OkiOKi wil jou zoveel mogelijk ontzorgen van je financiële administratie. Zij houdt het overzicht zodat jij je administratie mentaal kan loslaten en aan haar kan toevertrouwen. Soms heeft ze toch je hulp nodig en gaat ze met jou in interactie. Dat doet ze via jouw takenlijstje.
Het enige wat jij dus moet doen, is je takenlijstje in het oog houden. En zelfs daar helpt ze je mee door je hieraan wekelijkse te herinneren via e-mail. Geen zorgen, je bepaalt zelf wanneer in de week je die e-mail het liefst ontvangt. En is er een dringende taak, zoals het uitvoeren van een betaling, dan krijg je daarvoor een aparte e-mail. Zo ben je nooit te laat met je betalingen.
OkiOKi heeft je hulp nodig in 4 gevallen:
Vindt OkiOki een factuur die je nog niet hebt betaald, dan geeft ze je de kans via jouw takenlijstje om hiervoor een betalingsherinnering te zetten. Op de vervaldatum van de betalingsherinnering zet ze de te betalen factuur dan ook opnieuw bovenaan je lijstje en krijg je een herinneringsmail. Kwestie van hier nooit te laat mee te zijn en onnodige boetes te vermijden.
Trouwens, klanten van Belfius, KBC, ING en BNPPF kunnen nu ook hun aankoopfacturen betalen in OkiOki door eenvoudig de QR code te scannen. In de komende maanden zullen we onze betaalfunctionaliteit uitbreiden met SEPA betaalbestanden. En ook via rekeningen die je aan OkiOki hebt gelinkt zal je in de toekomst met OkiOki rechtstreeks betalingen kunnen doen.
OkiOki zit vol van slimmigheden om zoveel mogelijk facturen automatisch te verzamelen. Uit je mailbox of cloud opslag, maar ook via rechtsteekse integratie met jouw leveranciers zoals bijvoorbeeld je sociaal secretariaat of de leverancier van je tankkaart. Maar niet alle facturen komen vandaag op deze wijze bij jou terecht. Je ontvangt vermoedelijk nog steeds papieren facturen. En denk ook maar even aan je restaurantbonnetjes en parkingtickets. Die ga je dus zelf aan OkiOki moeten bezorgen.
Omdat OkiOki je banktransacties opvolgt en zo weet welke documenten je in je administratie moet hebben, gaat ze de transacties zonder bijhorend document mee op je takenlijstje zetten. Slim, niet?
Tip: Als je van je papieren facturen af wil, wees dan niet verlegen om je leveranciers om digitale facturen te vragen. Meestal hebben ze die wel voorhanden en is het voor hen geen moeite om ze je die te bezorgen. Daarenboven hebben we enkele how-to YouTube filmpjes voor je klaar waarin we je uitleggen hoe je van de belangrijkste leveranciers hun facturen toch in je mailbox kan krijgen.
Soms kan het ook gebeuren dat een bepaalde banktransactie geen document vereist. Als je bijvoorbeeld een persoonlijke uitgave met je zakelijke bankrekening hebt gedaan, dan heeft je administratie hier geen document nodig. Maar je accountant moet wel weten dat het over een persoonlijke uitgave gaat. En dat kan je handig aangeven via OkiOki.
Andere uitgaven zonder document zijn bankkosten, interesten, geldopnames of -stortingen. OkiOki filtert deze zoveel mogelijk weg voor jou. Mocht ze er toch eentje over het hoofd zien, dan mag je haar altijd aangeven dat het zo'n type van transactie is.
Betaal je een uitgave met cash of via je persoonlijke zichtrekening dan gaat OkiOki (of je accountant) wel het document maar nooit een transactie terugvinden. Ook dit kan je eenvoudig via OkiOki aan je accountant laten weten. Daarom zet ze deze documenten ook op je takenlijstje.
Een zakelijke uitgave betaald met privé geld (cash of via je persoonlijke zichtrekening) markeer je eenvoudig weg als betaald met 'Privé geld'. Je accountant boekt dit document dan op je rekening courant.
Een zakelijke uitgave betaald met cash (dat je van je zakelijk rekening hebt afgehaald of dat je hebt ontvangen van klanten) markeer je als betaald met 'Cash'.
