OkiOki souhaite automatiser au maximum le processus de recherche et de téléchargement des factures, ainsi que l’envoi de ces factures à votre comptable. Et avec l'automatisation, nous nous efforçons de vous faire faire le moins d'efforts manuels et mentaux possibles. Une grande partie de la charge administrative est due au fait que les factures numériques sont dispersées dans le monde numérique. Certaines factures se trouvent dans votre boîte mails, d'autres sur le site web de votre fournisseur, ou dans Doccle ou Zoomit, par exemple. Et oui, vous recevez probablement encore une grande partie des factures sur papier. Plus d'informations à ce sujet plus tard.
OkiOki ne peut automatiser au maximum pour vous uniquement si vous êtes prêt à renoncer à un certain contrôle et à avoir confiance dans le pouvoir d'OkiOki. Car l'un des grands avantages d'OkiOki est qu'elle garde un œil sur votre boîte mails et s'occupe de vos factures. Pour une automatisation maximale, il est préférable de relier votre boîte mails à OkiOki.
"Est-ce que c'est sûr", me demanderez-vous ? OkiOki a des règles strictes concernant la confidentialité et la sécurité de vos données. Vous trouverez un résumé et les détails dans notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation. De plus, OkiOki est, après un contrôle strict, également certifié par Google.
Cela permet à OkiOki de s'intégrer en toute sécurité avec les principaux fournisseurs internationaux et belges de messagerie électronique. Si vous ne trouvez pas votre fournisseurdans la liste OkiOki, vous pouvez toujours relier votre boîte mails à OkiOki via IMAP. Pour en savoir plus, consultez notre FAQ.
Une fois que votre boîte mails est liée à OkiOki, elle suivra à la fois votre courrier électronique entrant et sortant. En suivant vos e-mails entrants, OkiOki trouvera vos factures entrantes. Vos factures sortantes, OkiOki les trouvera généralement via vos e-mails sortants, à condition bien sûr que vous envoyiez également ces factures via cette boîte mails. Si vous utilisez un logiciel spécifique de facturation, vous pouvez toujours lier votre adresse e-mail à OkiOki dans (B)CC afin qu'il puisse récupérer ces factures via vos courriers entrants.
Tout d'abord, OkiOki évalue si un e-mail est pertinent pour votre administration et décide comment télécharger la facture. Pour ce faire, elle compare l'objet ou le contenu du courrier électronique avec un ensemble de règles. Si elle trouve une correspondance positive, elle télécharge votre facture de l'une des manières suivantes :
Si OkiOki oublie une facture, vous pouvez toujours la lui remettre vous-même de l'une des manières suivantes:
Une fois qu'OkiOki a téléchargé la facture, elle la lit (OCR),interprète et enrichit les données. OkiOki enregistre ensuite la facture dans vos archives de documents. Vous pouvez ainsi consulter vos factures à tout moment et en tous lieux et disposer d'une sauvegarde pour les années à venir.
Ensuite, OkiOki fera correspondre la facture avec vos transactions bancaires. Si elle a trouvé une transaction bancaire correspondante, elle enverra la facture à votre comptable sous la forme d'une UBL (facture numérique). Au cas où elle ne trouverait pas de correspondance, elle aura probablement besoin de votre aide et elle inscrira la facture sur votre liste de tâches.
Vous voyez, OkiOki va faire un excellent travail pour vous en collectant toutes vos factures. Cela le rend unique et c'est la raison pour laquelle vous voudriez travailler avec ce programme.
OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.
Le moyen le plus simple de recevoir des documents dans OkiOki est de les faire arriver dans la boîte aux lettres que vous avez liée à OkiOki.
Xerius vous permet de configurer cet e-mail dans le portail "My Xerius". Même si vous le configurez là pour recevoir le document par email, vous pouvez toujours le consulter dans le portail.
En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.
OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.
Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.
Aucun document existe pour prouver cela.
Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":
Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...
Nous ne suivons votre compte e-mail qu'à partir du moment où vous le liez à OkiOki.
Nous n'effectuerons pas de recherche dans la boîte mail dans le passé, afin d'éviter trop de frais à cause de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu'ils ont déjà été livrés au comptable dans le passé).
La meilleure façon de les faire entrer dans OkiOki est de les transférer vers leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).
OkiOki essaie de traiter votre administration pour vous autant que possible, mais elle a parfois besoin de votre aide. Et pour cela, elle a préparé une liste de tâches pour vous. Dans cette liste, vous trouverez les documents pour lesquels il manque une transaction ou les transactions pour lesquelles il manque un document.
La première fois que vous commencez à travailler avec OkiOki, il est préférable de décider à partir de quel jour vous voulez que OkiOki vous suive. Est-ce à partir du jour où vous commencez à utiliser OkiOki ou plutôt au début du mois ou du trimestre? Ce jour est appelé la date de début de votre liste de tâches. Vous pouvez revenir en arrière jusqu'à 90 jours. OkiOki va commencer à collecter toutes vos transactions bancaires jusqu'à 90 jours dans le passé.
Plus vous remontez dans le temps, plus vous pouvez vous attendre à plusieurs tâches sur votre liste de tâches.
Vous pouvez ajuster cette date de début dans vos paramètres:
Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:
OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.
Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:
Les deux sont possibles:
Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:
Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.
Les documents peuvent parvenir à votre comptable de deux manières:
OkiOki transmet automatiquement votre document à votre comptable dès que l'on sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:
Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être transmis à votre comptable parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Ensuite, OkiOki placera le document dans votre liste de tâches et c'est à vous d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous aurez effectué l'une des actions suivantes, OkiOki transmettra le document à votre comptable:
Si vous supprimez un document, OkiOki ne l'enverra pas à votre comptable.
Vous pouvez également configurer vos documents de manière à ce qu'ils ne soient envoyés à votre comptable que lorsque vous indiquez de le faire. Cette fonction est utile si vous disposez d'un système de comptabilité analytique et que vous souhaitez indiquer à votre comptable, pour chaque document, à quelle branche ou à quel projet il peut l'envoyer.
Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.
Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.
Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:
OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.
En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.
Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.
A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.
Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:
De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.
Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.
Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.
Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.
Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".
OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).
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