OkiOki est un mot Maoris qui signifie "se sentir détendu". Et avec OkiOki, nous voulons offrir ce sentiment de détente à chaque entrepreneur lorsqu'il s'agit d'administration financière. D'où, notre slogan "I'm feeling OkiOki today" ou "I feel all OkiOki today".

C'est sûr. OkiOki sait si un document reste impayé. Elle sait ceux qui ne sont pas encore parvenus à votre comptable. Avec OkiOki, vous pouvez mettre fin aux factures impayées, aux amendes pour retard de paiement ou déduire la TVA non payée. De plus, OkiOki vous fait gagner beaucoup de temps. Le temps, c'est de l'argent. Et votre temps privé, que vous investissez chaque trimestre dans votre administration plutôt que dans les plusbelles choses de la vie, est encore plus précieux.

Aujourd'hui, OkiOki est compatible avec tout logiciel de comptabilité et tout comptable, à condition qu'ils puissent vous fournir une adresse électronique à partir du logiciel de comptabilité ou d'unaccès sFTP. Adsolut, Clearfacts, Exact Online, Expert/M, Horus, Octopus, Sage Bob, Winbooks et Yuki ne sont que quelques-uns des programmes compatibles. Et si votre comptable ne peut pas vous le proposer, ou s'il travaille encore sur papier, vous pouvez toujours télécharger vos documents dans OkiOki et les envoyer à votre comptable.

Non, OkiOki n'est pas un programme de comptabilité. En fait, nous préférons l'appeler pré-comptabilité. En premier lieu, OkiOki est un assistant qui aide l'entrepreneur à suivre son administration. Ensuite, elle se charge de transmettre son administration au comptable, ce qui lui permet de mettre à jour le dossier plus rapidement et de mieux vous conseiller.

Non, car OkiOki nécessite toujours l'utilisation d'un numéro de TVA.

Non, OkiOki ne fait pas de déclaration d'impôts. Toutefois, elle vous aide, vous et votre comptable, à remplir la déclaration d'impôts à temps en envoyant vos documents complets à votre comptable dès que possible.

Aujourd'hui, vous ne pouvez pas encore établir ou envoyer de factures avec OkiOki. Mais il figure sur notre planning de produits et d'ici à la fin 2020, nous voulons vous le proposer également.

Comme vous ne pouvez pas établir et envoyer de factures avec OkiOki aujourd'hui, vous ne pourrez pas envoyer de rappels de paiement pour le moment. Mais si OkiOki a également accès à vos factures sortantes en cours, elle peut aussi vous tenir informé de l'état des paiements. En effet, pour chaque facture impayée, il manquera une transaction et OkiOki en assurera le suivi pour vous.

Il y a plusieurs façons de faire parvenir vos factures sortantes à OkiOki aujourd'hui :

• Si vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupérera automatiquement.
• Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Et même dans ce cas, elle les récupèrera.
• Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
• Et si vous voulez vraiment travailler manuellement, vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

OkiOki rassemble toutes les connexions sous l'élément du menu "onnexions". Vous pouvez y accéder via:

1. Allez sur votre tableau de bord (écran de démarrage avec un gros chiffre)
2. Choisissez le menu hamburger (en haut à gauche, trois tirets)
3. Allez sur 'Connexions'
4. Choisissez 'Email'
5. Pour créer le lien, vous avez besoin des données de votre boîte email: nom d'utilisateur, mot de passe et paramètres du serveur.
6. Si vous y associez une boîte mail, celle-ci est contrôlée par OkiOki

A partir de maintenant, les factures qui y aboutissent sont lues par OkiOki.

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Vous ne pouvez pas effectuer de paiements avec OkiOki aujourd'hui. Mais en 2021, nous offrirons certainement cette fonctionnalité.

Oui, vous pouvez. Comme OkiOki surveille vos transactions, elle sait quelles factures restent impayées. Vos factures entrantes et sortantes. De cette façon, vous évitez les pénalités pour les retards de paiement et vous savez aussi immédiatement quels clients ne vous paient pas à temps.

