Je takenlijstje, de graadmeter van het OkiOki gevoel

OkiOKi wil jou zoveel mogelijk ontzorgen van je financiële administratie. Zij houdt het overzicht zodat jij kan je administratie mentaal kan loslaten en aan haar toevertrouwen. Soms heeft ze toch je hulp nodig en gaat ze met jou in interactie. Dat doet ze via jouw takenlijstje.

Je OkiOki takenlijstje

Dus het enige wat jij moet doen, is je takenlijstje in het oog houden. En zelfs daar helpt ze je mee door je een wekelijkse herinnneringsemail te sturen. Geen zorgen, je bepaalt zelf wanneer in de week je die email het liefst ontvangt. En is er een dringende taak, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van een betaling, dan krijg je daarvoor een aparte email. Zo ben je nooit te laat met je betalingen.

Je wekelijkse OkiOki herinneringsemail


OkiOKi heeft je hulp nodig in 4 gevallen:

Te betalen facturen

Vindt OkiOki een factuur die je nog niet hebt betaald, dan geeft ze je de kans via jouw takenlijstje om hiervoor een betalingsherinnering te zetten. Op de vervaldatum van de betalingsherinnering zet ze de te betalen factuur dan ook opnieuw bovenaan je lijstje en krijg je een herinneringsmail. Kwestie van hier nooit te laat mee te zijn en onnodige boetes te vermijden.

Btw in de toekomst zal je met OkiOki ook je betalingen kunnen doen en dit via de rekeningen die je aan OkiOki hebt gelinkt.

Een betalingsherinnering zetten voor nog te betalen facturen

Ontbrekende documenten

OkiOki zit vol van slimmigheden om zoveel mogelijk facturen automatisch te verzamelen. Uit je mailbox of cloud opslag, maar ook via rechtsteekse integratie met jouw leveranciers zoals bijvoorbeeld je sociaal secretariaat of de leverancier van je tankkaart. Maar niet alle facturen komen vandaag op deze wijze bij jou terecht. Je ontvangt vermoedelijk nog steeds papieren facturen. En denk ook maar even aan je restaurantbonnetjes en parkingtickets. Die ga je dus zelf aan OkiOki moeten bezorgen.

Omdat OkiOki je banktransacties opvolgt en zo weet welke documenten je in je administratie moet hebben, gaat ze de transacties zonder bijhorend document mee op je takenlijstje zetten. Slim, niet?

Tip: Als je van je papieren facturen af wil, wees dan niet verlegen om je leveranciers om digitale facturen te vragen. Meestal hebben ze die wel voorhanden en is het voor hen geen moeite om ze je die te bezorgen. Daarenboven hebben we enkele how-to YouTube filmpjes voor je klaar waarin we je uitleggen hoe je van de belangrijkste leveranciers hun facturen toch in je mailbox kan krijgen.

Een ontbrekend document uploaden of fotograferen

Soms kan het ook gebeuren dat een bepaalde banktransactie geen document vereist. Als je bijvoorbeeld een persoonlijke uitgave met je zakelijke bankrekening hebt gedaan, dan heeft je administratie hier geen document nodig. Maar je accountant moet wel weten dat het over een persoonlijke uitgave gaat. En dat kan je handig aangeven via OkiOki.

Andere uitgaven zonder document zijn bankkosten, interesten, geldopnames of -stortingen. OkiOki filtert deze zoveel mogelijk weg voor jou. Mocht ze er toch eentje over het hoofd zien, dan mag je haar altijd aangeven dat het zo'n type van transactie is.

Persoonlijke uitgaven die je met je zakelijke bankrekening hebt betaald, markeer je als ‘Persoonlijke uitgave’. Bankkosten of -intresten en geldopnames of -stortingen die OkiOki over het hoofd heeft gezien, kan je ook markeren.

Betalingen met cash of privé geld

Betaal je een uitgave met cash of via je persoonlijke zichtrekening dan gaat OkiOki (of je accountant) wel het document maar nooit een transactie terugvinden. Ook dit kan je eenvoudig via OkiOki aan je accountant laten weten. Daarom zet ze deze documenten ook op je takenlijstje.

