OkiOki veut vous soulager le plus possible de votre administration financière. Elle garde une vue d'ensemble afin que mentalement vous puissiez vous détacher de votre administration et la lui confier. Parfois, OkiOki a encore besoin de votre aide et interagit avec vous. Elle le fait par le biais de votre liste des tâches.
Il vous suffit donc juste de garder un œil sur votre liste des tâches. Et OkiOki vous y aidera en vous envoyant un courriel de rappel hebdomadaire. Ne vous inquiétez pas, c'est vous qui décidez quand, dans la semaine, vous préférez recevoir ce courriel. Et s'il s'agit d'une tâche urgente, comme par exemple effectuer un paiement, vous recevrez un courriel séparé pour cela. De cette façon, vous ne serez jamais en retard dans vos paiements.
OkiOki a besoin de votre aide dans 4 cas différents:
Si OkiOki trouve une facture que vous n'avez pas encore payée, elle vous donnera la possibilité d'établir un rappel de paiement via votre liste de tâches. À la date d'échéance du rappel de paiement, elle remettra la facture en tête de votre liste et vous recevrez un courriel de rappel. Question de ne jamais être trop tard et d’éviter les amendes inutiles. À l'avenir, vous pourrez également effectuer vos paiements avec OkiOki via les comptes que vous avez liés à OkiOki.
OkiOki est plein d'ingéniosité pour collecter automatiquement le plus grand nombre de factures possible. Depuis votre boîte mails ou votre stockage cloud, mais aussi via une intégration directe avec vos fournisseurs tels que votre secrétariat social ou le fournisseur de votre carte de carburant. Mais toutes les factures ne vous parviennent pas de cette manière aujourd'hui. Vous recevrez probablement encore des factures papier. Et n'oubliez pas vos reçus de restaurant et vos tickets de parking. Vous devrez donc les envoyer vous-même à OkiOki.
Comme OkiOki surveille vos transactions bancaires et sait quels documents vous devez avoir dans votre administration, il inscrira les transactions sans le document d'accompagnement sur votre liste de tâches. Intelligent, n'est-ce pas ?
Conseil : si vous voulez vous débarrasser de vos factures papier, n'hésitez pas à demander à vos fournisseurs des factures numériques. En général, ils les ont à disposition et il n'y a aucun problème pour qu'ils vous les envoient. En outre, nous avons préparé des vidéos pratiques sur YouTube dans lesquelles nous vous expliquons comment vous pouvez obtenir vos factures des principaux fournisseurs dans votre boîte mails.
Il peut aussi arriver qu'une certaine transaction bancaire ne nécessite pas de document. Par exemple, si vous avez effectué une dépense personnelle avec votre compte bancaire professionnel, votre administration n'exige pas de document ici. Mais votre comptable doit savoir qu'il s'agit d'une dépense personnelle. Et vous pouvez l'indiquer de manière pratique via OkiOki.
Les autres dépenses sans document sont les frais bancaires, les intérêts, les retraits ou les dépôts. OkiOki les filtre autant que possible pour vous. Si elle en oublie une, vous pouvez toujours l'informer de quel type de transaction il s’agit.
Si vous payez une dépense en liquide ou via votre compte courant personnel, OkiOki (ou votre comptable) retrouvera le document mais jamais la transaction. Vous pouvez également facilement le faire savoir à votre comptable via OkiOki. C'est pourquoi OkiOki met ces documents sur votre liste des tâches.
Une dépense professionnelle payée avec de l'argent privé (en espèces ou via votre compte courant personnel) est simplement marquée comme étant payée avec de « l'argent privé ». Votre comptable inscrira ensuite ce document sur votre compte courant.
Une dépense professionnelle payée en espèces (que vous avez retirée de votre compte professionnel ou que vous avez reçue de clients) est marquée comme étant payée en « espèces ».
Les documents qui ne sont pas des factures ou des reçus peuvent également être archivés dans OkiOki. Pensez aux certificats pour votre impôt sur le revenu, aux contrats, aux rapports annuels, ... Comme OkiOki ne peut pas les faire correspondre à une transaction, ils peuvent également être inscrits sur votre liste de tâches. Ils seront marqués comme "Pas de facture ou de reçu".
Comme vous pouvez le voir, OkiOki peut automatiser beaucoup de choses. Mais pour garder votre administration à jour, tout comme votre comptable, OkiOki a parfois besoin d'informations de votre part. C’est la raison pour laquelle votre liste des tâches existe. Si votre liste est à 0, cela veut dire que votre administration est en ordre. Et c'est ce que nous appelons le sentiment OkiOki.
OkiOki est un mot Maoris qui signifie "se sentir détendu". Et avec OkiOki, nous voulons offrir ce sentiment de détente à chaque entrepreneur lorsqu'il s'agit d'administration financière. D'où, notre slogan "I'm feeling OkiOki today" ou "I feel all OkiOki today".
