verschillende manieren om vandaag je uitgaande facturen in OkiOki te krijgen:

• Je kan in OkiOki zelf facturen opmaken en verzenden in enkele eenvoudige stappen. Bovendien voorzien we op iedere factuur een handige betaalstrook met daarin alle betaalinformatie en een QR code. Zo kunnen jouw klanten je factuur heel makkelijk betalen.
• Als je je facturen naar je klanten stuurt met het e-mail account dat aan OkiOki is gelinkt, dan pikt OkiOki ze automatisch op.
• Als je ze via je favoriete facturatietool verzendt, dan kan je nog altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in BCC zetten van je mails. En ook dan pikt ze ze op.
• Heb je je uitgaande facturen al ergens in de cloud staan? Link dan deze cloud folder aan OkiOki en opnieuw pikt ze ze automatisch op.
• En wil je echt nog manueel aan de slag, dan kan je ze natuurlijk ook nog steeds manueel opladen in OkiOki.

Klanten van Belfius, KBC, ING en BNPPF kunnen nu ook hun aankoopfacturen betalen in OkiOki door eenvoudig de QR code te scannen. In de komende maanden zullen we onze betaalfunctionaliteit uitbreiden met SEPA betaalbestanden. En ook via rekeningen die je aan OkiOki hebt gelinkt zal je in de toekomst met OkiOki rechtstreeks betalingen kunnen doen.

Ja. Omdat OkiOki je transacties opvolgt, weet ze welke facturen onbetaald zijn gebleven. Zowel je inkomende als uitgaande facturen. Zo vermijd je boetes voor laattijdige betalingen en weet je ook direct welke klanten jou niet tijdig betalen.

Persoonlijke uitgaven betaald met je zakelijke rekening of zakelijke uitgaven betaald met privégelden kan je aldus markeren in OkiOki. Op deze manier weet je accountant steeds wat er op de rekening-courant moet worden geboekt. Trouwens, in OkiOki kan je altijd voor je accountant een mededeling of 'tag' toevoegen aan je transactie of document.

OkiOki linkt met je bankrekening via de 'open banking' standaarden uitgevaardigd door de EU. Hiervoor heeft 33reasons NV, het bedrijf achter OkiOki, een 'PSD2' licentie verkregen van de Nationale Bank van België. Om dit te verkrijgen voldoen we aan strikte voorwaarden omtrent veiligheid en privacy met betrekking tot de data die we verkrijgen, verwerken en bewaren.

‍
In de praktijk zal OkiOki je vanuit de app doorverwijzen naar je online bank. Door middel van Itsme of je bankkaart en bankkaartlezer kan je goedkeuring geven tot het linken van je bankrekening met OkiOki.

OkiOki ondersteunt de meeste Belgische banken:  

• Argenta
• Axa Bank
• Bank de Kremer
• Bank J. Van Breda & C°
• Belfius
• BNP Paribas Fortis
• BPost
• CBC
• Crelan
• Europabank
• Fintro
• Hello bank!
• ING
• KBC
• KBC Brussels
• Keytrade
• Nagelmackers
• Ponto
• Triodos
• VDK Bank

Vind je jouw bank niet terug in het lijstje, geef ons dan even een seintje.

‍

Je kan enkel zichtrekeningen linken met OkiOki.

Nee, voorlopig is dit nog niet mogelijk. Deze rekeningen vallen voorlopig nog buiten de PSD2 regelgeving en worden daardoor nog niet gedeeld door de banken. Ook kredietkaartuitgaven worden nog niet door de banken gedeeld.

De PSD2 verordening schrijft voor dat je als gebruiker iedere 90 dagen de link van je bankrekening met OkiOki moet bevestigen. Van zodra je die termijn bereikt, zal OkiOki je informeren en je uitnodigen om de link met je bankrekening te herbevestigen. Daarvoor volg je dezelfde procedure als bij het initieel linken van je bankrekening. OkiOki verwijst je door naar je online bank waar je via Itsme of via je bankaart en bankkaartlezer je link bevestigd.

Vandaag herkent OkiOki de uitgavenstaten van Mastercard en Visa van de Bank Card Company (BCC).