Een zakelijke uitgave betaald met privé geld (cash of via je persoonlijke zichtrekening) markeer je eenvoudig weg als betaald met 'privé geld'. Je accountant boekt dit document dan op je rekening courant.

Een zakelijke uitgave betaald met cash (dat je van je zakelijk rekening hebt afgehaald of dat je hebt ontvangen van klanten) markeer je als betaald met 'Cash'.

Uitgaven betaald met privé geld of cash zal OkiOki nooit kunnen terugvinden tussen je banktransacties. Aan jou dus om dit even aan te geven.

Niet-financiële documenten

Ook documenten die geen factuur of bonnetje zijn kan je in OkiOki archiveren. Denk aan attesten voor je personenbelasting, contracten, jaarverslagen, ... Omdat OkiOki ze niet kan matchen met een transactie, zet ze ze ook op je takenlijstje. Je markeert ze dan als 'Geen factuur of bonnetje'.

Sommige documenten zoals attesten moeten ook naar je accountant of wil je gewoon in OkiOki bewaren. OkiOki haalt ze van je takenlijstje en archiveert ze. Voeg een tag toe om ze later makkelijk terug te vinden.


Je ziet het, OkiOki kan veel automatiseren. Maar om je administratie helemaal op punt te krijgen heeft ze, net zoals jouw accountant, soms info van je nodig. En daarvoor is er je takenlijstje. Staat je lijstje op 0, dan is je administratie ook helemaal op orde. En dat noemen we het OkiOki gevoel.

Eenmaal je takenlijst op nul, dan weet je dat je administratie helemaal op orde is. En dat noemen we het OkiOki gevoel.

Probeer nu alle voordelen van OkiOki gedurende 30 dagen gratis.

Go
7,99/m
excl. BTW
1 bank connectie
1 email connectie
1 cloud connectie
25 documenten/m
€ 0.50/extra document
Start nu 30 dagen gratis
Meest gevraagd
Grow
16,99/m
excl. BTW
2 bank connecties
2 email connecties
2 cloud connecties
70 documenten/m
€ 0.30/extra document
Start nu 30 dagen gratis
Scale
39,99/m
excl. BTW
3 bank connecties
3 email connecties
3 cloud connecties
200 documenten/m
€ 0.20/extra document
Start nu 30 dagen gratis

Vaak gestelde vragen over het takenlijstje

Waar komt de naam OkiOki vandaan?

OkiOki is een woord van de Maori's dat 'Je ontspannen voelen' betekent. En dat ontspannen gevoel willen we met OkiOki iedere ondernemer bieden als het over de financiële administratie gaat. Vandaar ook onze leuze 'I'm feeling OkiOki today' of 'Ik voel me helemaal OkiOki vandaag'.

Wat gebeurt er als OkiOki een document niet kan linken met een transactie?

Niet gelinkte documenten en transacties verschijnen op je todo-lijstje. Er zijn verschillende redenen mogelijk waarom OkiOki de link niet kan leggen en waarom ze dan ook jouw hulp nodig heeft.

Een document kan ontbreken omwille van volgende redenen:

  • het is een papieren document en je hebt het nog niet gefotografeerd en opgeladen. Typische voorbeelden zijn restaurantbonnetjes en parkingtickets. En sommige telco- of energieleveranciers sturen je misschien ook nog hun facturen op papier. Dan wordt het tijd om deze digitaal aan te vragen. Onze how-to YouTube filmpjes leggen je uit hoe je van de belangrijkste leveranciers hun facturen in je mailbox kan krijgen.
  • De uitgave heeft geen betrekking op je bedrijf en je hebt het document dan ook niet nodig voor je administratie. In dat gevallaat je OkiOki gewoon weten dat het een ‘privé uitgave' was. Je accountant boekt deze uitgave dan op je rekening courant.
  • Er is gewoon geen document beschikbaar. Denk aan bankkosten, interesten of geldopnames. OkiOki filter deze zoveel mogelijk weg voor jou. Mocht ze er toch eentje over het hoofd zien, dan mag je haar altijd aangeven dat het zo'n type van transactie is.