Ook documenten die geen factuur of bonnetje zijn kan je in OkiOki archiveren. Denk aan attesten voor je personenbelasting, contracten, jaarverslagen... Omdat OkiOki ze niet kan matchen met een transactie, zet ze ze ook op je takenlijstje. Je markeert ze dan als 'Geen factuur of bonnetje'.
Je ziet het, OkiOki kan veel automatiseren. Maar om je administratie helemaal op punt te krijgen heeft ze, net zoals jouw accountant, soms info van je nodig. En daarvoor is er je takenlijstje. Staat je lijstje op 0, dan is je administratie ook helemaal op orde. En dat noemen we het OkiOki gevoel.
OkiOki is een woord van de Maori's dat 'Je ontspannen voelen' betekent. En dat ontspannen gevoel willen we met OkiOki iedere ondernemer bieden als het over de financiële administratie gaat. Vandaar ook onze leuze 'I'm feeling OkiOki today' of 'Ik voel me helemaal OkiOki vandaag'.
Zeker. OkiOki weet of een document onbetaald is gebleven en weet welke documenten nog niet bij je accountant zijn geraakt. Samen met OkiOki maak je zo een einde aan onbetaalde facturen, boetes voor laattijdige betalingen of gemiste BTW aftrekken. Daarenboven bespaart OkiOki je heel wat tijd. En tijd is geld. En je privé tijd die je ieder kwartaal investeert in je administratie in plaats van in de fijne dingen des levens, is nog kostbaarder.
Niet gelinkte documenten en transacties verschijnen op je to-do lijstje. Er zijn verschillende redenen mogelijk waarom OkiOki de link niet kan leggen en waarom ze dan ook jouw hulp nodig heeft.
Een document kan ontbreken omwille van volgende redenen:
Een transactie kan ontbreken omwille van volgende redenen:
Het boeken van deelbetalingen is iets wat niet automatisch gaat. Er is daar te veel kans dat we een fout maken die in het nadeel van onze gebruikers speelt.
Wat je wel kan doen is het volgende:
1. Je hebt een factuur ontvangen/gestuurd twv bedrag 1000 euro. Die zit in OkiOki in je to-do lijst (er is namelijk geen betaling gevonden die er bij past).
2. Daarop wordt een deel betaald (bijvoorbeeld een voorschot) van 400 euro. Die transactie staat ook op je to-do lijst (er is immers geen document gevonden dat met dat bedrag overeenkomt.)
3. Jij kan die twee manueel aan elkaar koppelen:
4. Je komt nu terug op het transactiedetail (boekingsscherm) en je zal zien dat het document en de transactie daar zijn gekoppeld.
Nu heb je twee opties: Ofwel wil je dat het document voorlopig van je to-do lijst verdwijnt (dan moet je snoozen) ofwel hou je het document met incomplete transactie op je to-do lijst.
1. Als je op het boekingsscherm kiest voor: "Voorlopig OK" (= Bewaren (maar nog niet Klaar!)) dan staat de ‘Incomplete’ match op je to-do lijst en kan je die aanvullen met het resterende bedrag wanneer het binnenkomt.
2. Als je weet wanneer de tweede transactie aankomt (bv. over twee weken) dan kan je op het detail scherm, bovenaan rechts kiezen voor “Snooze”. Stel daar de periode in waarin dit document (+transactie) van je to-do lijst mag worden gehouden. Bevestig die datum en druk dan op “Voorlopig OK” en dan staat dat document voor eventjes niet meer bij je taken.
Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:
Persoonlijke uitgaven betaald met je zakelijke rekening of zakelijke uitgaven betaald met privégelden kan je aldus markeren in OkiOki. Op deze manier weet je accountant steeds wat er op de rekening-courant moet worden geboekt. Trouwens, in OkiOki kan je altijd voor je accountant een mededeling of 'tag' toevoegen aan je transactie of document.
Zakelijke uitgaven die je met privé geld (cash of via een persoonlijke bankrekening) hebt betaald, kan OkiOki nooit traceren via je zakelijke banktransacties. In zo'n geval markeer je het document als betaald met 'privé geld' en zo kan je accountant deze uitgave op je rekening-courant boeken.
Volg ons en blijf up-to-date
