OkiOki télécharge toutes les factures de vos fournisseurs, soit à partir de votre boîte mails, soit directement à partir de leur portail

OkiOki reconnaît les mails de facturation de plus de 2 500 fournisseurs en Belgique et à l'étranger. Sur la base de cette reconnaissance intelligente, il collecte vos factures d'achat. Les factures jointes au mail, mais aussi les factures derrière les liens de téléchargement et les e-mails qui constituent une preuve de paiement ou une facture.
La liste ci-dessous n'est qu'une sélection parmi la liste des fournisseurs qu'OkiOki soutient.

Acco

Acerta

Adidas

Adobe

AG Insurance

Airbnb

Albelli

Allekabels

Allianz

Alphabet Belgium

Alternate

Amazon

Antargaz

Apple

Arval Belgium

AS Adventure

Athlon Car Lease

Atlassian

AVA

Baloise

Base

Be-Mobile

Belfius Lease

Belgian Fuel Card Velocity

BMW Financial Services

BNP Paribas Lease Group

Boels Verhuur

Bol.com

Bolt Energie

Bose

Bpost

Brico

Brouwerij Anders!

Brumatex

Brussels Airlines

Bulo

Calendly

Carrefour

Clearfacts

Cleverbridge

Coca-Cola

Codabox

Colruyt

Combell

Coolblue

Cowboy

Creative Shelter

D'Ieteren Lease

D.A.S.

Dats 24

De Wit Schijndel

Decathlon

Delhaize

Deliveroo

Dell

Demarol

Digital River

Dille et Kamille

Doccle

Dockx Rental

Dyka Plastics

Dyson

Easyhost

Ecopower

Edenred

Elegant

Eneco

Engie

Essent

Essentiel

Esso Card Online

Ethias

Euro-Gifts Belgium

Euroflora

Eurorent

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Foire aux questions sur la collecte de vos factures

Comment OkiOki obtient-elle mes documents?

OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.

Comment recevoir des documents Xerius dans OkiOki ?

Le moyen le plus simple de recevoir des documents dans OkiOki est de les faire arriver dans la boîte aux lettres que vous avez liée à OkiOki.

Xerius vous permet de configurer cet e-mail dans le portail "My Xerius". Même si vous le configurez là pour recevoir le document par email, vous pouvez toujours le consulter dans le portail.

OkiOki s'intègre-t-elle à Peppol?

En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.

Quelles sont les boîtes mails compatibles avec OkiOki?

OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Puis-je uniquement stocker les factures et les reçus dans OkiOki?

Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...

Les factures des mois précédents n'ont pas été lues dans l'OkiOki, pourquoi?

Nous ne suivons votre compte e-mail qu'à partir du moment où vous le liez à OkiOki.

Nous n'effectuerons pas de recherche dans la boîte mail dans le passé, afin d'éviter trop de frais à cause de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu'ils ont déjà été livrés au comptable dans le passé).

La meilleure façon de les faire entrer dans OkiOki est de les transférer vers leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Comment puis-je définir la date de début de ma liste de tâches dans OkiOki?

OkiOki essaie de traiter votre administration pour vous autant que possible, mais elle a parfois besoin de votre aide. Et pour cela, elle a préparé une liste de tâches pour vous. Dans cette liste, vous trouverez les documents pour lesquels il manque une transaction ou les transactions pour lesquelles il manque un document.

La première fois que vous commencez à travailler avec OkiOki, il est préférable de décider à partir de quel jour vous voulez que OkiOki vous suive. Est-ce à partir du jour où vous commencez à utiliser OkiOki ou plutôt au début du mois ou du trimestre? Ce jour est appelé la date de début de votre liste de tâches. Vous pouvez revenir en arrière jusqu'à 90 jours. OkiOki va commencer à collecter toutes vos transactions bancaires jusqu'à 90 jours dans le passé.

Plus vous remontez dans le temps, plus vous pouvez vous attendre à plusieurs tâches sur votre liste de tâches.

Vous pouvez ajuster cette date de début dans vos paramètres:

  • Allez dans votre menu
  • Allez dans "Votre compte"
  • Allez dans "Paramètres"
  • Vous pouvez modifier la date de début dans le premier champ "Afficher les transactions et les documents dans ma liste de tâches à partir de la date ci-dessous"

Comment puis-je obtenir mes factures sortantes dans OkiOki?

Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:

  • Lorsque vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupère automatiquement.
  • Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Dans ce cas, elle récupèrera également vos factures.
  • Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud ? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
  • Et si vous voulez vraiment travailler manuellement, vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

Comment OkiOki envoie-t-elle les documents à mon comptable?

OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.

Puis-je choisir les documents qu'OkiOki prendra dans ma boîte mails?

Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:

  • Mettez-les dans votre dossier de stockage en ligne lié à OkiOki et elle les récupérera pour vous.
  • Ou envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

J'ai deux dossiers contenant des factures sur mon stockage cloud. Puis-je les ajouter en une fois ou dois-je les relier séparément ?

Les deux sont possibles:

  • Soit vous liez un dossier parent (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers)
  • Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

Comment puis-je envoyer mon état de frais à OkiOki?

Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:

  1. Allez dans votre menu et sélectionnez "Télécharger document" sous "Documents".
  2. Dans vos documents, choisissez le scan du relevé ou le PDF que vous avez reçu de la banque.
  3. Ajoutez votre document. OkiOki va maintenant traiter votre note de frais. Cela peut prendre quelques minutes car elle va lire votre document.
  4. Ensuite, OkiOki reliera les transactions de votre relevé aux documents correspondants. Si elle a besoin de votre aide, elle vous le fera savoir via votre liste de tâches.

Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.

Quand OkiOki envoie-t-elle mes documents à mon comptable?

Les documents peuvent parvenir à votre comptable de deux manières:

OkiOki le transmet automatiquement

OkiOki transmet automatiquement votre document à votre comptable dès que l'on sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:

  • Si OkiOki peut faire correspondre un document avec une transaction
  • S'il s'agit d'une facture de vente
  • Lorsque OkiOki lui-même peut reconnaître qu'il s'agit d'un document payé par carte de crédit ou par prélèvement automatique. Il mettra ensuite le document en attente jusqu'à votre prochain relevé de carte de crédit et le transmettra à votre comptable.

OkiOki transmet le document après votre intervention

Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être transmis à votre comptable parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Ensuite, OkiOki placera le document dans votre liste de tâches et c'est à vous d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous aurez effectué l'une des actions suivantes, OkiOki transmettra le document à votre comptable:

  • Vous définissez un rappel de paiement.
  • Vous indiquez si le document a été payé par carte de crédit, argent privé ou espèces.
  • Vous patientez un document.

Si vous supprimez un document, OkiOki ne l'enverra pas à votre comptable.

Vous pouvez également configurer vos documents de manière à ce qu'ils ne soient envoyés à votre comptable que lorsque vous indiquez de le faire. Cette fonction est utile si vous disposez d'un système de comptabilité analytique et que vous souhaitez indiquer à votre comptable, pour chaque document, à quelle branche ou à quel projet il peut l'envoyer.

OkiOki peut-elle m'aider pour les factures que je dois télécharger à partir du site web d'un fournisseur?

Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.

Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.

Puis-je ajouter manuellement des documents dans OkiOki?

Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:

  • Prenez une photo du document avec l'application OkiOki.
  • Chargez un document numérique existant(image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans OkiOki.
  • Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

Quels sont les formats de fichiers acceptés par OkiOki?

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

Suis-je limité dans le nombre de documents que je peux ajouter à OkiOki?

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.

Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.

Y a-t-il une taille maximale de fichier pour les documents?

A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.

J'ai une transaction, qui revient régulièrement (par exemple tous les mois), pour laquelle je ne reçois pas de document ou pour laquelle j'ai reçu un document qu'une seule fois. Comment puis-je gérer cela dans OkiOki?

Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:

  1. Allez à votre transaction sur votre liste de tâches
  2. Cliquez dessus
  3. Dans le menu contextuel en bas choisissez "Transaction récurrentes"
  4. Sélectionnez comme contrepartie votre propre compte  
  5. Décrochez les autres
  6. Dans l'écran suivant vous pouvez ajouter un commentaire et puis choisissez "Terminé"

De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.

Puis-je récupérer mes documents?

Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.

Télécharger un document spécifique

Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.

Télécharger une série de documents spécifiques

Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.

Télécharger une archive entière

Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".

OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).