Les dépenses avec votre carte de crédit. Elles sont également suivies pour vous par OkiOki

Les cartes de crédit, pratiques à utiliser mais difficiles pour votre administration

Les dépenses que vous effectuez avec votre carte de crédit n'apparaissent pas dans l'aperçu de vos transactions bancaires. Seul le montant correspondant au relevé mensuel de votre carte de crédit - le total indiqué sur votre relevé mensuel -apparaît comme une transaction bancaire. Il est donc difficile pour vous et votre comptable de justifier vos dépenses par carte de crédit à l'aide des documents nécessaires. Vous devez toujours avoir votre état de frais à portée de main et passer en revue toutes les opérations énumérées une par une et les ajouter aux documents que vous avez ou n'avez pas encore trouvés. Compliqué, n’est-ce pas ?

OkiOki à la rescousse

Cependant, OkiOki a une solution unique pour cela. Si vous fournissez à OkiOki votre relevé de dépenses, elle lira toutes les règles de dépenses et les traduira en transactions séparées. Cela signifie qu'OkiOki garantit que ces transactions par carte de crédit apparaîtront dans OkiOki entre vos transactions.

Pratique pour avoir une vue d'ensemble de toutes vos dépenses réelles. Un service que même votre propre banque ne vous offre pas aujourd'hui. Et c’est encore plus pratique car il permet à OkiOki de trouver les documents de vos dépenses par carte de crédit.

Ainsi, vous et votre comptable pouvez être sûrs que chaque transaction est accompagnée du bondocument.

Un aperçu pratique

Dès que vous soumettez votre premier relevé de dépenses à OkiOki, celui-ci crée un relevé séparé pour votre carte de crédit dans l'écran "Comptes et cartes bancaires". Cela vous permet de consulter un "compte" unique pour votre carte de crédit en plus de tous vos comptes bancaires.

Dans un graphique, vous obtenez une comparaison pratique des dépenses par mois. Avec tous vos relevés listés pour cette carte de crédit particulière. Pour chaque relevé de dépenses, nous regroupons les opérations individuelles et les documents correspondants ainsi que l'opération mensuelle du relevé.

Pratique, n'est-ce pas ?

Foire aux questions sur les cartes de crédit et leur état de dépenses

Comment puis-je voir si une transaction est complete?

Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.

Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe".

Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Puis-je également relier manuellement ma transaction de règlement par carte de crédit à mon relevé de carte de crédit?

Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:

  1. Aller dans votre 'menu'
  2. Choisissez pour 'comptes et cartes'
  3. Choisissez 'votre carte de crédit'
  4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses qui s'y trouve
  5. Faites défiler jusqu'à : "Votre relevé de carte de crédit"
  6. Cliquez sur "trouver la transaction".

Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.

Comment supprimer un relevé de carte de crédit?

Les relevés de carte de crédit ne peuvent pas (encore) être supprimés.

Si vous souhaitez les faire supprimer, veuillez contacter support@okioki.be

Quelles sont les cartes de crédit prises en charge par OkiOki?

Aujourd'hui, OkiOki reconnaît les relevés Mastercard et Visa de la Bank Card Company (BCC).

OkiOki supporte-t-elle également les cartes de crédit prépayées?

OkiOki reconnaît également les états de dépenses des cartes prépayées. Pour un relevé mensuel, vous disposerez de dépôts individuels avec lesquels vous pourrez recharger votre carte prépayée. Pour l'instant, vous ne pouvez pas les relier à votre relevé de cartes de crédit dans OkiOki, mais vous pouvez facilement les supprimer de votre liste de tâches via une règle d'automatisation ou simplement ajouter un commentaire ou une balise "Terminé".

Comment puis-je envoyer mon état de frais à OkiOki?

