Votre liste des tâches définira la mesure du sentiment OkiOki

OkiOki veut vous soulager le plus possible de votre administration financière. Elle garde une vue d'ensemble afin que mentalement vous puissiez vous détacher de votre administration et la lui confier. Parfois, OkiOki a encore besoin de votre aide et interagit avec vous. Elle le fait par le biais de votre liste des tâches.

Je OkiOki takenlijstje

Il vous suffit donc juste de garder un œil sur votre liste des tâches. Et OkiOki vous y aidera en vous envoyant un courriel de rappel hebdomadaire. Ne vous inquiétez pas, c'est vous qui décidez quand, dans la semaine, vous préférez recevoir ce courriel. Et s'il s'agit d'une tâche urgente, comme par exemple effectuer un paiement, vous recevrez un courriel séparé pour cela. De cette façon, vous ne serez jamais en retard dans vos paiements.

Je wekelijkse OkiOki herinneringsemail


OkiOki a besoin de votre aide dans 4 cas différents:

Factures à payer

Si OkiOki trouve une facture que vous n'avez pas encore payée, elle vous donnera la possibilité d'établir un rappel de paiement via votre liste de tâches. À la date d'échéance du rappel de paiement, elle remettra la facture en tête de votre liste et vous recevrez un courriel de rappel. Question de ne jamais être trop tard et d’éviter les amendes inutiles. À l'avenir, vous pourrez également effectuer vos paiements avec OkiOki via les comptes que vous avez liés à OkiOki.

Een betalingsherinnering zetten voor nog te betalen facturen

Documents manquants

OkiOki est plein d'ingéniosité pour collecter automatiquement le plus grand nombre de factures possible. Depuis votre boîte mails ou votre stockage cloud, mais aussi via une intégration directe avec vos fournisseurs tels que votre secrétariat social ou le fournisseur de votre carte de carburant. Mais toutes les factures ne vous parviennent pas de cette manière aujourd'hui. Vous recevrez probablement encore des factures papier. Et n'oubliez pas vos reçus de restaurant et vos tickets de parking. Vous devrez donc les envoyer vous-même à OkiOki.

Comme OkiOki surveille vos transactions bancaires et sait quels documents vous devez avoir dans votre administration, il inscrira les transactions sans le document d'accompagnement sur votre liste de tâches. Intelligent, n'est-ce pas ?

Conseil : si vous voulez vous débarrasser de vos factures papier, n'hésitez pas à demander à vos fournisseurs des factures numériques. En général, ils les ont à disposition et il n'y a aucun problème pour qu'ils vous les envoient. En outre, nous avons préparé des vidéos pratiques sur YouTube dans lesquelles nous vous expliquons comment vous pouvez obtenir vos factures des principaux fournisseurs dans votre boîte mails.

Een ontbrekend document uploaden of fotograferen

Il peut aussi arriver qu'une certaine transaction bancaire ne nécessite pas de document. Par exemple, si vous avez effectué une dépense personnelle avec votre compte bancaire professionnel, votre administration n'exige pas de document ici. Mais votre comptable doit savoir qu'il s'agit d'une dépense personnelle. Et vous pouvez l'indiquer de manière pratique via OkiOki.

Les autres dépenses sans document sont les frais bancaires, les intérêts, les retraits ou les dépôts. OkiOki les filtre autant que possible pour vous. Si elle en oublie une, vous pouvez toujours l'informer de quel type de transaction il s’agit.

Persoonlijke uitgaven die je met je zakelijke bankrekening hebt betaald, markeer je als ‘Persoonlijke uitgave’. Bankkosten of -intresten en geldopnames of -stortingen die OkiOki over het hoofd heeft gezien, kan je ook markeren.

Paiements en espèces par la société ou avec votre argent privé

Si vous payez une dépense en liquide ou via votre compte courant personnel, OkiOki (ou votre comptable) retrouvera le document mais jamais la transaction. Vous pouvez également facilement le faire savoir à votre comptable via OkiOki. C'est pourquoi OkiOki met ces documents sur votre liste des tâches.

Une dépense professionnelle payée avec de l'argent privé (en espèces ou via votre compte courant personnel) est simplement marquée comme étant payée avec de « l'argent privé ». Votre comptable inscrira ensuite ce document sur votre compte courant.

Une dépense professionnelle payée en espèces (que vous avez retirée de votre compte professionnel ou que vous avez reçue de clients) est marquée comme étant payée en « espèces ».

Uitgaven betaald met privé geld of cash zal OkiOki nooit kunnen terugvinden tussen je banktransacties. Aan jou dus om dit even aan te geven.

Documents non-financiers

Les documents qui ne sont pas des factures ou des reçus peuvent également être archivés dans OkiOki. Pensez aux certificats pour votre impôt sur le revenu, aux contrats, aux rapports annuels, ... Comme OkiOki ne peut pas les faire correspondre à une transaction, ils peuvent également être inscrits sur votre liste de tâches. Ils seront marqués comme "Pas de facture ou de reçu".