Ook uitgavenstaten van prepaid kaarten worden door OkiOki herkend. In plaats van een maandelijke afrekening heb je dan individuele stortingen waarmee je je prepaid kaart oplaadt. Deze kan je voorlopig niet aan je kredietkaartoverzicht in OkiOki linken maar je kan deze eenvoudig verwijderen uit je to-do lijst via een automatiseringsregel of je kan ze gewoon met een commentaar of tag op 'Complete' zetten.

Om je kredietkaart uitgavenstaat toe te voegen aan OkiOki, volg je de volgende stappen:

1. Ga naar je menu en kies bij “Documenten” voor “Document uploaden”
2. Kies in je documenten de scan van de uitgavenstaat of de PDF die je van de bank kreeg.
3. Voeg je document toe. OkiOki zal je uitgavenstaat nu verwerken. Dat kan een paar minuten duren omdat ze je document gaat uitlezen.
4. Nadien zal OkiOki de transacties van je uitgavenstaat koppelen aan de bijhorende documenten. Als ze je hulp hierbij nodig heeft, zal ze je dat via je to-do lijstje laten weten.

!Belangrijk: Als je je uitgavenstaat op papier ontvangt, zorg dan voor een kwaliteitsvolle scan. Het uitlezen van de verschillende lijnen vereist namelijk dat het document mooi recht staat op de scan. Zorg er ook voor dat je alle pagina’s van je uitgavenstaat inleest voor het meest correcte resultaat.

Vermoedelijk ontvang je dan één uitgavenstaat met daarin twee afzonderlijke overzichten per kaart. En je hebt maar één transactie op je bankrekening. In dat geval kan je best elk overzicht afzonderlijk aan OkiOki bezorgen. Zo herkent OkiOki ook beide kaarten afzonderlijk en kan ze je afzonderlijke overzichten aanbieden per kaart. Je transactie van de maandelijkse afrekening kan je dan linken aan één van de overzichten.

Ja. Met OkiOki kan je automatiseringsregels instellen voor terugkerende transacties zoals bijvoorbeeld een maandelijkse betaling van je auto leasing. OkiOki kan zo deze maandelijks terugkerende transacties automatische verwerken en weghouden uit je to-do lijstje. Je voegt het leasecontract van je wagen eenmalig toe aan een transactie, je bepaalt in de automatiseringsregel hoe OkiOki iedere terugkerende transactie kan herkennen en vervolgens groepeert OkiOki alle terugkerende transacties samen met je contract. Handig voor jou en je accountant.

OkiOki biedt vandaag ook zelf codabestanden aan op basis van de rekeninginformatie die beschikbaar is via de PSD2. Die codabestanden biedt OkiOki aan aan een extra kost van 1,60 euro per rekening per maand. Omdat alle Belgische Banken vandaag de PSD2 richtlijn moeten volgen, kunnen wij codabestanden aanbieden voor alle Belgische banken, dus ook voor Argenta en AXA. 

Voor sommige ondernemers of accountants kan het wel nog handig zijn om voor bepaalde rekeningen ook gebruik te maken van CodaBox. Banken zijn vandaag namelijk enkel verplicht hun zichtrekeningen te delen onder PSD2, waardoor OkiOki voorlopig enkel codabestanden van zichtrekeningen kan aanbieden. 

In dit artikel vind je nog meer informatie over de OkiOki codabestanden. 

OkiOki heeft logica ingebouwd om dubbele facturen zoveel mogelijk te vermijden.

OkiOki onderscheidt twee soorten duplicaten.

• Fysieke duplicates: documenten die binair exact gelijk zijn. Daarvan wordt enkel de eerst-opgeladen versie bewaard.
• Logische duplicates: documenten die dezelfde ge-extraheerde data hebben, bijvoorbeeld twee individuele scans van hetzelfde document.  Als de OCR data overeenkomt dan worden die documenten aan elkaar gekoppeld in OkiOki. Als je er dan op klikt, kan je zien dat er twee versies van het document aanhangen. Aan de gebruiker om dan te beslissen of het effectief dubbels zijn (en dus delete) of dat het toch om twee verschillende facturen gaat (dus loskoppelen).

‍

OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.

OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.

Elk document waar je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, inclusief contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting...

Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:

• Als je je facturen naar je klanten stuurt met het e-mail account dat aan OkiOki is gelinkt, dan pikt OkiOki ze die automatisch op.
• Als je ze via je favoriete facturatietool verzendt, dan kan je nog altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in BCC zetten van je mails. En ook dan pikt ze je facturen op.
• Heb je je uitgaande facturen al ergens in de cloud staan? Link dan deze cloud folder aan OkiOki en opnieuw pikt ze de facturen automatisch op.
• En wil je echt nog manueel aan de slag, dan kan je ze natuurlijk ook nog steeds manueel opladen in OkiOki.

Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:

• Plaats ze in je cloud opslag folder gelinkt aan OkiOki en zij pikt ze voor je op.
• Verstuur het document naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.

Ja hoor. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity… OkiOki verlost je ook van dit gedoe. Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki.

Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.

Ja, dat kan. Er zijn drie manieren  om dat te doen:

• Neem een foto van het document met de OkiOki app.
• Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
• Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki e-mailadres.

OkiOki aanvaardt de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.

Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.

Als je accountant je OkiOki aanbiedt dan is er daarentegen nooit een limiet op het aantal documenten.

Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de werking van OkiOki.

In OkiOki kan je op elk moment je documenten op 3 manieren downloaden.

Eén specifiek document downloaden

Iedere document kan je afzonderlijk downloaden via de download feature in het document ‘overflow’ menu.

Een reeks specifieke documenten downloaden

Wil je een bepaalde reeks documenten downloaden, dan doe je dat via je documentenlijst. Daarin kan je meerdere documenten tegelijk selecteren en vervolgens downloaden. Je kan natuurlijk ook zoeken of filteren in je documentenlijst en alle resulterende documenten tegelijk selecteren en downloaden.

Een volledig archief downloaden

En tenslotte kan je via het menu ‘Archief downloaden’ al je documenten per maand, kwartaal of jaar downloaden.

‍

Je kan je documenten downloaden per maand, kwartaal of jaar en krijgt ze samen in een zip bestand, zowel in PDF als UBL formaat.

OkiOki leest de data in jouw documenten. Denk aan het BTW nummer van de tegenpartij, hun bedrijfsnaam, de rekeningnummers, het bedrag…. Je kan al deze data gebruiken als zoekcriteria. Daar bovenop kan je ook zoeken op de mededelingen en tags die je aan een document hebt gehangen. Zo heb je altijd snel toegang tot een specifiek document.

Zakelijke uitgaven die je met privé geld (cash of via een persoonlijke bankrekening) hebt betaald, kan OkiOki nooit traceren via je zakelijke banktransacties. In zo'n geval markeer je het document als betaald met 'privé geld' en zo kan je accountant deze uitgave op je rekening-courant boeken.

OkiOki maakt een link op basis van 3 criteria: het bedrag, de tegenpartij en de datum. Als 2 van deze 3 criteria matchen, dan legt OkiOki de link.

Niet gelinkte documenten en transacties verschijnen op je to-do lijstje. Er zijn verschillende redenen mogelijk waarom OkiOki de link niet kan leggen en waarom ze dan ook jouw hulp nodig heeft.

Een document kan ontbreken omwille van volgende redenen:

• Het is een papieren document en je hebt het nog niet gefotografeerd en opgeladen. Typische voorbeelden zijn restaurantbonnetjes en parkingtickets. En sommige telecom- of energieleveranciers sturen je misschien ook nog hun facturen op papier. Dan wordt het tijd om deze digitaal aan te vragen. Onze how-to YouTube filmpjes leggen je uit hoe je van de belangrijkste leveranciers facturen in je mailbox kan krijgen.
• De uitgave heeft geen betrekking op je bedrijf en je hebt het document dan ook niet nodig voor je administratie. In dat geval laat je OkiOki gewoon weten dat het een ‘privé uitgave' was. Je accountant boekt deze uitgave dan op je rekening courant.
• Er is gewoon geen document beschikbaar. Denk aan bankkosten, interesten of geldopnames. OkiOki filtert deze zoveel mogelijk weg voor jou. Mocht ze er toch eentje over het hoofd zien, dan mag je haar altijd aangeven dat het zo'n type van transactie is.

Een transactie kan ontbreken omwille van volgende redenen:

• De factuur is nog niet betaald. Dan kan je in OkiOki een betalingsherinnering zetten. Klanten van Belfius, KBC, ING en BNPPF kunnen nu ook hun aankoopfacturen betalen in OkiOki zelf door eenvoudig de QR code te scannen.
• Je hebt de zakelijke uitgave betaald met privé geld (cash of via je persoonlijke zichtrekening). Dan markeer je het document als betaald met 'privé geld'. Je accountant boekt dit document dan op je rekening-courant.
• Je hebt de zakelijke uitgave met cash betaald, in dit geval cash dat je van je zakelijk rekening hebt afgehaald of dat je hebt ontvangen van klanten. Dan zal OkiOki ook nooit een transactie terugvinden en laat je haar weten dat het document met 'Cash' is betaald.
• Het document is geen factuur of bonnetje en er is geen transactie mee gemoeid, maar je wil het document wel in OkiOki bewaren als een archief. Denk aan contracten, jaarverslagen... Geen probleem om die in OkiOki te bewaren. Je markeert ze dan als 'Geen factuur of bonnetje'.

Het boeken van deelbetalingen is iets wat niet automatisch gaat. Er is daar te veel kans dat we een fout maken die in het nadeel van onze gebruikers speelt.

Wat je wel kan doen is het volgende:

1. Je hebt een factuur ontvangen/gestuurd twv bedrag 1000 euro. Die zit in OkiOki in je to-do lijst (er is namelijk geen betaling gevonden die er bij past).

2. Daarop wordt een deel betaald (bijvoorbeeld een voorschot) van 400 euro. Die transactie staat ook op je to-do lijst (er is immers geen document gevonden dat met dat bedrag overeenkomt.)

3. Jij kan die twee manueel aan elkaar koppelen:

• Ga naar de transactie
• Kies “Naar de boeking” op het shortcut menu
• Op het detail kies je het “+” icoon bij "Documenten"
• Selecteer daar uit de lijst de factuur van 1000 euro
• Koppel die aan de transactie

4. Je komt nu terug op het transactiedetail (boekingsscherm) en je zal zien dat het document en de transactie daar zijn gekoppeld.

Nu heb je twee opties: Ofwel wil je dat het document voorlopig van je to-do lijst verdwijnt (dan moet je snoozen) ofwel hou je het document met incomplete transactie op je to-do lijst.

1. Als je op het boekingsscherm kiest voor: "Voorlopig OK" (= Bewaren (maar nog niet Klaar!)) dan staat de ‘Incomplete’ match op je to-do lijst en kan je die aanvullen met het resterende bedrag wanneer het binnenkomt.

2. Als je weet wanneer de tweede transactie aankomt (bv. over twee weken) dan kan je op het detail scherm, bovenaan rechts kiezen voor “Snooze”. Stel daar de periode in waarin dit document (+transactie) van je to-do lijst mag worden gehouden. Bevestig die datum en druk dan op “Voorlopig OK” en dan staat dat document voor eventjes niet meer bij je taken.

‍

Een booking is de plaats waar transacties en documenten samenkomen als ze zijn gelinkt. Je kan mededelingen en tags toekennen aan boekingen zodat je de bijhorende transacties en documenten makkelijk kan terugvinden via onze zoekmotor.

Zeker. Op een boeking kunnen meerdere transacties en documenten staan. Om precies te zijn, kan een boeking bestaan uit:

• één transactie.
• één document.
• meerdere transacties.
• meerdere documenten.
• één of meerdere transacties gecombineerd met één of meerdere documenten.

Zo kan je bijvoorbeeld

• een factuur, een creditnota en een transactie combineren.
• een Paypal bonnetje en de bijhorende factuur combineren.
• een factuur, twee betalingen en een terugbetaling combineren, in het geval je de factuur twee keer had betaald.

Je kan je extra transacties of documenten toevoegen aan een boeking door op '+ Toevoegen' te klikken naast 'Transacties' of 'Documenten', afhankelijk van wat je net wilt toevoegen aan de boeking.

Als je accountant je OkiOki heeft aangeboden, dan hebben zij ook real-time toegang tot jouw gegevens. Zij ontvangen dan automatisch je documenten en indien ze meer info nodig hebben dan kunnen ze je boekingen in OkiOki raadplegen en kijken of je hen een mededeling hebt achtergelaten.

