Les dépenses que vous effectuez avec votre carte de crédit n'apparaissent pas dans l'aperçu de vos transactions bancaires. Seul le montant correspondant au relevé mensuel de votre carte de crédit - le total indiqué sur votre relevé mensuel -apparaît comme une transaction bancaire. Il est donc difficile pour vous et votre comptable de justifier vos dépenses par carte de crédit à l'aide des documents nécessaires. Vous devez toujours avoir votre état de frais à portée de main et passer en revue toutes les opérations énumérées une par une et les ajouter aux documents que vous avez ou n'avez pas encore trouvés. Compliqué, n’est-ce pas ?
Cependant, OkiOki a une solution unique pour cela. Si vous fournissez à OkiOki votre relevé de dépenses, elle lira toutes les règles de dépenses et les traduira en transactions séparées. Cela signifie qu'OkiOki garantit que ces transactions par carte de crédit apparaîtront dans OkiOki entre vos transactions.
Pratique pour avoir une vue d'ensemble de toutes vos dépenses réelles. Un service que même votre propre banque ne vous offre pas aujourd'hui. Et c’est encore plus pratique car il permet à OkiOki de trouver les documents de vos dépenses par carte de crédit.
Ainsi, vous et votre comptable pouvez être sûrs que chaque transaction est accompagnée du bondocument.
Dès que vous soumettez votre premier relevé de dépenses à OkiOki, celui-ci crée un relevé séparé pour votre carte de crédit dans l'écran "Comptes et cartes bancaires". Cela vous permet de consulter un "compte" unique pour votre carte de crédit en plus de tous vos comptes bancaires.
Dans un graphique, vous obtenez une comparaison pratique des dépenses par mois. Avec tous vos relevés listés pour cette carte de crédit particulière. Pour chaque relevé de dépenses, nous regroupons les opérations individuelles et les documents correspondants ainsi que l'opération mensuelle du relevé.
Pratique, n'est-ce pas ?
Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.
Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.
Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.
Aucun document existe pour prouver cela.
Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":
Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:
Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.
Vous pouvez facilement supprimer les relevés de carte de crédit de l'application OkiOki en suivant ces étapes:
Aujourd'hui, OkiOki reconnaît les relevés Mastercard et Visa de la Bank Card Company (BCC).
OkiOki reconnaît également les états de dépenses des cartes prépayées. Pour un relevé mensuel, vous disposerez de dépôts individuels avec lesquels vous pourrez recharger votre carte prépayée. Pour l'instant, vous ne pouvez pas les relier à votre relevé de cartes de crédit dans OkiOki, mais vous pouvez facilement les supprimer de votre liste de tâches via une règle d'automatisation ou simplement ajouter un commentaire ou une balise "Terminé".
Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:
Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.
Vous recevrez alors vraisemblablement un état des dépenses contenant deux états distincts par carte. Et vous n'avez qu'une seule transaction sur votre compte bancaire. Dans ce cas, il est préférable d'envoyer chaque déclaration séparément à OkiOki. De cette façon, OkiOki reconnaît également les deux cartes séparément et peut vous proposer des relevés distincts par carte. Vous pouvez ensuite lier votre transaction mensuelle à l'un des relevés.
S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.
1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.
2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".
Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!
OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.
Il y a plusieurs possibilités pour que vos données ne soient pas lues correctement:
Comment cela peut-il être résolu?
Les données incorrectement lues peuvent être facilement corrigées dans l'application (uniquement pour les documents, pas pour les transactions). Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous:
1. Allez dans votre menu et choisissez "Tous les documents" sous "Documents".
2. Sélectionnez le document dont vous souhaitez modifier les données.
3. Ouvrez le détail du document du fichier sélectionné.
4. Lorsque vous cliquez dans l'un des champs soulignés par une ligne pointillée, sur le côté droit, vous pouvez immédiatement commencer à apporter des changements.
5. Tous les champs marqués d'une ligne pointillée peuvent être modifiés. Les modifications sont immédiatement enregistrées lorsque vous cliquez en dehors du champ.
6. Si vous ne souhaitez pas sauvegarder les modifications, cliquez sur la croix rouge.
7. Les données ont maintenant été ajustées.
Voulez-vous modifier les détails d'une facture qui n'a pas encore été payée? OkiOki générera automatiquement un nouveau code QR en fonction de vos modifications. Vous pouvez ensuite la scanner pour payer facilement la facture.
OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.
OkiOki distingue deux types de doublons: