OkiOki télécharge toutes les factures de vos fournisseurs, soit à partir de votre boîte mails, soit directement à partir de leur portail

OkiOki reconnaît les mails de facturation de plus de 2 500 fournisseurs en Belgique et à l'étranger. Sur la base de cette reconnaissance intelligente, il collecte vos factures d'achat. Les factures jointes au mail, mais aussi les factures derrière les liens de téléchargement et les e-mails qui constituent une preuve de paiement ou une facture.
La liste ci-dessous n'est qu'une sélection parmi la liste des fournisseurs qu'OkiOki soutient.

Acco

Acerta

Adidas

Adobe

AG Insurance

Airbnb

Albelli

Allekabels

Allianz

Alphabet Belgium

Alternate

Amazon

Antargaz

Apple

Arval Belgium

AS Adventure

Athlon Car Lease

Atlassian

AVA

Baloise

Base

Be-Mobile

Belfius Lease

Belgian Fuel Card Velocity

BMW Financial Services

BNP Paribas Lease Group

Boels Verhuur

Bol.com

Bolt Energie

Bose

Bpost

Brico

Brouwerij Anders!

Brumatex

Brussels Airlines

Bulo

Calendly

Carrefour

Clearfacts

Cleverbridge

Coca-Cola

Codabox

Colruyt

Combell

Coolblue

Cowboy

Creative Shelter

D'Ieteren Lease

D.A.S.

Dats 24

De Wit Schijndel

Decathlon

Delhaize

Deliveroo

Dell

Demarol

Digital River

Dille et Kamille

Doccle

Dockx Rental

Dyka Plastics

Dyson

Easyhost

Ecopower

Edenred

Elegant

Eneco

Engie

Essent

Essentiel

Esso Card Online

Ethias

Euro-Gifts Belgium

Euroflora

Eurorent

Testez tous les atouts d’OkiOki pendant 30 jours gratuits

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Foire aux questions sur la collecte de vos factures

OkiOki s'intègre-t-elle à Peppol?

En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.

Comment OkiOki obtient-elle mes documents?

OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.

Comment recevoir des documents Xerius dans OkiOki ?

Le moyen le plus simple de recevoir des documents dans OkiOki est de les faire arriver dans la boîte aux lettres que vous avez liée à OkiOki.

Xerius vous permet de configurer cet e-mail dans le portail "My Xerius". Même si vous le configurez là pour recevoir le document par email, vous pouvez toujours le consulter dans le portail.

Quelles sont les boîtes mails compatibles avec OkiOki?

OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.

Puis-je uniquement stocker les factures et les reçus dans OkiOki?

Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels, ...

Les factures des mois précédents n'ont pas été lues dans l'OkiOki, pourquoi?

Nous ne suivons votre compte e-mail qu'à partir du moment où vous le liez à OkiOki.

Nous n'effectuerons pas de recherche dans la boîte mail dans le passé, afin d'éviter trop de frais à cause de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu'ils ont déjà été livrés au comptable dans le passé).

La meilleure façon de les faire entrer dans OkiOki est de les transférer vers leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Comment puis-je obtenir mes factures sortantes dans OkiOki?

Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki :

  • Lorsque vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupère automatiquement.
  • Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Dans ce cas, elle récupèrera également vos factures.
  • Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud ? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
  • Et si vous voulez vraiment travailler manuellement ;-), vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

Comment ajuster la date de votre liste de tâches dans OkiOki?

Le fait qu’il n’y a pas de choses à faire sur votre liste de tâches (todo) est lié au fait que, par default on a mis la date de début de votre liste de tâches sur  le jour de votre inscription avec OkiOki.

Vous pouvez adapter la date de début de votre liste de tâches via:

  • Allez dans 'menu'
  • Choisissez 'mon compte'
  • Sélectionnez 'paramètres'
  • Vous pouvez changer la date de début sous le premier champ: "Cacher les transactions et les documents antérieurs à la date ci-dessous dans ma liste de tâches."

Comment OkiOki envoie-t-elle les documents à mon comptable?

OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.

Puis-je choisir les documents qu'OkiOki prendra dans ma boîte mails?

Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:

  • Mettez-les dans votre dossier de stockage en ligne lié à OkiOki et elle les récupérera pour vous.
  • Ou envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

J'ai deux dossiers contenant des factures sur mon stockage cloud. Puis-je les ajouter en une fois ou dois-je les relier séparément ?

Les deux sont possibles:

  • Soit vous liez un dossier parent (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers)
  • Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

Comment puis-je envoyer mon état de frais à OkiOki?

Recevez-vous déjà votre relevé de dépenses en format numérique (PDF) de votre banque ? Si oui, vous pouvez ensuite l'envoyer à OkiOki de la manière suivante:

  • Vous pouvez les télécharger via le bouton "Ajouter un document" sur votre tableau de bord OkiOki.
  • Vous pouvez les envoyer à votre adresse électronique personnelle OkiOki.
  • Vous pouvez demander à OkiOki de les récupérer dans votre stockage en ligne.
  • Si vous recevez toujours votre déclaration sur papier, vous pouvez toujours la photographier avec l'application OkiOki, également via le bouton "Ajouter un document". Si vous numérisez votre relevé papier avec une autre application de numérisation ou avec une imprimante/scanner, vous pouvez également utiliser l'une des méthodes ci-dessus pour livrer le document numérique numérisé à OkiOki.

Quand OkiOki envoie-t-elle mes documents à mon comptable?

Dès qu'OkiOki a pu lier un document à une transaction, elle l'envoie à votre comptable. Si OkiOki a encore besoin de votre aide et que le document figure sur votre liste de tâches, elle ne l’enverra que lorsque vous l'aurez "accepté". Cela vous permet de retirer les documents qui ne sont pas pertinents pour votre administration afin qu'ils ne soient pas transmis à votre comptable.

OkiOki peut-elle m'aider pour les factures que je dois télécharger à partir du site web d'un fournisseur?

Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity, ... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.

Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.

Puis-je ajouter manuellement des documents dans OkiOki?

Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:

  • Prenez une photo du document avec l'application OkiOki.
  • Chargez un document numérique existant(image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans OkiOki.
  • Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

Quels sont les formats de fichiers acceptés par OkiOki?

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants : bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

Suis-je limité dans le nombre de documents que je peux ajouter à OkiOki?

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.

Y a-t-il une taille maximale de fichier pour les documents?

A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.

Puis-je récupérer mes documents?

Vous pouvez télécharger vos documents à tout moment. OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).

J'ai une transaction, qui revient régulièrement (par exemple tous les mois), pour laquelle je ne reçois pas de document ou pour laquelle j'ai reçu un document qu'une seule fois. Comment puis-je gérer cela dans OkiOki?

Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:

  1. Allez à votre transaction sur votre liste de tâches
  2. Cliquez dessus
  3. Dans le menu contextuel en bas choisissez "Transaction récurrentes"
  4. Sélectionnez comme contrepartie votre propre compte  
  5. Décochez les autres
  6. Dans l'écran suivant vous pouvez ajouter un commentaire et puis choisissez "Terminé"

De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.