Als je zelf OkiOki hebt aangeschaft, dan kan je OkiOki nog steeds linken met je accountant en met hun boekhoudprogramma.. Dat kan via je persoonlijke e-mailadres in het boekhoudprogramma of via sFTP. Jij beslist, in samenspraak met je accountant. En als je accountant je geen van beide kan bieden, dan kan je altijd nog je documenten downloaden en naar je accountant doorsturen.

Ja. Als je accountant je OkiOki heeft aangeboden dan heeft je accountant toegang tot je gegevens. Zo zien ze welke transacties en welke documenten gelinkt zijn en kunnen ze ook steeds je mededelingen en tags consulteren.

Ja. Als je accountant je OkiOki heeft aangeboden dan kan je accountant ook je transacties zien. Als je een vennootschap hebt dan heeft je accountant sowieso al toegang tot je transacties, via Codabox of je rekeninguittreksels. Heb je geen vennootschap en ben je een 'natuurlijk persoon' met een btw-nummer dan heeft je accountant niet altijd toegang tot je transacties. Maar inzicht in je transacties kan hen wel helpen om je btw-aangifte verder te optimaliseren en je beter te adviseren. En daarvoor kunnen ze dan OkiOki gebruiken.

OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma via je persoonlijke e-mailadres van het betreffende programma of via sFTP.

Er zijn 2 manieren waarop documenten bij je accountant terecht kunnen komen

OkiOki stuurt het automatisch door

OkiOki stuurt je document automatisch door naar je accountant, zodra ze weet dat het document relevant is voor de boekhouding. Dat gebeurt meestal in 3 gevallen:

• Als OkiOki een document kan matchen met een transactie.
• Als het om een verkoopfactuur gaat.
• Als OkiOki zelf kan herkennen dat het om een document gaat dat is betaald met kredietkaart of domiciliëring. Dan snoozet ze het document en stuurt ze het door naar je accountant.

OkiOki stuurt het door na jouw tussenkomst

Dit komt voor als OkiOki niet zeker weet of een document naar je boekhouder mag omdat ze zelf geen transactie vindt. Dan zal OkiOki het document op je takenlijstje zetten en is het aan jou om aan te geven of en hoe die factuur is betaald. Zodra jij een van de volgende acties onderneemt, stuurt OkiOki het document door naar jouw boekhouder:

• Je zet een betaalherinnering.
• Je geeft aan dat het document met kredietkaart, privé geld of cash geld is betaald.
• Je snoozet een document.

Verwijder je een document, dan verzendt OkiOki het natuurlijk niet naar je accountant.

Je kan bovendien ook instellen dat je documenten altijd pas naar je accountant gaan als jij het zelf aangeeft. Dit is handig als je een analytische boekhouding hebt en je bijvoorbeeld bij ieder document voor je accountant wil aangeven op welke vestiging of project dit document ze dit mogen boeken.

Zeker. OkiOki is er om jouw administratie in orde te houden en om je geld en tijd te besparen. En OkiOki kan jouw documenten nog steeds aanleveren aan je accountant via het e-mailadres in je boekhoudsoftware. Indien je accountant je geen e-mailadres kan aanbieden om zo de documenten te versturen, dan kan je aan het einde van het kwartaal nog altijd je documenten downloaden en ze zelf naar je accountant verzenden.

Er zijn 2 manieren om dit te weten:

Ja dat kan je. Je hebt enkel een btw nummer nodig. Als natuurlijk persoon OkiOki gebruiken heeft ook zo zijn voordelen. Accountants hebben namelijk niet altijd toegang tot de transacties van natuurlijke personen en dus kunnen ze je niet helpen met het opvolgen van je documenten. Ze kunnen dus enkel vertrouwen op hetgeen jij hen bezorgt en als jij iets vergeet dan kunnen zij het ook niet inbrengen in je btw-aangifte. En zo verlies je geld. OkiOki volgt daarom jouw transacties op en zorgt ervoor dat alle documenten op tijd bij je accountant liggen.