En een transactie kan ontbreken omwille van volgende redenen:

  • De factuur is nog niet betaald. Dan kan je in OkiOki een betalingsherinnering zetten. En in de toekomst zal je deze facturen ook rechtstreeks vanuit OkiOki kunnen betalen.
  • Je hebt de zakelijke uitgave betaald met privé geld (cash of via je persoonlijke zichtrekening). Dan markeer je het document als betaald met 'privé geld'. Je accountant boekt dit document dan op je rekening courant.
  • Je hebt de zakelijke uitgave met cash betaald, in dit geval cash dat je van je zakelijk rekening hebt afgehaald of dat je hebt ontvangen van klanten. Dan zal OkiOki ook nooit een transactie terugvinden en laat je haar weten dat het document met 'Cash' is betaald.
  • Het document is geen factuur of bonnetje en er is geen transactie mee gemoeid. Maar je wil het document wel in OkiOki bewaren als een archief. Denk aan contracten, jaarverslagen, ... Geen probleem om die in OkiOki te bewaren. Je markeert ze dan als 'Geen factuur of bonnetje'.

Helpt OkiOki me geld besparen?

Zeker. OkiOki weet of een document onbetaald is gebleven. En weet welke documenten nog niet bij je accountant zijn geraakt. Samen met OkiOki maak je zo een einde aan onbetaalde facturen, boetes voor laattijdige betalingen of gemiste BTW aftrekken. Daarenboven bespaart OkiOki je heel wat tijd. En tijd is geld. En je privé tijd die je ieder kwartaal investeert in je administratie in plaats van in de fijne dingen des levens, is nog kostbaarder.

Hoe zie ik of een transactie compleet is?

Wanneer een document of een verrichting wordt toegevoegd, verschijnt het op uw takenlijst zonder een kleurmarkering.

Wanneer een verrichting automatisch aan een document koppelt, kan je dit zien aan een "mintgroene" lijn.

Een blauw/paarse lijn verschijnt wanneer de koppeling nog niet is voltooid.

Hoe ga ik om met deelbetalingen?

Het boeken van deelbetalingen is iets wat niet automatisch gaat. Er is daar te veel kans dat we een fout maken die in het nadeel van onze gebruikers speelt.

Wat je wel kan doen is het volgende:

1. Je hebt een factuur ontvangen/gestuurd twv bedrag 1000EUR => die zit in OkiOki in je Todo lijst (er is namelijk geen betaling gevonden die er bij past).

2. Daarop wordt een deel betaald (bijv. voorschot) van 400EUR => die transactie staat ook op je Todo lijst (er is immers geen document gevonden dat met dat bedrag overeenkomt.)

3. Jij kan die twee manueel aan elkaar koppelen:

  • Ga naar de transactie
  • Kies “naar de boeking” op het shortcut menu
  • Op het detail kies je het “+” icoon bij Documenten
  • Selecteer daar uit de lijst de factuur van 1000EUR
  • Koppel die aan de transactie

4. Je komt nu terug op het transactiedetail (boekingsscherm) en je zal zien dat het document en de transactie daar zijn gekoppeld.

Nu heb je twee opties: Ofwel wil je dat het document voorlopig van je todo lijst verdwijnt (dan moet je snoozen) ofwel hou je het document met incomplete transactie op je todo lijst.

1. Als je op het boekingsscherm kiest voor: Voorlopig OK (= Bewaren (maar nog niet Klaar!)) dan staat de ‘Incomplete’ match op je todo lijst en kan je die aanvullen met het resterende bedrag wanneer het binnenkomt.

2. Als je weet wanneer de tweede transactie aankomt (e.g over twee weken) dan kan je op het detail scherm, bovenaan rechts kiezen voor “Snooze”, stel daar  de periode in waarin dit document (+transactie) van je todo lijst mag worden gehouden. Bevestig die datum en druk dan op “Voorlopig OK” en dan staat dat document voor eventjes niet meer bij je taken.

Wat met mijn bankkosten?

Jouw bank zal jouw rekening crediteren met bankkosten of jouw rente debiteren.

Er is geen document om dat te staven.

Dus om dit als gedaan te markeren:

  • Klik op de transactie (via het snel menu)
  • Kies voor "bankkosten of rente"
  • Markeer het als "Gedaan"
  • Op deze manier haal je het van je to-do lijst

Hoe de startdatum van to-do lijst aanpassen in OkiOki?

