Foire aux questions

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Ce qu'OkiOki peut signifier pour vous

Vos transactions

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Lier les documents et les transactions

Vous et votre comptable

Votre entreprise

La sécurité et la confidentialité de vos données

Intégrations avec d'autres solutions

Ce qu'OkiOki peut signifier pour vous

D'où vient le nom OkiOki?

OkiOki est un mot Maoris qui signifie "se sentir détendu". Et avec OkiOki, nous voulons offrir ce sentiment de détente à chaque entrepreneur lorsqu'il s'agit d'administration financière. D'où, notre slogan "I'm feeling OkiOki today" ou "I feel all OkiOki today".

OkiOki m'aidera-t-elle à économiser de l'argent?

C'est sûr. OkiOki sait si un document reste impayé. Elle sait ceux qui ne sont pas encore parvenus à votre comptable. Avec OkiOki, vous pouvez mettre fin aux factures impayées, aux amendes pour retard de paiement ou déduire la TVA non payée. De plus, OkiOki vous fait gagner beaucoup de temps. Le temps, c'est de l'argent. Et votre temps privé, que vous investissez chaque trimestre dans votre administration plutôt que dans les plusbelles choses de la vie, est encore plus précieux.

Avec quel logiciel de comptabilité OkiOki s'intègre-t-il?

Aujourd'hui, OkiOki est compatible avec tout logiciel de comptabilité et tout comptable, à condition qu'ils puissent vous fournir une adresse électronique à partir du logiciel de comptabilité ou d'unaccès sFTP. Adsolut, Clearfacts, Exact Online, Expert/M, Horus, Octopus, Sage Bob, Winbooks et Yuki ne sont que quelques-uns des programmes compatibles. Et si votre comptable ne peut pas vous le proposer, ou s'il travaille encore sur papier, vous pouvez toujours télécharger vos documents dans OkiOki et les envoyer à votre comptable.

OkiOki remplace-t-elle mon programme de comptabilité?

Non, OkiOki n'est pas un programme de comptabilité. En fait, nous préférons l'appeler pré-comptabilité. En premier lieu, OkiOki est un assistant qui aide l'entrepreneur à suivre son administration. Ensuite, elle se charge de transmettre son administration au comptable, ce qui lui permet de mettre à jour le dossier plus rapidement et de mieux vous conseiller.

Puis-je également utiliser OkiOki pour mon administration personnelle?

Non, car OkiOki nécessite toujours l'utilisation d'un numéro de TVA.

OkiOki s'occupe-t-elle également de ma déclaration d'impôts mensuelle ou trimestrielle?

Non, OkiOki ne fait pas de déclaration d'impôts. Toutefois, elle vous aide, vous et votre comptable, à remplir la déclaration d'impôts à temps en envoyant vos documents complets à votre comptable dès que possible.

Puis-je utiliser OkiOki pour envoyer des factures?

Aujourd'hui, vous ne pouvez pas encore établir ou envoyer de factures avec OkiOki. Mais il figure sur notre planning de produits et d'ici à la fin 2020, nous voulons vous le proposer également.

Puis-je utiliser OkiOki pour envoyer des rappels de paiement à mes clients?

Comme vous ne pouvez pas établir et envoyer de factures avec OkiOki aujourd'hui, vous ne pourrez pas envoyer de rappels de paiement pour le moment. Mais si OkiOki a également accès à vos factures sortantes en cours, elle peut aussi vous tenir informé de l'état des paiements. En effet, pour chaque facture impayée, il manquera une transaction et OkiOki en assurera le suivi pour vous.

Il y a plusieurs façons de faire parvenir vos factures sortantes à OkiOki aujourd'hui :

  • Si vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupérera automatiquement.
  • Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Et même dans ce cas, elle les récupèrera.
  • Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
  • Et si vous voulez vraiment travailler manuellement, vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

Puis-je effectuer des paiements avec OkiOki?

Vous ne pouvez pas effectuer de paiements avec OkiOki aujourd'hui. Mais en 2021, nous offrirons certainement cette fonctionnalité.

Comment puis-je vérifier quelle boîte mail est lue par l'OkiOki ? Et comment lier une nouvelle boîte mail?

OkiOki rassemble toutes les connexions sous l'élément du menu "onnexions". Vous pouvez y accéder via:

  1. Allez sur votre tableau de bord (écran de démarrage avec un gros chiffre)
  2. Choisissez le menu hamburger (en haut à gauche, trois tirets)
  3. Allez sur 'Connexions'
  4. Choisissez 'Email'
  5. Pour créer le lien, vous avez besoin des données de votre boîte email: nom d'utilisateur, mot de passe et paramètres du serveur.
  6. Si vous y associez une boîte mail, celle-ci est contrôlée par OkiOki

A partir de maintenant, les factures qui y aboutissent sont lues par OkiOki.

Puis-je voir quelles factures ont été payées en retard?

Oui, vous pouvez. Comme OkiOki surveille vos transactions, elle sait quelles factures restent impayées. Vos factures entrantes et sortantes. De cette façon, vous évitez les pénalités pour les retards de paiement et vous savez aussi immédiatement quels clients ne vous paient pas à temps.

Comment OkiOki gère-t-elle le compte courant?

Vous pouvez marquer les dépenses personnelles payées avec votre compte professionnel ou les dépenses professionnelles payées avec des fonds privés dans OkiOki. Ainsi, votre comptable sait toujours ce qui doit être comptabilisé sur le compte courant.  

Dans OkiOki, vous pouvez toujours ajouter un avis ou une "étiquette" à votre transaction ou document pour votre comptable.

Vos transactions

Comment OkiOki peut-elle accéder à mes transactions bancaires?

OkiOki est relié à votre compte bancaire via les normes "bancaires ouvertes" publiées par l'UE. À cette fin,33reasons NV, aillant créer OkiOki, a obtenu une licence "PSD2" de la Banque Nationale de Belgique. Pour obtenir cette licence, nous respectons des conditions strictes en matière de sécurité et de confidentialité des données que nous obtenons, traitons et stockons.

En pratique, OkiOki vous redirigera de l'application vers votre banque en ligne. Là, vous pouvez utiliser Itsme ou votre carte bancaire et votre lecteur de carte pour approuver la liaison de votre compte bancaire avec OkiOki.

Comment puis-je voir toutes mes transactions?

Vous pouvez trouver toutes les transaction de votre banque sont sous le bouton « transactions » de votre tableau de bord.

Une alternative:

  • Allez sur votre menu
  • Choisissez 'Transactions'

Quelles sont les banques accessibles avec OkiOki?

OkiOki est accessible à la plupart des banques belges: Argenta, Axa Bank, Banque J. Van Breda & C°, Belfius, BNP Paribas Fortis, CBC, F intro, Hello bank, ING, KBC, KBC Bruxelles et Keytrade.

  • Argenta
  • Axa Bank
  • Bank de Kremer
  • Bank J. Van Breda & C°
  • Belfius
  • BNP Paribas Fortis
  • BPost
  • CBC
  • Crelan
  • Europabank
  • Fintro
  • Hello bank!
  • ING
  • KBC
  • KBC Brussels
  • Keytrade
  • Nagelmackers
  • Ponto
  • Triodos
  • VDK Bank

Si vous ne trouvez pas votre banque dans la liste, veuillez nous en informer.

Qu'en est-il de mes frais bancaires?

Votre banque créditera votre compte des frais bancaires ou débitera vos intérêts.

Aucun document existe pour prouver cela.

Comment s'y prendre pour le marquer comme "fait":

  • Cliquez sur la transaction (via le menu contextuel)
  • Choisissez "frais ou intérêts bancaires"
  • Marquez-le comme "Finaliser"
  • Ainsi, vous le retirerez de votre liste de tâches.

Quels types de comptes bancaires puis-je relier à OkiOki?

Vous ne pouvez relier que des comptes courants avec OkiOki.

Comment puis-je définir la date de début de ma liste de tâches dans OkiOki?

OkiOki essaie de traiter votre administration pour vous autant que possible, mais elle a parfois besoin de votre aide. Et pour cela, elle a préparé une liste de tâches pour vous. Dans cette liste, vous trouverez les documents pour lesquels il manque une transaction ou les transactions pour lesquelles il manque un document.

La première fois que vous commencez à travailler avec OkiOki, il est préférable de décider à partir de quel jour vous voulez que OkiOki vous suive. Est-ce à partir du jour où vous commencez à utiliser OkiOki ou plutôt au début du mois ou du trimestre? Ce jour est appelé la date de début de votre liste de tâches. Vous pouvez revenir en arrière jusqu'à 90 jours. OkiOki va commencer à collecter toutes vos transactions bancaires jusqu'à 90 jours dans le passé.

Plus vous remontez dans le temps, plus vous pouvez vous attendre à plusieurs tâches sur votre liste de tâches.

Vous pouvez ajuster cette date de début dans vos paramètres:

  • Allez dans votre menu
  • Allez dans "Votre compte"
  • Allez dans "Paramètres"
  • Vous pouvez modifier la date de début dans le premier champ "Afficher les transactions et les documents dans ma liste de tâches à partir de la date ci-dessous"

Puis-je également lier des comptes d'épargne ou des comptes liés à un produit d'investissement avec OkiOki?

Non, pour l'instant, ce n'est pas possible. Ces comptes ne relèvent pas pour l'instant de la réglementation PSD2 et ne sont donc pas encore partagés par les banques. De plus, les dépenses par cartes de crédit ne sont pas encore partagées par les banques.

Si je veux lier mon compte KBC à OkiOki et que je reçois le message comme quoi je n'ai pas le bon mandat. Que dois-je faire?

Pour certains comptes bancaires de KBC, vous n'êtes en effet pas autorisés à partager les informations relatives à votre compte avec des tiers avec votre procuration actuelle. Le mandant doit d'abord vous y autoriser. Pour plus d'informations, veuillez consulter votre agence.

Comment puis-je supprimer un relevé de carte de crédit?

Vous pouvez facilement supprimer les relevés de carte de crédit de l'application OkiOki en suivant ces étapes:

  1. Dans votre menu, allez à "Comptes et cartes".
  2. Sélectionnez le compte dont vous voulez supprimer le relevé.
  3. Pour le relevé de dépenses que vous voulez supprimer, allez sur les 3 points dans le coin supérieur droit du détail.
  4. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer le rapport de dépenses.

Que dois-je faire si mon compte bancaire n'est plus lié à OkiOki?