Vous pouvez marquer les dépenses personnelles payées avec votre compte professionnel ou les dépenses professionnelles payées avec des fonds privés dans OkiOki. Ainsi, votre comptable sait toujours ce qui doit être comptabilisé sur le compte courant.  

Dans OkiOki, vous pouvez toujours ajouter un avis ou une "étiquette" à votre transaction ou document pour votre comptable.

Votre banque est la référence la plus fiable de ce qui s’est réellement passé. En comparant vos transactions à votre dossier, vous voyez immédiatement quelles opérations ont déjà une pièce justificative et lesquelles en manquent. Cela évite les trous dans votre administration et réduit le travail de dernière minute.

Vous obtenez une vue plus claire de votre dossier et de vos mouvements. Concrètement, vous voyez plus facilement :

• quelles factures sont encore ouvertes (à payer ou à recevoir)
• quelles transactions sont déjà liées à une facture ou un ticket (reçu)
• quelles transactions n’ont pas encore de justificatif

À l’approche de la clôture, vous voulez surtout être sûr que chaque montant est correct et que chaque justificatif est présent. La connexion bancaire aide OkiOki à repérer plus vite ce qui manque et à garder une vue à jour des factures ouvertes. Vous transmettez ainsi un dossier plus complet à votre comptable, avec moins de corrections après coup.

Vous donnez à OkiOki un accès en lecture aux transactions, afin de contrôler et compléter votre dossier. OkiOki utilise ces informations pour associer des transactions à des documents et pour signaler les justificatifs manquants.

Non. OkiOki ne peut pas effectuer de paiements, ne peut pas déplacer d’argent et ne peut pas ajouter de bénéficiaires. La connexion sert uniquement à lire vos transactions pour contrôler votre dossier.

Non, pour l'instant, ce n'est pas possible. Ces comptes ne relèvent pas pour l'instant de la réglementation PSD2 et ne sont donc pas encore partagés par les banques. De plus, les dépenses par cartes de crédit ne sont pas encore partagées par les banques.

Oui, vous pouvez l’arrêter à tout moment. OkiOki ne lira alors plus de nouvelles transactions. Votre dossier et vos documents restent visibles, mais ils ne seront plus mis à jour automatiquement sur base de votre banque.

Suivez les étapes ci-dessous:
1. Téléchargez les deux documents dans OkiOki.
2. Choisissez la facture et suivez… vers le détail de l'operation.
3. Chez Documents, choisissez l'icône «+» en haut à droite et sélectionnez la note de crédit.
4. Ajouter
5. Ajoutez un  commentaire: «Facture et note de crédit, sans transaction».
6. Ensuite, choisissez «Finaliser!» et tout va bien.

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OkiOki récupère automatiquement les documents dans votre boîte mails ou dans un dossier dans votre Cloud. Et vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents sur OkiOki en prenant une photo avec l'application OkiOki, en téléchargeant un document numérique sur OkiOki ou en envoyant un document numérique à votre adresse e-mail personnelle OkiOki.

OkiOki s'intègre avec Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud/me/mac.com, Telenet, Proximus, Scarlet, Skynet, Mail.be et toute boîte mails avec une connexion IMAP.

Vous pouvez stocker dans OkiOki tout document auquel vous souhaitez avoir accès n'importe où et n'importe quand, qui doit être envoyé à votre comptable. Ainsi, elle devient votre guichet unique pour vos documents financiers, y compris les contrats, les accords, les certificats fiscaux personnels...

Nous ne suivons votre compte e-mail qu'à partir du moment où vous le liez à OkiOki.

Nous n'effectuerons pas de recherche dans la boîte mail dans le passé, afin d'éviter trop de frais à cause de documents qui ne sont peut-être plus nécessaires (parce qu'ils ont déjà été livrés au comptable dans le passé).