Sommige documenten zoals attesten moeten ook naar je accountant of wil je gewoon in OkiOki bewaren. OkiOki haalt ze van je takenlijstje en archiveert ze. Voeg een tag toe om ze later makkelijk terug te vinden.


Comme vous pouvez le voir, OkiOki peut automatiser beaucoup de choses. Mais pour garder votre administration à jour, tout comme votre comptable, OkiOki a parfois besoin d'informations de votre part. C’est la raison pour laquelle votre liste des tâches existe. Si votre liste est à 0, cela veut dire que votre administration est en ordre. Et c'est ce que nous appelons le sentiment OkiOki.

Eenmaal je takenlijst op nul, dan weet je dat je administratie helemaal op orde is. En dat noemen we het OkiOki gevoel.

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Foire aux questions sur la liste des tâches

D'où vient le nom OkiOki?

OkiOki est un mot Maoris qui signifie "se sentir détendu". Et avec OkiOki, nous voulons offrir ce sentiment de détente à chaque entrepreneur lorsqu'il s'agit d'administration financière. D'où, notre slogan "I'm feeling OkiOki today" ou "I feel all OkiOki today".

OkiOki m'aidera-t-elle à économiser de l'argent?

C'est sûr. OkiOki sait si un document reste impayé. Elle sait ceux qui ne sont pas encore parvenus à votre comptable. Avec OkiOki, vous pouvez mettre fin aux factures impayées, aux amendes pour retard de paiement ou déduire la TVA non payée. De plus, OkiOki vous fait gagner beaucoup de temps. Le temps, c'est de l'argent. Et votre temps privé, que vous investissez chaque trimestre dans votre administration plutôt que dans les plusbelles choses de la vie, est encore plus précieux.

Que se passe-t-il si OkiOki ne peut pas lier un document à une transaction?

Les documents et les transactions non liés apparaîtront sur votre liste de tâches. Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles OkiOki ne peut pas établir le lien et pourquoi elle a besoin de votre aide.

Un document peut manquer pour les raisons suivantes:

  • Il s'agit d'un document en papier et vous ne l'avez pas encore photographié et téléchargé. Les exemples typiques sont les reçus de restaurant et les tickets de parking. Et certains fournisseurs de services de télécommunications ou d'énergie peuvent également vous envoyer leurs factures sur papier. Il est alors temps de les demander par voie numérique. Nos vidéos "how-to YouTube" expliquent comment obtenir les factures de vos principaux fournisseurs dans votre boîte mails.
  • La publication ne concerne pas votre entreprise et vous n'avez pas besoin du document pour votre administration. Dans ce cas, il suffit de faire savoir à OkiOki qu'il s'agit d'une"question privée". Votre comptable comptabilisera ensuite cette dépense sur votre compte courant.
  • Il n'y a tout simplement aucun document disponible. Pensez aux frais bancaires, aux intérêts ou aux retraits d'espèces. OkiOki les filtrera pour vous autant que possible. Si elle en oublie un, vous pouvez toujours lui dire de quel type de transaction il s’agit.

Une transaction peut être manquante pour les raisons suivantes:

  • La facture n'a pas encore été payée. Vouspouvez ensuite mettre un rappel de paiement dans OkiOki. À l'avenir, vous pourrez également payer ces factures directement depuis OkiOki.
  • Vous avez payé les frais professionnels avec de l'argent privé (en espèces ou via votre compte courant personnel). Vous marquez le document comme ayant été payé avec de "l'argent privé". Votre comptable enregistrera ensuite ce document sur votre compte courant.
  • Vous avez payé les frais professionnels en espèces, en l'occurrence en espèces que vous avez retirées de votre compte professionnel ou que vous avez reçues de clients. Dans ce cas, OkiOki ne trouvera jamais de transaction et vous lui ferez savoir que le document a été payé en "liquide".
  • Le document n'est pas une facture ou un reçu et il n'y a pas de transaction. Mais vous souhaitez conserver le document dans OkiOki en tant qu'archive. Pensez aux contrats, aux rapports annuels, ...Pas de problème pour les garder dans OkiOki. Vous les marquez comme "Pas de facture ou de reçu".

Comment puis-je voir si une transaction est complete?

Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.

Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Comment traiter les paiements partiels?

L'enregistrement des paiements partiels n'est pas automatique. Il y a trop de risques de faire une erreur qui joue en défaveur de nos utilisateurs.

Ce que vous pouvez faire est le suivant:

1. Vous avez reçu/envoyé une facture d'un montant de 1000 euro. Celle-ci figure dans votre liste de tâches dans OkiOki (aucun paiement correspondant n'a été trouvé).

2. Vous en avez payé une partie (par exemple un acompte) pour 400 euro. Cette transaction est également sur votre liste de tâches (car aucun document correspondant à ce montant n'a été trouvé).

3. Vous pouvez relier manuellement les deux:

  • Allez dans transaction  
  • Choisissez "Vers la réservation" dans le menu
  • Dans le détail, choisissez l'icône "+" sous "Documents"
  • Sélectionnez dans la liste la facture de 1000 euro
  • Liez-la à la transaction.

4. Vous allez maintenant revenir au détail de la transaction (écran de réservation) et vous verrez que le document et la transaction y sont liés.

Maintenant, vous avez deux options: Soit vous voulez que le document disparaisse de votre liste de tâches (vous devez alors le mettre en pause), soit vous gardez le document avec une transaction incomplète sur votre liste de tâches.

1. Si vous choisissez pour: "Provisoirement OK" (= Garder (mais pas encore Fait !)), alors la correspondance "Incomplet" est sur votre liste de tâches et vous pouvez la compléter avec le montant restant quand il arrive.

2. Si vous savez que la deuxième transaction est prévue (par exemple, dans deux semaines), vous pouvez aller dans l'écran de détails, en haut à droite, choisir "Mettre en pause" et définir la période pendant laquelle ce document (+transaction) peut être retiré de votre liste de tâches. Confirmez cette date, puis appuyez sur "Temporairement OK". Ce document sera alors retiré de votre liste de tâches pour un certain temps.

Comment puis-je définir la date de début de ma liste de tâches dans OkiOki?

OkiOki essaie de traiter votre administration pour vous autant que possible, mais elle a parfois besoin de votre aide. Et pour cela, elle a préparé une liste de tâches pour vous. Dans cette liste, vous trouverez les documents pour lesquels il manque une transaction ou les transactions pour lesquelles il manque un document.

La première fois que vous commencez à travailler avec OkiOki, il est préférable de décider à partir de quel jour vous voulez que OkiOki vous suive. Est-ce à partir du jour où vous commencez à utiliser OkiOki ou plutôt au début du mois ou du trimestre? Ce jour est appelé la date de début de votre liste de tâches. Vous pouvez revenir en arrière jusqu'à 90 jours. OkiOki va commencer à collecter toutes vos transactions bancaires jusqu'à 90 jours dans le passé.

Plus vous remontez dans le temps, plus vous pouvez vous attendre à plusieurs tâches sur votre liste de tâches.

Vous pouvez ajuster cette date de début dans vos paramètres:

  • Allez dans votre menu
  • Allez dans "Votre compte"
  • Allez dans "Paramètres"
  • Vous pouvez modifier la date de début dans le premier champ "Afficher les transactions et les documents dans ma liste de tâches à partir de la date ci-dessous"

Puis-je également relier manuellement ma transaction de règlement par carte de crédit à mon relevé de carte de crédit?

Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:

  1. Aller dans votre 'Menu'
  2. Choisissez pour 'Comptes et cartes'
  3. Choisissez 'Votre carte de crédit'
  4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses qui s'y trouve
  5. Faites défiler jusqu'à "Votre relevé de carte de crédit"
  6. Cliquez sur "Trouver la transaction"

Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.

Que fait OkiOki des transactions commerciales qui ont effectivement été utilisées à des fins privées?

Il arrive que vous payez une dépense privée par le biais de votre compte professionnel. Dans ce cas, vous ne fournissez généralement pas à votre comptable la facture ou le compte correspondant car il n'a pas sa place dans votre comptabilité. Vous marquez une telle transaction dans OkiOki comme "Dépenses privées". Votre comptable enregistrera ensuite cette transaction sur le compte courant.

Que dois-je faire des dépenses payées par carte de crédit?

S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.

Comment procéder?

1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.

2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".

Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!

OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.

Puis-je ajouter manuellement des documents dans OkiOki?

Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:

  • Prenez une photo du document avec l'application OkiOki.
  • Chargez un document numérique existant(image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans OkiOki.
  • Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

Comment OkiOki gère-t-elle le compte courant?

Vous pouvez marquer les dépenses personnelles payées avec votre compte professionnel ou les dépenses professionnelles payées avec des fonds privés dans OkiOki. Ainsi, votre comptable sait toujours ce qui doit être comptabilisé sur le compte courant.  

Dans OkiOki, vous pouvez toujours ajouter un avis ou une "étiquette" à votre transaction ou document pour votre comptable.

J'ai une transaction, qui revient régulièrement (par exemple tous les mois), pour laquelle je ne reçois pas de document ou pour laquelle j'ai reçu un document qu'une seule fois. Comment puis-je gérer cela dans OkiOki?

Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:

  1. Allez à votre transaction sur votre liste de tâches
  2. Cliquez dessus
  3. Dans le menu contextuel en bas choisissez "Transaction récurrentes"
  4. Sélectionnez comme contrepartie votre propre compte  
  5. Décrochez les autres
  6. Dans l'écran suivant vous pouvez ajouter un commentaire et puis choisissez "Terminé"

De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.

Que dois-je faire des factures ou reçus d'entreprise que j'ai payés avec de l'argent privé?

OkiOki ne peut jamais retracer les dépenses professionnelles que vous avez payées avec de l'argent privé (en espèces ou par un compte bancaire personnel) dans le cadre de vos transactions bancaires professionnelles. Dans ce cas, vous marquez le document comme ayant été payé avec de l'"argent privé" et votre comptable pourra enregistrer cette dépense sur votre compte courant.