Le règlement PSD2 prévoit qu'en tant qu'utilisateur, vous devez confirmer le lien de votre compte bancaire avec OkiOki tous les 90 jours. Dès que vous aurez atteint ce délai, OkiOki vous en informera et vous invitera à reconfirmer le lien vers votre compte bancaire. Pour ce faire, suivez la même procédure que pour le lien initial de votre compte bancaire. OkiOki vous redirigera vers votre banque en ligne où vous pourrez confirmer votre lien via Itsme ou via votre carte bancaire et votre lecteur de carte.

Quelles sont les cartes de crédit prises en charge par OkiOki?

Aujourd'hui, OkiOki reconnaît les relevés Mastercard et Visa de la Bank Card Company (BCC).

OkiOki supporte-t-elle également les cartes de crédit prépayées?

OkiOki reconnaît également les états de dépenses des cartes prépayées. Pour un relevé mensuel, vous disposerez de dépôts individuels avec lesquels vous pourrez recharger votre carte prépayée. Pour l'instant, vous ne pouvez pas les relier à votre relevé de cartes de crédit dans OkiOki, mais vous pouvez facilement les supprimer de votre liste de tâches via une règle d'automatisation ou simplement ajouter un commentaire ou une balise "Terminé".

Comment puis-je envoyer mon état de frais à OkiOki?

Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à OkiOki, suivez ces étapes:

  1. Allez dans votre menu et sélectionnez "Télécharger document" sous "Documents".
  2. Dans vos documents, choisissez le scan du relevé ou le PDF que vous avez reçu de la banque.
  3. Ajoutez votre document. OkiOki va maintenant traiter votre note de frais. Cela peut prendre quelques minutes car elle va lire votre document.
  4. Ensuite, OkiOki reliera les transactions de votre relevé aux documents correspondants. Si elle a besoin de votre aide, elle vous le fera savoir via votre liste de tâches.

Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.

Que se passe-t-il si j'ai deux cartes de crédit liées au même compte?

Vous recevrez alors vraisemblablement un état des dépenses contenant deux états distincts par carte. Et vous n'avez qu'une seule transaction sur votre compte bancaire. Dans ce cas, il est préférable d'envoyer chaque déclaration séparément à OkiOki. De cette façon, OkiOki reconnaît également les deux cartes séparément et peut vous proposer des relevés distincts par carte. Vous pouvez ensuite lier votre transaction mensuelle à l'un des relevés.

Que fait OkiOki des transactions commerciales qui ont effectivement été utilisées à des fins privées?

Il arrive que vous payez une dépense privée par le biais de votre compte professionnel. Dans ce cas, vous ne fournissez généralement pas à votre comptable la facture ou le compte correspondant car il n'a pas sa place dans votre comptabilité. Vous marquez une telle transaction dans OkiOki comme "Dépenses privées". Votre comptable enregistrera ensuite cette transaction sur le compte courant.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer des transactions?

Vos transactions bancaires sont le cœur battant de votre entreprise et aussi d'OkiOki. Ils constituent le point de départ de votre comptabilité et ne peuvent donc pas être supprimées.

Comment puis-je rechercher une transaction particulière?

Allez à la page de présentation de toutes vos transactions. Dans le champ de recherche situé en haut, vous pouvez rechercher le nom de la contrepartie, le montant, le numéro de compte et tout message ou étiquette que vous avez joint à une transaction (via l'écran d'enregistrement).

Si vous avez plusieurs comptes bancaires liés à OkiOki, vous pouvez consulter toutes vos dépenses sur tous vos comptes dans l'aperçu consolidé "Mes comptes et cartes bancaires". Vous y trouverez également vos dépenses par cartes de crédit lorsque vous téléchargez vos relevés de dépenses dans OkiOki.

OkiOki peut-elle reconnaître et traiter automatiquement les transactions récurrentes?

Oui, c'est possible. Avec OkiOki, vous pouvez mettre en place des règles d'automatisation pour les transactions récurrentes telles que le paiement mensuel de votre leasing automobile. OkiOki peut ainsi traiter automatiquement ces transactions mensuelles récurrentes et les maintenir hors de votre liste de tâches. Vous ajoutez le contrat de location de votre voiture une seule fois à une transaction, vous déterminez dans la règle d'automatisation comment OkiOki peut reconnaître chaque transaction récurrente et ensuite OkiOki regroupe toutes les transactions récurrentes avec votre contrat. Pratique pour vous et votre comptable.

Mon comptable utilise Codabox. Peut-il annuler mon abonnement Codabox maintenant qu'OkiOki a un accès direct à mes transactions?

OkiOki propose désormais également ses propres fichiers de codes basés sur les informations relatives aux comptes disponibles dans le cadre de la PSD2. OkiOki offre ces fichiers de code à un coût supplémentaire de 1,50 euro par compte et par mois. Comme toutes les banques belges doivent suivre la directive PSD2, nous pouvons offrir des fichiers de code pour toutes les banques belges, y compris Argenta et AXA. 

Pour certains entrepreneurs ou comptables, il peut encore être pratique d'utiliser CodaBox pour certains comptes. Aujourd'hui, les banques ne sont obligées de partager leurs comptes courants que dans le cadre de la DSP2, c'est pourquoi OkiOki ne peut proposer que des fichiers de codes des comptes courants pour le moment. 

