OkiOki reconnaît les mails de facturation de plus de 2 500 fournisseurs en Belgique et à l'étranger. Sur la base de cette reconnaissance intelligente, il collecte vos factures d'achat. Les factures jointes au mail, mais aussi les factures derrière les liens de téléchargement et les e-mails qui constituent une preuve de paiement ou une facture.
La liste ci-dessous n'est qu'une sélection parmi la liste des fournisseurs qu'OkiOki soutient.
OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.
En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.
OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.
Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...
Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:
OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.
Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:
Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:
Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.
Les documents peuvent parvenir à votre comptable de deux manières:
OkiOki transmet automatiquement votre document à votre comptable dès que l'on sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:
Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être transmis à votre comptable parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Ensuite, OkiOki placera le document dans votre liste de tâches et c'est à vous d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous aurez effectué l'une des actions suivantes, OkiOki transmettra le document à votre comptable:
Si vous supprimez un document, OkiOki ne l'enverra pas à votre comptable.
Vous pouvez également configurer vos documents de manière à ce qu'ils ne soient envoyés à votre comptable que lorsque vous indiquez de le faire. Cette fonction est utile si vous disposez d'un système de comptabilité analytique et que vous souhaitez indiquer à votre comptable, pour chaque document, à quelle branche ou à quel projet il peut l'envoyer.
Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.
Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.
Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:
OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.
En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.
Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.
A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.
Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.
Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.
Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.
Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".
OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).
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