Gedaan met het zoeken naar facturen en bonnetjes. OkiOki verzamelt de documenten voor jou.

OkiOki wil zoveel mogelijk het proces van het zoeken en downloaden van facturen maar ook het bezorgen van deze facturen aan je accountant, automatiseren. En met automatiseren streven we dan ook naar zo weinig mogelijk manuele en mentale moeite voor jou. Een groot deel van de administratieve rompslomp wordt veroorzaakt door het feit dat digitale facturen ook her en der in de digitale wereld verspreid zitten. Sommige facturen zitten in je mailbox, andere op de website van je leverancier, of in Doccle of Zoomit bijvoorbeeld. En ja, een groot deel van de facturen ontvang je vermoedelijk nog op papier. Daarover later meer.

Maximale automatisatie, in alle veiligheid

OkiOki kan voor jou pas maximaal automatiseren als je bereid bent wat controle op te geven en te vertrouwen op de kracht van OkiOki. Want één van de grote voordelen van OkiOki is nl. het feit dat ze zelf je mailbox in het oog houdt en achter je facturen aan gaat. Voor een maximale automatisatie link je dan ook best je mailbox met OkiOki.

Link je mailbox met OkiOki

‘Is dat wel veilig’ vraag je je misschien af? OkiOki hanteert strikte regels met betrekking tot je data privacy en veilheid. Een samenvatting én de fijne details vind je hiervan in onze privacy policy en onze gebruiksvoorwaarden. Daar bovenop is OkiOki, na een strenge controle, ook gecertificeerd door Google.

Zo kan OkiOki in alle veiligheid integreren met de belangrijkste internationale en Belgische email leveranciers. In het geval je je leverancier niet vindt in het OkiOki lijstje, dan kan je altijd je mailbox nog via IMAP linken met OkiOki. Hierover meer in onze FAQ.

Eenmaal je mailbox met OkiOki gelinkt, dan volgt ze zowel je inkomende als uitgaande email op. Door het opvolgen van je inkomende emails vind OkiOki je inkomende facturen. Je uitgaande facturen vindt ze dan meestal via je uitgaande emails, op voorwaarde natuurlijk dat je deze facturen ook via deze mailbox verstuurt. Mocht je gebruik maken van specifieke facturatiesoftware, dan kan je altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in (B)CC zetten zodat ze deze facturen dan via je inkomende mails kan oppikken.

Hoe vindt en download OkiOki de juiste facturen en bonnen?

Eerst en vooral evalueert OkiOki of een email relevant is voor je administratie en bepaalt ze hoe de factuur moet downloaden. Hiervoor vergelijkt ze het onderwerp of de inhoud van de email met een set van regels. Vindt ze hier een positieve match, dan download ze je factuur één van de volgende manieren:

OkiOki verzamelt facturen uit je mailbox op 4 slimme manieren

Toch een factuur gemist?

Mocht ze toch een factuur over het hoofd zien, dan kan je die altijd zelf nog aan haar bezorgen op een van volgende manieren:

Andere manieren waarop OkiOki facturen en bonnetjes kan ontvangen: mailbox, cloudopslag, doorsturen naar je OkiOki emailadres, uploaden of fotograferen

Meer dan enkel verzamelen

Eenmaal OkiOki de factuur heeft gedownload, leest ze deze uit (OCR) en interpreteert en verrijkt ze de data. Daarna bewaart ze de factuur in je documenten archief. Zo kan je altijd en overal je facturen raadplegen en heb je een backup voor de komende jaren.

Vervolgens zal OkiOKi de factuur matchen met je banktransacties. Indien ze een corresponderende banktransactie heeft gevonden, stuurt ze de factuur onder de vorm van een UBL (digitale factuur) naar je accountant. In het geval ze geen match vindt, dan heeft ze vermoedelijk je hulp nodig en ze ze de factuur op je takenlijstje.


Je ziet het, OkiOki gaat aardig aan de slag voor jou om al je facturen te verzamelen. Dit maakt haar uniek en alleen al daarom zou je met haar aan de slag willen.

Probeer nu alle voordelen van OkiOki gedurende 30 dagen gratis.

Go
7,99/m
excl. BTW
1 bank connectie
1 email connectie
1 cloud connectie
25 documenten/m
€ 0.50/extra document
Start nu 30 dagen gratis
Meest gevraagd
Grow
16,99/m
excl. BTW
2 bank connecties
2 email connecties
2 cloud connecties
70 documenten/m
€ 0.30/extra document
Start nu 30 dagen gratis
Scale
39,99/m
excl. BTW
3 bank connecties
3 email connecties
3 cloud connecties
200 documenten/m
€ 0.20/extra document
Start nu 30 dagen gratis

Vaak gestelde vragen over het verzamelen van je facturen

Integreert OkiOki met Peppol?