Op dit moment laat OkiOki maar één gebruiker per bedrijf toe. Maar je kan altijd een 'gebruiker' delen met je collega's zodat jullie samen aan jullie administratie kunnen werken. Daarom is het net zo handig om als gebruikersnaam een algemeen e-mailadres zoals bijvoorbeeld hello@mijnbedrijf.be te gebruiken.

Je OkiOki account is gelinkt aan je btw-nummer. Dus twee btw-nummers betekent twee OkiOki accounts. Zo houd je beide administraties altijd netjes gescheiden.

Om OkiOki te gebruiken dien je over een werkende internet/data verbinding te beschikken en dien je te beschikken over één van de onderstaande web browsers.

De browser is het programma dat je toelaat om op het internet te surfen. De meest gebruikte zijn: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge (de opvolger van Microsoft Internet Explorer) en Apple Safari.  

Belangrijk: voor het koppelen van je bankrekening, dien je te voldoen aan de technische vereisten van je online bankomgeving. Bekijk die voorwaarden op de website van je bank.

OkiOki wordt getest op de laatste versies van deze browsers.

• Edge: de meest recente versie Edge (laatste officiële versie van Microsoft)
• Safari: de hoogste versie (laatste officiële versie van Apple)
• Firefox: de laatste versie (laatste officiële versie van Mozilla)
• Google Chrome: de laatste versie (laatste officiële versie van Google)

Om de versie te weten van jouw browser, open je het programma en klik je op de ‘Help’-tab in het menu. Klik daarna op ‘Over Edge’ of ‘Over Firefox’ of 'Over Safari' of ‘Over Chrome’. Op dat moment verschijnen de naam en de versie van je browser op het scherm.

Aanbevolen schermresolutie: 1024 x 768 (16 bits kleurdiepte) of hoger

Opgelet! Gebruik liefst altijd de meest recente softwareversie. Oude versies van besturingssystemen en/of browsers gebruiken soms verouderde modules of technologie. Daarvoor is er geen ondersteuning.

Het koppelen van een bankrekening is een vereiste voor OkiOki om correct te functioneren.

• Jij moet nagaan hoe jouw bank je toestaat om te koppelen.
• Als een bankkaart niet vereist is om een verbinding te maken, kan je OkiOki koppelen zonder bankkaart.

Als de bank een bankkaart vereist dan is dit op dit moment onmogelijk.

‍

Op het moment van je aanmelding bij OkiOki moet je onze privacy policy en onze gebruiksvoorwaarden accepteren. Deze policies geven een volledig beeld van hoe we met je gegevens omgaan. We hebben OkiOki opgezet in lijn met de meest recente veiligheidsstandaarden en voldoen aan alle regels en voorschriften rond gegevensbescherming en veilige klantauthenticatie.

33reasons NV, het bedrijf achter OkiOki, is erkend door de Nationale Bank van België als betalingsinstelling en staat onder hun toezicht. Ook worden we jaarlijks geaudit door Google op het vlak van onze veiligheidsstandaarden.

Zo kan OkiOki in alle veiligheid en privacy jouw zichtrekeningen en mailboxen verwerken en je administratieve leven vergemakkelijken.

Neen, OkiOki vereist vandaag geen tweestapsverificatie of twee-factor-authenticatie.

Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap, zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

Als je je verkoopfacturen opmaakt in een online facturatieprogramma dan laten die programma's je meestal toe om een e-mailadres in BCC te zetten als je een factuur verstuurt. Als je het e-mailadres van de mailbox gelinkt aan OkiOki of je OkiOki e-mailadres in BCC zet, dan vindt OkiOki een kopie van deze e-mail en zal ze je uitgaande factuur ook automatisch opnemen.

Lees hier hoe je OkiOki het makkelijkst integreert met jouw online facturatiesoftware:

• Eenvoudig Factureren
• Factuursturen
• Simpla
• Comanage
• MyFact
• SimplyBooks

Daarnaast heeft OkiOki ook een eigen facturatiemodule, waar je in enkele eenvoudige stappen zelf facturen kan aanmaken en verzenden. Op iedere factuur voorzien we ook een handige betaalstrook met daarin alle betaalinformatie en een QR code. Zo kunnen jouw klanten je factuur heel makkelijk betalen.

Op dit moment integreren we niet met Codabox. OkiOki haalt je transacties rechtstreeks op bij je bank via de open banking PSD2 protocollen.