Recevez-vous déjà votre relevé de dépenses en format numérique (PDF) de votre banque ? Si oui, vous pouvez ensuite l'envoyer à OkiOki de la manière suivante:

  • Vous pouvez les télécharger via le bouton "Ajouter un document" sur votre tableau de bord OkiOki.
  • Vous pouvez les envoyer à votre adresse électronique personnelle OkiOki.
  • Vous pouvez demander à OkiOki de les récupérer dans votre stockage en ligne.
  • Si vous recevez toujours votre déclaration sur papier, vous pouvez toujours la photographier avec l'application OkiOki, également via le bouton "Ajouter un document". Si vous numérisez votre relevé papier avec une autre application de numérisation ou avec une imprimante/scanner, vous pouvez également utiliser l'une des méthodes ci-dessus pour livrer le document numérique numérisé à OkiOki.

Que se passe-t-il si j'ai deux cartes de crédit liées au même compte?

Vous recevrez alors vraisemblablement un état des dépenses contenant deux états distincts par carte. Et vous n'avez qu'une seule transaction sur votre compte bancaire. Dans ce cas, il est préférable d'envoyer chaque déclaration séparément à OkiOki. De cette façon, OkiOki reconnaît également les deux cartes séparément et peut vous proposer des relevés distincts par carte. Vous pouvez ensuite lier votre transaction mensuelle à l'un des relevés.

Que dois-je faire des dépenses payées par carte de crédit?

Si vous avez dans votre liste un document qui a été payé par carte de crédit, mais que vous n'avez pas encore reçu la note de frais sur laquelle il figure:

  1. Allez sur le document
  2. Choisissez (menu contextuel) "Snooze"
  3. Choisissez l'option : jusqu'à la prochaine note de frais par carte de crédit.
  4. Ensuite ce document disparaîtra jusqu'à ce que vous mettez votre prochain relevé dans OkiOki.

Que dois-je faire avec une dépense par carte de crédit?

  1. Téléchargez votre "état de dépenses" (la banque vous le fournira).
  2. Téléchargez-le manuellement
  3. Téléchargez-le dans OkiOki.
  4. Le relevé apparaît dans l'OkiOki (Menu > Comptes et cartes).

Maintenant que vous l'avez téléchargé, vous pouvez faire correspondre ses différentes lignes avec les documents.

Pourquoi les dépenses de ma carte de crédit ne sont-elles pas lues correctement?

Il y a plusieurs possibilités:

  • La photo peut être mal prise.
  • Le document peut être plié dans différentes directions, ce qui empêchera notre algorithme de capturer les données correctement.
  • Notre algoritme s'attend à plusieurs pages. => Vous pouvez prendre deux photos avec l'application OkiOki (une de chaque page) et ensuite fusionner les deux en un seul document.

Sur votre smartphone, choisissez:

  • Ajouter un document
  • Prenez une photo de chaque page
  • Touchez-les dans le bon ordre
  • Choisissez "Fusionner en un seul fichier".

Puis-je ajuster le montant qui a été mal lu sur une facture?

Oui, vous pouvez le changer, pour les documents seulement (pour les transactions, on ne peut rien changer).

En allant:

  • Dans le détail du document
  • En cliquant deux fois sur le mauvais montant sur la carte au-dessus de votre document
  • De cette façon vous pouvez changer le montant

Vous pouvez confirmer ou annuler ce changement avec les deux icônes en dessous (croix et coche).

Comment OkiOki traite-t-il les factures que je transfère deux fois?

OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.

OkiOki distingue deux types de doublons:

  • Les doublons physiques : les documents qui sont binairement identiques. Parmi ceux-ci, seule la première version chargée est stockée.
  • Les doublons logiques: documents qui ont les mêmes données extraites. Par exemple, deux numérisations individuelles d'un même document.  Si les données OCR correspondent, ces documents seront liés dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous verrez deux versions du document. C'est à l'utilisateur de décider s'il s'agit de doublons (les supprimer) ou s'il s'agit de deux factures différentes (les déconnecter).

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