La meilleure façon de les faire entrer dans OkiOki est de les transférer vers leur boîte mail OkiOki (XXXXXXXXXXX@okioki.app).

Aujourd'hui, vous avez plusieurs options pour intégrer vos factures sortantes dans OkiOki:

• Lorsque vous envoyez vos factures à vos clients avec le compte e-mail lié à OkiOki, OkiOki les récupère automatiquement.
• Si vous les envoyez via votre outil de facturation préféré, vous pouvez toujours mettre votre adresse électronique liée à OkiOki dans BCC de vos courriers. Dans ce cas, elle récupèrera également vos factures.
• Avez-vous déjà vos factures sortantes quelque part dans votre Cloud ? Reliez ce dossier Cloud à OkiOki et elle les récupérera automatiquement.
• Et si vous voulez vraiment travailler manuellement, vous pouvez toujours les télécharger manuellement dans OkiOki.

Non. OkiOki utilise ses propres renseignements pour décider quels e-mails et documents sont pertinents pour votre administration. Essayez-la, vous verrez qu'elle est plutôt doué pour cela. Il y aura toujours des documents que vous voulez absolument avoir dans OkiOki mais qui n'ont peut-être rien à voir avec votre administration financière. Vous pouvez les "ajouter" dans OkiOki de deux façons:

• Mettez-les dans votre dossier de stockage en ligne lié à OkiOki et elle les récupérera pour vous.
• Ou envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

Les deux sont possibles:

• Soit vous liez un dossier parent (et nous surveillons ce dossier et ses sous-dossiers)
• Soit vous liez deux dossiers individuels (et nous les surveillons séparément, y compris leurs sous-dossiers).

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Oui, c’est possible. De nombreux fournisseurs attendent de vous que vous vous connectiez à leur site web pour télécharger votre facture. Pensez à des fournisseurs comme Acerta, Engie, Partena, Proximus, Velocity... Mais OkiOki vous libère aussi de ce poids. Si vous confiez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à OkiOki, elle se connectera régulièrement à ce site et téléchargera vos factures pour vous. C'est l’un des grands avantages d'OkiOki.

Notez qu’OkiOki suit les dernières normes de sécurité. Les données de connexion que vous conservez dans OkiOki sont uniquement accessibles par vous et par OkiOki. Même l'équipe de support OkiOki n'a pas accès à vos données.

Oui, vous pouvez. Il y a trois façons de le faire:

• Prenez une photo du document avec l'application OkiOki.
• Chargez un document numérique existant(image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans OkiOki.
• Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.

OkiOki accepte les formats de fichiers suivants: bmp, gif, jpeg, pdf, png et tiff.

En fonction de votre abonnement OkiOki, vous aurez 25, 70 ou 200 documents par mois que vous pourrez télécharger librement sur OkiOki. Si vous dépassez votre limite, nous vous facturons des frais par document. Mais vous pouvez gérer autant de documents dans OkiOki que vous le souhaitez.

Cependant, si votre comptable vous offre OkiOki, il n'y a jamais de limite sur le nombre de documents.

A tout moment, vous pouvez télécharger tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez les télécharger par mois, trimestre ou année. Et les rassembler dans un zip, à la fois en format PDF et UBL.

Dans OkiOki, vous pouvez télécharger vos documents de 3 façons à tout moment.

Télécharger un document spécifique

Chaque document peut être téléchargé séparément via la fonction de téléchargement dans le menu "overflow" du document.

Télécharger une série de documents spécifiques

Si vous souhaitez télécharger une série spécifique de documents, vous pouvez le faire via votre liste de documents. Vous pouvez y sélectionner plusieurs documents à la fois, puis les télécharger. Bien entendu, vous pouvez également rechercher ou filtrer votre liste de documents et sélectionner et télécharger tous les documents résultants en une seule fois.