Op dit moment integreren we nog niet met Peppol. Dit staat wel op onze roadmap. Zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

Hoe geraakt OkiOki aan mijn documenten?

OkiOki haalt documenten automatisch op uit je mailbox of je uit een folder van je cloud opslagruimte. En je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki door een foto te maken met de OkiOki app, een digitaal document te uploaden naar OkiOki of een digitaal document te forwarden naar je persoonlijke OkiOki emailadres.

Welke mailboxen ondersteunt OkiOki?

OkiOki integreert met Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be en met iedere mailbox die een IMAP verbinding ondersteunt.

Kan ik enkel facturen en bonnetjes bewaren in OkiOki?

Elk document dat je graag overal en altijd toegang toe hebt en dat naar je accountant moet, kan je bewaren in OkiOki. Zo wordt ze je one-stop-shop voor je financiële paperassen, incl. contracten, overeenkomsten, attesten voor de personenbelasting, ...

De facturen van de vorige maanden zijn niet ingelezen in OkiOki, hoe komt dat?

Wij volgen je e-mail account pas op vanaf het moment dat je hem koppelt met OkiOki.

Wij gaan in de mailbox niet in het verleden zoeken, om niet te veel kosten te veroorzaken omwille van docs die misschien niet meer nodig zijn (want reeds op de vroegere manier aan de accountant bezorgd).

De beste manier om die in OkiOki te krijgen is ze te forwarden naar hun OkiOki mailbox ( XXXXXXXXXXX@okioki.app ).

Wat met mijn bankkosten?

Jouw bank zal jouw rekening crediteren met bankkosten of jouw rente debiteren.

Er is geen document om dat te staven.

Dus om dit als gedaan te markeren:

  • Klik op de transactie (via het snel menu)
  • Kies voor "bankkosten of rente"
  • Markeer het als "Gedaan"
  • Op deze manier haal je het van je to-do lijst

Hoe krijg ik mijn uitgaande facturen in OkiOki?

Je hebt vandaag verschillende opties om je uitgaande facturen in OkiOki te integreren:

  • Als je je facturen naar je klanten stuurt met de email account die aan OkiOki is gelinkt, dan pikt OkiOki ze automatisch op.
  • Als je ze via je favoriete facturatietool verzendt, dan kan je nog altijd je emailadres dat gelinkt is aan OkiOki in BCC zetten van je mails. En ook dan pikt ze je facturen op.
  • Heb je je uitgaande facturen al ergens in de cloud staan? Link dan deze cloud folder aan OkiOki en opnieuw pikt ze ze automatisch op.
  • En wil je echt nog manueel aan de slag ;-), dan kan je ze natuurlijk ook nog steeds manueel opladen in OkiOki

Hoe de startdatum van to-do lijst aanpassen in OkiOki?

Dat er niets op jouw takenlijst tevoorschijn komt, komt doordat de startdatum van jouw takenlijst standaard is ingesteld op de dag van jouw registratie bij OkiOki.

Je kan de startdatum van jouw takenlijst aanpassen via:

  • Ga naar je 'Menu
  • Ga naar 'je account'
  • Ga naar 'instellingen'
  • Je kan de startdatum aanpassen onder het eerste veld: "Verberg transacties en documenten in mijn to-dolijt als ze ouder zijn dan onderstaande datum.".

Hoe verzendt OkiOki documenten naar mijn accountant?

OkiOki vertaalt jouw documenten naar echte digitale facturen (UBL bestanden zoals ze ook wel genoemd worden). En ze verstuurt deze rechtstreeks naar het boekhoudprogramma. Via je persoonlijke emailadres van het betreffende programma of via sFTP.

Kan ik zelf kiezen welke documenten OkiOki uit mijn mailbox oppikt?

Nee. OkiOki gebruikt haar eigen intelligentie om te beslissen welke e-mails en documenten relevant zijn voor jouw administratie. Probeer haar maar eens uit. Je zal zien dat ze er best wel goed in is. Er zullen altijd wel documenten zijn die je absoluut in OkiOki wil hebben maar die misschien niets of minder met je financiële administratie te maken hebben. Deze kan je op twee manieren 'doorduwen' naar OkiOki:

  • Plaats ze in je cloud opslag folder gelinkt aan OkiOki en zij pikt ze voor je op.
  • Of verstuur het document naar je persoonlijke OkiOki emailadres.