Dans cet article, vous trouverez plus d'informations sur les fichiers de code OkiOki. 

J'ai une transaction, qui revient régulièrement (par exemple tous les mois), pour laquelle je ne reçois pas de document ou pour laquelle j'ai reçu un document qu'une seule fois. Comment puis-je gérer cela dans OkiOki?

Vous pouvez utiliser une règle d'automatisation des transactions récurrentes. Pour ce faire:

  1. Allez à votre transaction sur votre liste de tâches
  2. Cliquez dessus
  3. Dans le menu contextuel en bas choisissez "Transaction récurrentes"
  4. Sélectionnez comme contrepartie votre propre compte  
  5. Décrochez les autres
  6. Dans l'écran suivant vous pouvez ajouter un commentaire et puis choisissez "Terminé"

De cette manière toutes les transactions avec cette contrepartie sont automatiquement enlevées de votre liste de tâches.

Pourquoi les dépenses de ma carte de crédit ne sont-elles pas lues correctement?

Il y a plusieurs possibilités pour que vos données ne soient pas lues correctement:

  • La photo peut être de mauvaise qualité.
  • Le document peut être plié dans différentes directions, ce qui signifie que les lignes de texte ne sont pas parfaitement horizontales et que l'algorithme ne peut pas enregistrer les données correctement.
  • L'algorithme attend plusieurs pages. La page de couverture avec le total, la page de détail avec toutes les transactions et, en bas, le total à nouveau. Et s'il y a plusieurs pages de détail, il s'attend également à ce que toutes ces pages soient affichées, car la dernière page de détail indique le total.

Comment cela peut-il être résolu?

  • Prenez toujours une photo où l'enregistrement des dépenses est horizontal. Les lignes de transaction inclinées ne peuvent pas être lues par l'OkiOki.
  • Veillez à ce que votre note de frais soit toujours complète. Dans OkiOki, vous pouvez toujours facilement fusionner des photos individuelles de pages individuelles en un seul document.

Puis-je ajuster le montant qui a été mal lu sur une facture?

Les données incorrectement lues peuvent être facilement corrigées dans l'application (uniquement pour les documents, pas pour les transactions). Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous:

1. Allez dans votre menu et choisissez "Tous les documents" sous "Documents".

2. Sélectionnez le document dont vous souhaitez modifier les données.

3. Ouvrez le détail du document du fichier sélectionné.

4. Lorsque vous cliquez dans l'un des champs soulignés par une ligne pointillée, sur le côté droit, vous pouvez immédiatement commencer à apporter des changements.

5. Tous les champs marqués d'une ligne pointillée peuvent être modifiés. Les modifications sont immédiatement enregistrées lorsque vous cliquez en dehors du champ.

6. Si vous ne souhaitez pas sauvegarder les modifications, cliquez sur la croix rouge.

7. Les données ont maintenant été ajustées.

Voulez-vous modifier les détails d'une facture qui n'a pas encore été payée? OkiOki générera automatiquement un nouveau code QR en fonction de vos modifications. Vous pouvez ensuite la scanner pour payer facilement la facture.

Comment OkiOki traite-t-il les factures que je transfère deux fois?

OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.

OkiOki distingue deux types de doublons:

  • Les doublons physiques: les documents qui sont binairement identiques. Parmi ceux-ci, seule la première version chargée est stockée.
  • Les doublons logiques: documents qui ont les mêmes données extraites, par exemple, deux numérisations individuelles d'un même document.  Si les données OCR correspondent, ces documents seront liés dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous verrez deux versions du document. C'est à l'utilisateur de décider s'il s'agit de doublons (les supprimer) ou s'il s'agit de deux factures différentes (les déconnecter).

Vos documents

Comment OkiOki obtient-elle mes documents?

OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.

Comment fusionner une note de crédit et la facture sur une seule 'opération', sans avoir besoin d'une transaction?

Suivez les étapes ci-dessous:
1. Téléchargez les deux documents dans OkiOki.
2. Choisissez la facture et suivez… vers le détail de l'operation.
3. Chez Documents, choisissez l'icône «+» en haut à droite et sélectionnez la note de crédit.
4. Ajouter
5. Ajoutez un  commentaire: «Facture et note de crédit, sans transaction».
6. Ensuite, choisissez «Finaliser!» et tout va bien.

Comment recevoir des documents Xerius dans OkiOki ?

Le moyen le plus simple de recevoir des documents dans OkiOki est de les faire arriver dans la boîte aux lettres que vous avez liée à OkiOki.

Xerius vous permet de configurer cet e-mail dans le portail "My Xerius". Même si vous le configurez là pour recevoir le document par email, vous pouvez toujours le consulter dans le portail.

Quelles sont les boîtes mails compatibles avec OkiOki?

OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.

Puis-je uniquement stocker les factures et les reçus dans OkiOki?

Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...

Les factures des mois précédents n'ont pas été lues dans l'OkiOki, pourquoi?

Nous ne suivons votre compte e-mail qu'à partir du moment où vous le liez à OkiOki.

Nous n'effectuerons pas de recherche dans la boîte mail dans le passé, afin d'éviter trop de frais à cause de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu'ils ont déjà été livrés au comptable dans le passé).

La meilleure façon de les faire entrer dans OkiOki est de les transférer vers leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Comment puis-je obtenir mes factures sortantes dans OkiOki?

Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:

  • Lorsque vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupère automatiquement.
  • Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Dans ce cas, elle récupèrera également vos factures.
  • Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud ? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
  • Et si vous voulez vraiment travailler manuellement, vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

Puis-je choisir les documents qu'OkiOki prendra dans ma boîte mails?

Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:

  • Mettez-les dans votre dossier de stockage en ligne lié à OkiOki et elle les récupérera pour vous.
  • Ou envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

J'ai deux dossiers contenant des factures sur mon stockage cloud. Puis-je les ajouter en une fois ou dois-je les relier séparément ?

Les deux sont possibles:

  • Soit vous liez un dossier parent (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers)
  • Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

OkiOki peut-elle m'aider pour les factures que je dois télécharger à partir du site web d'un fournisseur?

Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.

Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.

Puis-je ajouter manuellement des documents dans OkiOki?

Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:

  • Prenez une photo du document avec l'application OkiOki.
  • Chargez un document numérique existant(image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans OkiOki.
  • Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

Quels sont les formats de fichiers acceptés par OkiOki?

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

Suis-je limité dans le nombre de documents que je peux ajouter à OkiOki?

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.

Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.

Y a-t-il une taille maximale de fichier pour les documents?

A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.

Puis-je récupérer mes documents?

Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.

Télécharger un document spécifique

Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.

Télécharger une série de documents spécifiques

Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.

Télécharger une archive entière

Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".

OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).

Comment puis-je rechercher des documents?

OkiOki lit les données contenues dans vos documents. Pensez au numéro de TVA de la contrepartie, à sa raison sociale, à ses numéros de compte, à son montant... Vous pouvez utiliser toutes ces données comme critères de recherche. En outre, vous pouvez également rechercher les messages et les balises que vous avez joints à un document. Ainsi, vous avez toujours un accès rapide à un document spécifique.

Que dois-je faire des factures ou reçus d'entreprise que j'ai payés avec de l'argent privé?

OkiOki ne peut jamais retracer les dépenses professionnelles que vous avez payées avec de l'argent privé (en espèces ou par un compte bancaire personnel) dans le cadre de vos transactions bancaires professionnelles. Dans ce cas, vous marquez le document comme ayant été payé avec de l'"argent privé" et votre comptable pourra enregistrer cette dépense sur votre compte courant.

Lier les documents et les transactions

Comment OkiOki lie-t-elle les documents aux transactions?

OkiOki crée un lien basé sur 3 critères: le montant, la contrepartie et la date. Si 2 de ces 3 critères correspondent, OkiOki établit le lien.

Que se passe-t-il si OkiOki ne peut pas lier un document à une transaction?

Les documents et les transactions non liés apparaîtront sur votre liste de tâches. Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles OkiOki ne peut pas établir le lien et pourquoi elle a besoin de votre aide.

Un document peut manquer pour les raisons suivantes:

  • Il s'agit d'un document en papier et vous ne l'avez pas encore photographié et téléchargé. Les exemples typiques sont les reçus de restaurant et les tickets de parking. Et certains fournisseurs de services de télécommunications ou d'énergie peuvent également vous envoyer leurs factures sur papier. Il est alors temps de les demander par voie numérique. Nos vidéos "how-to YouTube" expliquent comment obtenir les factures de vos principaux fournisseurs dans votre boîte mails.
  • La publication ne concerne pas votre entreprise et vous n'avez pas besoin du document pour votre administration. Dans ce cas, il suffit de faire savoir à OkiOki qu'il s'agit d'une"question privée". Votre comptable comptabilisera ensuite cette dépense sur votre compte courant.
  • Il n'y a tout simplement aucun document disponible. Pensez aux frais bancaires, aux intérêts ou aux retraits d'espèces. OkiOki les filtrera pour vous autant que possible. Si elle en oublie un, vous pouvez toujours lui dire de quel type de transaction il s’agit.

Une transaction peut être manquante pour les raisons suivantes:

  • La facture n'a pas encore été payée. Vouspouvez ensuite mettre un rappel de paiement dans OkiOki. À l'avenir, vous pourrez également payer ces factures directement depuis OkiOki.
  • Vous avez payé les frais professionnels avec de l'argent privé (en espèces ou via votre compte courant personnel). Vous marquez le document comme ayant été payé avec de "l'argent privé". Votre comptable enregistrera ensuite ce document sur votre compte courant.
  • Vous avez payé les frais professionnels en espèces, en l'occurrence en espèces que vous avez retirées de votre compte professionnel ou que vous avez reçues de clients. Dans ce cas, OkiOki ne trouvera jamais de transaction et vous lui ferez savoir que le document a été payé en "liquide".
  • Le document n'est pas une facture ou un reçu et il n'y a pas de transaction. Mais vous souhaitez conserver le document dans OkiOki en tant qu'archive. Pensez aux contrats, aux rapports annuels, ...Pas de problème pour les garder dans OkiOki. Vous les marquez comme "Pas de facture ou de reçu".

Comment puis-je voir si une transaction est complete?

Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.

Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.

Comment traiter les paiements partiels?

L'enregistrement des paiements partiels n'est pas automatique. Il y a trop de risques de faire une erreur qui joue en défaveur de nos utilisateurs.