C'est sûr. OkiOki sait si un document reste impayé. Elle sait ceux qui ne sont pas encore parvenus à votre comptable. Avec OkiOki, vous pouvez mettre fin aux factures impayées, aux amendes pour retard de paiement ou déduire la TVA non payée. De plus, OkiOki vous fait gagner beaucoup de temps. Le temps, c'est de l'argent. Et votre temps privé, que vous investissez chaque trimestre dans votre administration plutôt que dans les plusbelles choses de la vie, est encore plus précieux.
Les documents et les transactions non liés apparaîtront sur votre liste de tâches. Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles OkiOki ne peut pas établir le lien et pourquoi elle a besoin de votre aide.
Un document peut manquer pour les raisons suivantes:
Une transaction peut être manquante pour les raisons suivantes:
Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.
Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.
Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.
Aucun document existe pour prouver cela.
Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":
L'enregistrement des paiements partiels n'est pas automatique. Il y a trop de risques de faire une erreur qui joue en défaveur de nos utilisateurs.
Ce que vous pouvez faire est le suivant:
1. Vous avez reçu/envoyé une facture d'un montant de 1000 euro. Celle-ci figure dans votre liste de tâches dans OkiOki (aucun paiement correspondant n'a été trouvé).
2. Vous en avez payé une partie (par exemple un acompte) pour 400 euro. Cette transaction est également sur votre liste de tâches (car aucun document correspondant à ce montant n'a été trouvé).
3. Vous pouvez relier manuellement les deux:
4. Vous allez maintenant revenir au détail de la transaction (écran de réservation) et vous verrez que le document et la transaction y sont liés.
Maintenant, vous avez deux options: Soit vous voulez que le document disparaisse de votre liste de tâches (vous devez alors le mettre en pause), soit vous gardez le document avec une transaction incomplète sur votre liste de tâches.
1. Si vous choisissez pour: "Provisoirement OK" (= Garder (mais pas encore Fait !)), alors la correspondance "Incomplet" est sur votre liste de tâches et vous pouvez la compléter avec le montant restant quand il arrive.
2. Si vous savez que la deuxième transaction est prévue (par exemple, dans deux semaines), vous pouvez aller dans l'écran de détails, en haut à droite, choisir "Mettre en pause" et définir la période pendant laquelle ce document (+transaction) peut être retiré de votre liste de tâches. Confirmez cette date, puis appuyez sur "Temporairement OK". Ce document sera alors retiré de votre liste de tâches pour un certain temps.
OkiOki essaie de traiter votre administration pour vous autant que possible, mais elle a parfois besoin de votre aide. Et pour cela, elle a préparé une liste de tâches pour vous. Dans cette liste, vous trouverez les documents pour lesquels il manque une transaction ou les transactions pour lesquelles il manque un document.
La première fois que vous commencez à travailler avec OkiOki, il est préférable de décider à partir de quel jour vous voulez que OkiOki vous suive. Est-ce à partir du jour où vous commencez à utiliser OkiOki ou plutôt au début du mois ou du trimestre? Ce jour est appelé la date de début de votre liste de tâches. Vous pouvez revenir en arrière jusqu'à 90 jours. OkiOki va commencer à collecter toutes vos transactions bancaires jusqu'à 90 jours dans le passé.
Plus vous remontez dans le temps, plus vous pouvez vous attendre à plusieurs tâches sur votre liste de tâches.
Vous pouvez ajuster cette date de début dans vos paramètres:
Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:
Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.
Il arrive que vous payez une dépense privée par le biais de votre compte professionnel. Dans ce cas, vous ne fournissez généralement pas à votre comptable la facture ou le compte correspondant car il n'a pas sa place dans votre comptabilité. Vous marquez une telle transaction dans OkiOki comme "Dépenses privées". Votre comptable enregistrera ensuite cette transaction sur le compte courant.
S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.
1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.
2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".
Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!
OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.
Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:
Vous pouvez marquer les dépenses personnelles payées avec votre compte professionnel ou les dépenses professionnelles payées avec des fonds privés dans OkiOki. Ainsi, votre comptable sait toujours ce qui doit être comptabilisé sur le compte courant.
Dans OkiOki, vous pouvez toujours ajouter un avis ou une "étiquette" à votre transaction ou document pour votre comptable.
Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:
De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.
OkiOki ne peut jamais retracer les dépenses professionnelles que vous avez payées avec de l'argent privé (en espèces ou par un compte bancaire personnel) dans le cadre de vos transactions bancaires professionnelles. Dans ce cas, vous marquez le document comme ayant été payé avec de l'"argent privé" et votre comptable pourra enregistrer cette dépense sur votre compte courant.
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