Ik heb twee folders waarbinnen facturen staan op mijn cloud storage. Kan ik die in één keer toevoegen of moet ik die apart koppelen?

Beide zijn mogelijk:

  • Ofwel koppel je een hogerliggende folder (en monitoren we die folder én zijn subfolders).
  • Ofwel koppel je twee individuele folders (en monitoren we die apart, incl. hun subfolders).

Hoe kan ik mijn uitgavenstaat aan OkiOki bezorgen?

Ontvang je je uitgavenstaat reeds in een digitaal formaat (PDF) van je bank? Dan kan je deze op de volgende manieren aan OkiOki bezorgen:

  • Je kan ze opladen via de de 'Add document' knop op je OkiOki dashboard.
  • Je kan ze emailen naar je persoonlijke OkiOki emailadres.
  • Je kan OkiOki ze laten oppikken in je gelinkte cloud opslag.
  • Ontvang je je uitgavenstaat nog op papier dan kan je deze altijd fotograferen met de OkiOki app, ook via de 'Add document' knop. Indien je je papieren uitgavenstaat digitaliseert met een een andere scan app of met een printer/scanner, dan kan je ook een van bovenstaande manieren gebruiken om het gescande digitale document aan OkiOki te bezorgen.

Wanneer verzend OkiOki mijn documenten naar mijn accountant?

Van zodra OkiOki zelf een document met een transactie heeft kunnen linken, verzendt ze het naar je accountant. Indien ze toch je hulp nodig heeft en het document staat in je todo-lijstje, dan zal ze het pas versturen van zodra je het document 'geaccepteerd' hebt. Dit laat je toe om documenten die toch niet relevant zouden zijn voor je administratie eerst te verwijderen zodat deze niet naar je accountant gaan.

Kan OkiOki me helpen met facturen die ik moet downloaden van een leverancierswebsite?

Ja hoor. En goede vraag. Veel leveranciers verwachten dat je inlogt op hun website om daar je factuur te downloaden. Denk maar aan leveranciers als Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity, … Maar OkiOki verlost je ook van dit gedoe.  Als je je gebruikersnaam en paswoord toevertrouwt aan OkiOki dan zal zij op regelmatige tijdstippen inloggen in deze website en je facturen voor je downloaden. Dit is een van de grote sterktes van OkiOki. Noot: OkiOki volgt de meest recente veiligheidsstandaarden. De inloggegevens die je in OkiOki bewaart, zijn enkel bereikbaar voor jou en OkiOki. Zelfs het OkiOki support team heeft geen toegang tot jouw gegevens.

Kan ik manueel documenten aan OkiOki toevoegen?

Ja, dat kan. Er zijn drie manieren om dat te doen:

  • Neem een foto van het document met de OkiOki app.
  • Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
  • Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki emailadres.

Welke bestandsformaten aanvaardt OkiOki?

OkiOki kan overweg met de volgende bestandsformaten: bmp, gif, jpeg, pdf, png en tiff.

Ben ik beperkt in het aantal documenten dat ik kan toevoegen aan OkiOki?

Afhankelijk van je OkiOki abonnement heb je 25, 70 of 200 documenten per maand die je vrij kan opladen in OkiOki. Ga je hierboven dan rekenen we een kost per document aan. Maar je kan zoveel documenten beheren in OkiOki als je zelf wil.

Is er een maximale bestandsgrootte voor documenten?

Nee, er is geen limiet op de bestandsgrootte. Maar zware bestanden vragen meer tijd om te uploaden en kunnen dus wel impact hebben op de performantie van OkiOki

Kan ik mijn documenten terug downloaden?

Op elk moment kan je al je documenten in OkiOki downloaden. Je kan ze downloaden per maand, kwartaal of jaar. En krijgt ze mooi tezamen in een zipje, zowel in PDF als UBL formaat.

Ik heb een transactie, die regelmatig terugkeert (e.g maandelijks), waarvoor ik geen document ontvang of waarvoor ik éénmalig een document heb ontvangen. Hoe ga ik daarmee om in OkiOki?

Daarvoor kan je een automatiseringsregel voor terugkerende transacties gebruiken. Daarvoor:

  1. Ga je naar de transactie van je loon (of van het ziekenhuis) op je todo lijst
  2. Klik je erop
  3. In het shortcut menu onderaan kies je voor "Terugkerende transactie"
  4. Selecteer als tegenpartij je eigen rekening
  5. Vink de andere zaken af.
  6. Dan voeg in het volgende scherm een commentaar toe en kies dan voor "Klaar!"

Op deze manier worden alle transacties met die tegenpartij automatisch uit je todo lijst gehouden.