Les dépenses avec votre carte de crédit. Elles sont également suivies pour vous par OkiOki

Les cartes de crédit, pratiques à utiliser mais difficiles pour votre administration

Les dépenses que vous effectuez avec votre carte de crédit n'apparaissent pas dans l'aperçu de vos transactions bancaires. Seul le montant correspondant au relevé mensuel de votre carte de crédit - le total indiqué sur votre relevé mensuel -apparaît comme une transaction bancaire. Il est donc difficile pour vous et votre comptable de justifier vos dépenses par carte de crédit à l'aide des documents nécessaires. Vous devez toujours avoir votre état de frais à portée de main et passer en revue toutes les opérations énumérées une par une et les ajouter aux documents que vous avez ou n'avez pas encore trouvés. Compliqué, n’est-ce pas ?

OkiOki à la rescousse

Cependant, OkiOki a une solution unique pour cela. Si vous fournissez à OkiOki votre relevé de dépenses, elle lira toutes les règles de dépenses et les traduira en transactions séparées. Cela signifie qu'OkiOki garantit que ces transactions par carte de crédit apparaîtront dans OkiOki entre vos transactions.

Pratique pour avoir une vue d'ensemble de toutes vos dépenses réelles. Un service que même votre propre banque ne vous offre pas aujourd'hui. Et c’est encore plus pratique car il permet à OkiOki de trouver les documents de vos dépenses par carte de crédit.

Ainsi, vous et votre comptable pouvez être sûrs que chaque transaction est accompagnée du bondocument.

Un aperçu pratique

Dès que vous soumettez votre premier relevé de dépenses à OkiOki, celui-ci crée un relevé séparé pour votre carte de crédit dans l'écran "Comptes et cartes bancaires". Cela vous permet de consulter un "compte" unique pour votre carte de crédit en plus de tous vos comptes bancaires.

Dans un graphique, vous obtenez une comparaison pratique des dépenses par mois. Avec tous vos relevés listés pour cette carte de crédit particulière. Pour chaque relevé de dépenses, nous regroupons les opérations individuelles et les documents correspondants ainsi que l'opération mensuelle du relevé.

Pratique, n'est-ce pas ?

Foire aux questions sur les cartes de crédit et leur état de dépenses

Comment puis-je voir si une transaction est complete?

Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.

Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Puis-je également relier manuellement ma transaction de règlement par carte de crédit à mon relevé de carte de crédit?

Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:

  1. Aller dans votre 'Menu'
  2. Choisissez pour 'Comptes et cartes'
  3. Choisissez 'Votre carte de crédit'
  4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses qui s'y trouve
  5. Faites défiler jusqu'à "Votre relevé de carte de crédit"
  6. Cliquez sur "Trouver la transaction"

Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.

Comment puis-je supprimer un relevé de carte de crédit?

Vous pouvez facilement supprimer les relevés de carte de crédit de l'application OkiOki en suivant ces étapes:

  1. Dans votre menu, allez à "Comptes et cartes".
  2. Sélectionnez le compte dont vous voulez supprimer le relevé.
  3. Pour le relevé de dépenses que vous voulez supprimer, allez sur les 3 points dans le coin supérieur droit du détail.
  4. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer le rapport de dépenses.

Quelles sont les cartes de crédit prises en charge par OkiOki?

Aujourd'hui, OkiOki reconnaît les relevés Mastercard et Visa de la Bank Card Company (BCC).

OkiOki supporte-t-elle également les cartes de crédit prépayées?

OkiOki reconnaît également les états de dépenses des cartes prépayées. Pour un relevé mensuel, vous disposerez de dépôts individuels avec lesquels vous pourrez recharger votre carte prépayée. Pour l'instant, vous ne pouvez pas les relier à votre relevé de cartes de crédit dans OkiOki, mais vous pouvez facilement les supprimer de votre liste de tâches via une règle d'automatisation ou simplement ajouter un commentaire ou une balise "Terminé".

Comment puis-je envoyer mon état de frais à OkiOki?

Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:

  1. Allez dans votre menu et sélectionnez "Télécharger document" sous "Documents".
  2. Dans vos documents, choisissez le scan du relevé ou le PDF que vous avez reçu de la banque.
  3. Ajoutez votre document. OkiOki va maintenant traiter votre note de frais. Cela peut prendre quelques minutes car elle va lire votre document.
  4. Ensuite, OkiOki reliera les transactions de votre relevé aux documents correspondants. Si elle a besoin de votre aide, elle vous le fera savoir via votre liste de tâches.

Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.

Que se passe-t-il si j'ai deux cartes de crédit liées au même compte?

Vous recevrez alors vraisemblablement un état des dépenses contenant deux états distincts par carte. Et vous n'avez qu'une seule transaction sur votre compte bancaire. Dans ce cas, il est préférable d'envoyer chaque déclaration séparément à OkiOki. De cette façon, OkiOki reconnaît également les deux cartes séparément et peut vous proposer des relevés distincts par carte. Vous pouvez ensuite lier votre transaction mensuelle à l'un des relevés.

Que dois-je faire des dépenses payées par carte de crédit?

S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.

Comment procéder?

1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.

2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".

Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!

OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.

Pourquoi les dépenses de ma carte de crédit ne sont-elles pas lues correctement?

Il y a plusieurs possibilités pour que vos données ne soient pas lues correctement:

  • La photo peut être de mauvaise qualité.
  • Le document peut être plié dans différentes directions, ce qui signifie que les lignes de texte ne sont pas parfaitement horizontales et que l'algorithme ne peut pas enregistrer les données correctement.
  • L'algorithme attend plusieurs pages. La page de couverture avec le total, la page de détail avec toutes les transactions et, en bas, le total à nouveau. Et s'il y a plusieurs pages de détail, il s'attend également à ce que toutes ces pages soient affichées, car la dernière page de détail indique le total.

Comment cela peut-il être résolu?

  • Prenez toujours une photo où l'enregistrement des dépenses est horizontal. Les lignes de transaction inclinées ne peuvent pas être lues par l'OkiOki.
  • Veillez à ce que votre note de frais soit toujours complète. Dans OkiOki, vous pouvez toujours facilement fusionner des photos individuelles de pages individuelles en un seul document.

Puis-je ajuster le montant qui a été mal lu sur une facture?

Les données incorrectement lues peuvent être facilement corrigées dans l'application (uniquement pour les documents, pas pour les transactions). Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous:

1. Allez dans votre menu et choisissez "Tous les documents" sous "Documents".

2. Sélectionnez le document dont vous souhaitez modifier les données.

3. Ouvrez le détail du document du fichier sélectionné.

4. Lorsque vous cliquez dans l'un des champs soulignés par une ligne pointillée, sur le côté droit, vous pouvez immédiatement commencer à apporter des changements.

5. Tous les champs marqués d'une ligne pointillée peuvent être modifiés. Les modifications sont immédiatement enregistrées lorsque vous cliquez en dehors du champ.

6. Si vous ne souhaitez pas sauvegarder les modifications, cliquez sur la croix rouge.

7. Les données ont maintenant été ajustées.

Voulez-vous modifier les détails d'une facture qui n'a pas encore été payée? OkiOki générera automatiquement un nouveau code QR en fonction de vos modifications. Vous pouvez ensuite la scanner pour payer facilement la facture.

Comment OkiOki traite-t-il les factures que je transfère deux fois?

OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.

OkiOki distingue deux types de doublons:

  • Les doublons physiques: les documents qui sont binairement identiques. Parmi ceux-ci, seule la première version chargée est stockée.
  • Les doublons logiques: documents qui ont les mêmes données extraites, par exemple, deux numérisations individuelles d'un même document.  Si les données OCR correspondent, ces documents seront liés dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous verrez deux versions du document. C'est à l'utilisateur de décider s'il s'agit de doublons (les supprimer) ou s'il s'agit de deux factures différentes (les déconnecter).

Testez tous les atouts d’OkiOki pendant 30 jours gratuits

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