Dat er niets op jouw takenlijst tevoorschijn komt, komt doordat de startdatum van jouw takenlijst standaard is ingesteld op de dag van jouw registratie bij OkiOki.

Je kan de startdatum van jouw takenlijst aanpassen via:

  • Ga naar je 'Menu
  • Ga naar 'je account'
  • Ga naar 'instellingen'
  • Je kan de startdatum aanpassen onder het eerste veld: "Verberg transacties en documenten in mijn to-dolijt als ze ouder zijn dan onderstaande datum.".

Kan ik mijn kredietkaart settlement transactie ook manueel linken aan mijn kredietkaart uitgavenstaat?

Je kan de transactie koppelen via het detail van je uitgavenstaat:

  1. Ga naar de 'menu'
  2. Kies voor 'rekeningen en kaarten'
  3. kies voor je 'kredietkaart'
  4. Selecteer de eerste uitgavenstaat
  5. Scroll tot aan: "Jouw kredietkaart-afrekening"
  6. Klik op "transactie zoeken".

Daar kan je dan de transactie koppelen en is de kaart afgewerkt.

Wat doet OkiOki met zakelijke transacties die eigenlijk voor privédoeleinden zijn gebruikt?

Soms betaal je wel eens een privé-uitgave via je zakelijke rekening. In zo'n geval bezorg je je accountant meestal niet de bijhorende factuur of rekening gezien die niet in je boekhouding thuishoort. Dergelijke transactie markeer je in OkiOki als 'Privé-uitgave'. je accountant boekt deze transactie dan op de rekening-courant.

Wat doe ik met uitgaven betaald met kredietkaart?

Als er een document in je lijst staat dat met kredietkaart is betaald, maar je hebt de uitgavenstaat waar het opstaat nog niet ontvangen:

  1. Ga dan naar het document
  2. Kies (shortcut menu) “Snooze”
  3. Kies de optie: tot volgende kredietkaart uitgavenstaat.
  4. Dan verdwijnt dat document tot je je volgende uitgavenstaat oplaadt.

Kan ik manueel documenten aan OkiOki toevoegen?

Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:

  • Neem een foto van het document met de OkiOki app.
  • Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
  • Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki emailadres.

Wat doe ik met een kredietkaart uitgave?

  1. Upload jouw "Uitgavenstaat" (deze krijg je van de bank).
  2. Download het handmatig
  3. Upload het in OkiOki.
  4. De verklaring verschijnt in OkiOki (Menu > Rekeningen en Kaarten).

Nu dat je de uitgavenstaat hebt geüpload, kan je de individuele regels met documenten matchen.

Hoe gaat OkiOki om met de rekening-courant?

Persoonlijke uitgaven betaald met je zakelijke rekening of zakelijke uitgaven betaald met privégelden kan je aldus markeren in OkiOki. Op deze manier weet je accountant steeds wat er op de rekening-courant moet worden geboekt. Btw, in OkiOki kan je altijd voor je accountant een mededeling of 'tag' toevoegen aan je transactie of document.

Ik heb een transactie, die regelmatig terugkeert (e.g maandelijks), waarvoor ik geen document ontvang of waarvoor ik éénmalig een document heb ontvangen. Hoe ga ik daarmee om in OkiOki?

Daarvoor kan je een automatiseringsregel voor terugkerende transacties gebruiken. Daarvoor:

  1. Ga je naar de transactie van je loon (of van het ziekenhuis) op je todo lijst
  2. Klik je erop
  3. In het shortcut menu onderaan kies je voor "Terugkerende transactie"
  4. Selecteer als tegenpartij je eigen rekening
  5. Vink de andere zaken af.
  6. Dan voeg in het volgende scherm een commentaar toe en kies dan voor "Klaar!"

Op deze manier worden alle transacties met die tegenpartij automatisch uit je todo lijst gehouden.

Wat doe ik met zakelijke facturen of bonnetjes die ik met privé geld heb betaald?

Zakelijke uitgaven die je met privé geld (cash of via een persoonlijke bankrekening) hebt betaald, kan OkiOki nooit traceren via je zakelijke banktransacties. In zo'n geval markeer je het document als betaald met 'privé geld' en zo kan je accountant deze uitgave op je rekening courant boeken.