Ce que vous pouvez faire est le suivant:

1. Vous avez reçu/envoyé une facture d'un montant de 1000 euro. Celle-ci figure dans votre liste de tâches dans OkiOki (aucun paiement correspondant n'a été trouvé).

2. Vous en avez payé une partie (par exemple un acompte) pour 400 euro. Cette transaction est également sur votre liste de tâches (car aucun document correspondant à ce montant n'a été trouvé).

3. Vous pouvez relier manuellement les deux:

  • Allez dans transaction  
  • Choisissez "Vers la réservation" dans le menu
  • Dans le détail, choisissez l'icône "+" sous "Documents"
  • Sélectionnez dans la liste la facture de 1000 euro
  • Liez-la à la transaction.

4. Vous allez maintenant revenir au détail de la transaction (écran de réservation) et vous verrez que le document et la transaction y sont liés.

Maintenant, vous avez deux options: Soit vous voulez que le document disparaisse de votre liste de tâches (vous devez alors le mettre en pause), soit vous gardez le document avec une transaction incomplète sur votre liste de tâches.

1. Si vous choisissez pour: "Provisoirement OK" (= Garder (mais pas encore Fait !)), alors la correspondance "Incomplet" est sur votre liste de tâches et vous pouvez la compléter avec le montant restant quand il arrive.

2. Si vous savez que la deuxième transaction est prévue (par exemple, dans deux semaines), vous pouvez aller dans l'écran de détails, en haut à droite, choisir "Mettre en pause" et définir la période pendant laquelle ce document (+transaction) peut être retiré de votre liste de tâches. Confirmez cette date, puis appuyez sur "Temporairement OK". Ce document sera alors retiré de votre liste de tâches pour un certain temps.

Qu'est-ce qu'une réservation?

Une réservation est le lieu où lestransactions et les documents se rejoignent lorsqu'ils sont liés. Vous pouvez attribuer des annonces et des tags aux réservations afin de trouver facilement les transactions et les documents correspondants via notre moteur de recherche.

Je vois une ligne violette ou verte à côté de mes documents et de mes transactions. Qu'est-ce que cela signifie?

La ligne colorée indique l'état d'avancement de votre document ou de votre transaction.

  • S'il n'y a pas de ligne, c'est que vous n'avez pas encore consulté le document. Cet élément figure toujours sur votre liste de tâches.
  • Une ligne violette (lavande) indique que vous avez consulté le document mais qu'il reste encore du travail à faire. Ce document figure également sur votre liste de tâches ou a été temporairement supprimé si vous l'avez mis en veilleuse ou si vous avez ajouté un rappel de paiement.
  • Une ligne verte (token) indique que vous avez traité le document complètement et qu'il a été retiré de votre liste de tâches.

Puis-je également relier manuellement ma transaction de règlement par carte de crédit à mon relevé de carte de crédit?

Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:

  1. Aller dans votre 'Menu'
  2. Choisissez pour 'Comptes et cartes'
  3. Choisissez 'Votre carte de crédit'
  4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses qui s'y trouve
  5. Faites défiler jusqu'à "Votre relevé de carte de crédit"
  6. Cliquez sur "Trouver la transaction"

Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.

Puis-je lier plusieurs documents et transactions?

Bien sûr que vous pouvez. Une inscription peut contenir plusieurs documents et transactions. Pour être précis, une réservation peut consister en:

  • une transaction
  • un document
  • de multiples transactions
  • de multiples documents
  • une ou plusieurs transactions combinées à un ou plusieurs documents.

Par exemple, vous pouvez

  • combiner une facture, une note de crédit et une transaction
  • combiner un reçu Paypal et la facture correspondante
  • combiner une facture, deux paiements et un remboursement, au cas où vous auriez payé la facture deux fois.

Vous pouvez ajouter des transactions ou des documents supplémentaires en cliquant sur "+ Ajouter" à côté de "Transactions" ou "Documents", selon ce que vous souhaitez ajouter à l'entrée.

Que dois-je faire des dépenses payées par carte de crédit?

S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.

Comment procéder?

1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.

2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".

Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!

OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.

Vous et votre comptable

Puis-je donner à mon comptable un accès à OkiOki?

Si votre comptable vous a proposé OkiOki, il a également accès à vos données en temps réel. Il recevra automatiquement vos documents et s'il a besoin de plus d'informations, il pourra consulter vos réservations dans OkiOki et voir si vous lui avez laissé un message.

Si vous avez acheté OkiOki vous-même, vous pouvez toujours lier OkiOki avec votre comptable et son logiciel de comptabilité. Cela peut se faire via votre adresse électronique personnelle dans le programme de comptabilité ou via sFTP. Vous décidez, en concertation avec votre comptable. Et si votre comptable ne peut pas vous proposer l'un ou l'autre, vous pouvez toujours télécharger vos documents et les envoyer à votre comptable.

Mon comptable a-t-il accès à mes données?

Oui, si votre comptable vous a proposé OkiOki, votre comptable a accès à vos données. Cela lui permet de voir quelles transactions et quels documents sont liés et de consulter vos messages et balises à tout moment.

OkiOki partage-t-elle également mes transactions avec mon comptable?

Oui, OkiOki le fait. Si votre comptable vous a proposé OkiOki, votre comptable pourra également voir vos transactions. Si vous avez une société, votre comptable a de toute façon accès à vos transactions, via Codabox ou vos relevés de compte. Si vous n'avez pas de société et que vous êtes une "personne physique" avec un numéro de TVA, votre comptable n'a pas toujours accès à vos transactions. Mais la connaissance de vos transactions peut l’aider à optimiser votre déclaration de TVA et à vous fournir de meilleurs conseils.

Comment OkiOki envoie-t-elle les documents à mon comptable?

OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.

Mes factures ne sont pas livrées au logiciel de comptabilité, même si j'ai configuré la bonne adresse e-mail. Pourquoi?

Certains fournisseurs de logiciels de comptabilité vous demandent de confirmer explicitement les adresses (white list) que vous utiliserez pour leur envoyer des factures.

Pour OkiOki, l'adresse d'expédition que vous devez ajouter est: noreply@okioki.app

Actuellement, nous avons vu que Exact Online vous demande de confirmer l'adresse, consultez cet article sur la résolution de problèmes avec la boîte aux lettres numérique d'Exact.

Quand OkiOki envoie-t-elle mes documents à mon comptable?

Les documents peuvent parvenir à votre comptable de deux manières:

OkiOki le transmet automatiquement

OkiOki transmet automatiquement votre document à votre comptable dès que l'on sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:

  • Si OkiOki peut faire correspondre un document avec une transaction
  • S'il s'agit d'une facture de vente
  • Lorsque OkiOki lui-même peut reconnaître qu'il s'agit d'un document payé par carte de crédit ou par prélèvement automatique. Il mettra ensuite le document en attente jusqu'à votre prochain relevé de carte de crédit et le transmettra à votre comptable.

OkiOki transmet le document après votre intervention

Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être transmis à votre comptable parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Ensuite, OkiOki placera le document dans votre liste de tâches et c'est à vous d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous aurez effectué l'une des actions suivantes, OkiOki transmettra le document à votre comptable:

  • Vous définissez un rappel de paiement.
  • Vous indiquez si le document a été payé par carte de crédit, argent privé ou espèces.
  • Vous patientez un document.

Si vous supprimez un document, OkiOki ne l'enverra pas à votre comptable.

Vous pouvez également configurer vos documents de manière à ce qu'ils ne soient envoyés à votre comptable que lorsque vous indiquez de le faire. Cette fonction est utile si vous disposez d'un système de comptabilité analytique et que vous souhaitez indiquer à votre comptable, pour chaque document, à quelle branche ou à quel projet il peut l'envoyer.

Puis-je utiliser OkiOki si mon comptable ne veut pas l'utiliser?

Bien sûr que vous pouvez. OkiOki est là pour garder vos dossiers en ordre. Pour vous faire gagner du temps et de l'argent.Et OkiOki peut toujours livrer vos documents à votre comptable via l'adresse électronique de votre logiciel de comptabilité. Si votre comptable ne peut pas vous proposer une telle adresse électronique, vous pouvez toujours télécharger vos documents à la fin du trimestre et les envoyer vous-même à votre comptable.

Comment puis-je savoir quels documents ont déjà été envoyés à mon comptable?

Il y a deux façons de le savoir:

  • Dans la rubrique "Documents",vous trouverez une rubrique "Non envoyé au comptable". Voici donc la liste "Non-envoyé".
  • Et en bas de l'écran "Données du document", vous pouvez également voir si le document a été envoyé à votre comptable. Cet écran est accessible via le bouton de débordement (trois points)sur le détail du document.
  • Votre entreprise

    Puis-je utiliser OkiOki si je n'ai pas d'entreprise?

    Oui, vous pouvez. Il vous suffit d'avoir un numéro de TVA. Utiliser OkiOki en tant que personne physique a également ses avantages. Les comptables n'ont pas toujours accès aux transactions des personnes physiques. Ils ne peuvent donc pas vous aider à assurer le suivi de vos documents. Ils ne peuvent compter que sur ce que vous leur donnez. Et si vous oubliez quelque chose, ils ne peuvent pas non plus l'inscrire dans votre déclaration de TVA. Et donc vous perdez de l'argent. C'est pourquoi OkiOki surveille vos transactions et s'assure que tous les documents parviennent à votre comptable à temps.

    Combien d'utilisateurs puis-je ajouter à mon compte OkiOki?

    Actuellement, OkiOki n'autorise qu'un seul utilisateur par entreprise. Mais vous pouvez toujours partager un "utilisateur" avec vos collègues afin de pouvoir travailler ensemble sur votre administration. C'est pourquoi il est tout aussi pratique d'utiliser une adresse électronique générale telle que hello@monentreprise.be comme nom d'utilisateur.

    Et si j'ai deux entreprises?

    Votre compte OkiOki est lié à votre numéro de TVA. Deux numéros de TVA signifient donc deux comptes OkiOki. De cette façon, vous maintenez toujours une séparation nette entre les deux administrations.

    Quelles sont les exigences techniques auxquelles mon ordinateur/tablette/smartphone doit répondre pour pouvoir utiliser OkiOki?

    Pour pouvoir utiliser OkiOki, vous devez disposer d'une connexion Internet/données en état de marche et d'un des navigateurs web énumérés ci-dessous.

    Le navigateur est le programme qui vous permet de naviguer sur Internet. Les plus courants sont les suivants : Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge (le successeur de Microsoft Internet Explorer) et Apple Safari.  

    Important : pour pouvoir relier votre compte bancaire, vous devez répondre aux exigences techniques de votre environnement de banque en ligne, vérifiez ces conditions sur le site de votre banque.

    OkiOki est testé sur les dernières versions de ces navigateurs.

    • Edge : la dernière version Edge (dernière version officielle de Microsoft)
    • Safari : la version la plus récente(dernière version officielle d'Apple)
    • Firefox : la dernière version (dernière version officielle de Mozilla)
    • Google Chrome : la dernière version(dernière version officielle de Google)

    Pour connaître la version de votre navigateur, ouvrez le programme et cliquez sur l'onglet "Aide" dans le menu. Cliquez ensuite sur "About Edge" ou "About Firefox" ou "About Safari" ou "About Chrome". À ce moment-là,le nom et la version de votre navigateur s'afficheront sur votre écran.

    Résolution d'écran recommandée : 1024 x 768 (profondeur de couleur de 16 bits) ou plus

    Veuillez toujours utiliser la version la plus récente du logiciel. Les anciennes versions des systèmes d'exploitation et/ou des navigateurs utilisent parfois des modules ou des technologies obsolètes, pour lesquels il n'existe pas de support.

    Comment ajouter un compte bancaire si je n'ai pas de carte bancaire?

    La connexion d'un compte bancaire est indispensable pour que OkiOki fonctionne correctement.

    • Vous devez vérifier de quelle manière votre banque vous permet de vous connecter.
    • Si une carte bancaire n'est pas nécessaire pour établir une connexion, vous pouvez relier OkiOki sans carte bancaire.

    Si la banque exige une carte bancaire, c'est impossible pour le moment.

    La sécurité et la confidentialité de vos données

    Qu'en est-il de la confidentialité et de la sécurité de mes données?

    Lorsque vous vous inscrivez sur OkiOki, vous devez accepter notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation. Ces politiques fournissent une image complète de la manière dont nous traitons vos données. Nous avons mis en place OkiOki conformément aux dernières normes de sécurité et nous respectons toutes les règles et réglementations concernant la protection des données et l'authentification sécurisée des clients.

    33reasons NV, la société derrière OkiOki, est reconnue par la Banque Nationale de Belgique comme un établissement de paiement et est sous leur supervision. Nous faisons également l'objet d'un audit annuel de Google concernant nos normes de sécurité.

    Ainsi, OkiOki peut traiter vos comptes courants et vos boîtes aux lettres en toute sécurité et confidentialité, et vous faciliter la vie administrative.

    OkiOki utilise-t-elle une vérification en deux étapes ou une authentification à deux facteurs?

    Non, jusqu’à ce jour, OkiOki ne nécessite pas de vérification en deux étapes ni d'authentification à deux facteurs.

    OkiOki se bloque pendant le chargement. Que puis-je faire?

    Lorsque vous vous connectez à OkiOki, nous effectuons plusieurs contrôles de sécurité, par ex. vérifiez vos données d'identification, ... L'une des vérifications intégrées est une vérification basée sur le « temps » entre votre appareil et notre application. Nous avons observé plusieurs cas où l'horloge de l'appareil d'un utilisateur était erronée. Dans ce cas, notre vérification basée sur le temps réessayera, provoquant l'attente de l'application.

    Donc, si vous ne parvenez pas à vous connecter à OkiOki, car après la connexion, l'application semble "se charger" pour toujours. Ce problème est potentiellement dû à la différence entre l'horloge de votre appareil et l'heure de notre serveur.

    Si cela se produit, procédez comme suit :

    1. fermez le navigateur qui charge OkiOki
    2. Vérifiez si votre horloge fonctionne correctement via : https://time. is/
    3. Si l'horloge est correcte : réessayez de démarrer OkiOki
    4. Si cela échoue toujours : envoyez un message à support@okioki.be pour nous signaler le problème.

    Intégrations avec d'autres solutions

    OkiOki s'intègre-t-elle à Peppol?

    En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.

    OkiOki s'intègre-t-elle aux programmes de facturation?

    Si vous préparez vos factures de vente dans un programme de facturation en ligne, ces programmes vous permettent généralement de mettre une adresse électronique en BCC lorsque vous envoyez une facture. Si vous mettez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres liée à OkiOki ou votre adresse e-mail OkiOki en BCC, OkiOki trouvera une copie de cet e-mail et inclura automatiquement votre facture sortante.

    OkiOki dispose également de son propre module de facturation, grâce auquel vous pouvez créer et envoyer vous-même des factures en quelques étapes simples. Sur chaque facture, nous fournissons également une bande de paiement pratique contenant toutes les informations relatives au paiement et un code QR. De cette façon, vos clients peuvent facilement payer votre facture.

    OkiOki s'intègre-t-elle à la Codabox?

    Pour le moment, nous n'intégrons pas le Codabox. OkiOki récupère vos transactions directement auprès de votre banque via les protocoles bancaires ouverts PSD2.

    Je ne parviens pas à connecter mon compte bancaire professionnel VDK Bank.

    Actuellement, l'API PSD2 de la banque VDK ne prend en charge que les comptes personnels. Les comptes pour les entreprises seront pris en charge à partir du T3 2021.