Télécharger une archive entière

Enfin, vous pouvez télécharger tous vos documents par mois, trimestre ou année via le menu "Télécharger votre archive".

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OkiOki vous permet de télécharger vos archives de documents par mois, trimestre ou année. Et bon, vous les recevrez aux formats PDF et UBL (facture numérique).

OkiOki lit les données contenues dans vos documents. Pensez au numéro de TVA de la contrepartie, à sa raison sociale, à ses numéros de compte, à son montant... Vous pouvez utiliser toutes ces données comme critères de recherche. En outre, vous pouvez également rechercher les messages et les balises que vous avez joints à un document. Ainsi, vous avez toujours un accès rapide à un document spécifique.

OkiOki a intégré une logique permettant d'éviter autant que possible les doublons de factures.

OkiOki distingue deux types de doublons:

• Les doublons physiques: les documents qui sont binairement identiques. Parmi ceux-ci, seule la première version chargée est stockée.
• Les doublons logiques: documents qui ont les mêmes données extraites, par exemple, deux numérisations individuelles d'un même document.  Si les données OCR correspondent, ces documents seront liés dans OkiOki. Si vous cliquez dessus, vous verrez deux versions du document. C'est à l'utilisateur de décider s'il s'agit de doublons (les supprimer) ou s'il s'agit de deux factures différentes (les déconnecter).

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OkiOki crée un lien basé sur 3 critères: le montant, la contrepartie et la date. Si 2 de ces 3 critères correspondent, OkiOki établit le lien.

Les documents et les transactions non liés apparaîtront sur votre liste de tâches. Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles OkiOki ne peut pas établir le lien et pourquoi elle a besoin de votre aide.

Un document peut manquer pour les raisons suivantes:

• Il s'agit d'un document en papier et vous ne l'avez pas encore photographié et téléchargé. Les exemples typiques sont les reçus de restaurant et les tickets de parking. Et certains fournisseurs de services de télécommunications ou d'énergie peuvent également vous envoyer leurs factures sur papier. Il est alors temps de les demander par voie numérique. Nos vidéos "how-to YouTube" expliquent comment obtenir les factures de vos principaux fournisseurs dans votre boîte mails.
• La publication ne concerne pas votre entreprise et vous n'avez pas besoin du document pour votre administration. Dans ce cas, il suffit de faire savoir à OkiOki qu'il s'agit d'une"question privée". Votre comptable comptabilisera ensuite cette dépense sur votre compte courant.
• Il n'y a tout simplement aucun document disponible. Pensez aux frais bancaires, aux intérêts ou aux retraits d'espèces. OkiOki les filtrera pour vous autant que possible. Si elle en oublie un, vous pouvez toujours lui dire de quel type de transaction il s’agit.

Une transaction peut être manquante pour les raisons suivantes:

• La facture n'a pas encore été payée. Vouspouvez ensuite mettre un rappel de paiement dans OkiOki. À l'avenir, vous pourrez également payer ces factures directement depuis OkiOki.
• Vous avez payé les frais professionnels avec de l'argent privé (en espèces ou via votre compte courant personnel). Vous marquez le document comme ayant été payé avec de "l'argent privé". Votre comptable enregistrera ensuite ce document sur votre compte courant.
• Vous avez payé les frais professionnels en espèces, en l'occurrence en espèces que vous avez retirées de votre compte professionnel ou que vous avez reçues de clients. Dans ce cas, OkiOki ne trouvera jamais de transaction et vous lui ferez savoir que le document a été payé en "liquide".
• Le document n'est pas une facture ou un reçu et il n'y a pas de transaction. Mais vous souhaitez conserver le document dans OkiOki en tant qu'archive. Pensez aux contrats, aux rapports annuels, ...Pas de problème pour les garder dans OkiOki. Vous les marquez comme "Pas de facture ou de reçu".

Lorsqu'un document ou une transaction est ajouté, il apparaît dans votre liste de tâches sans marqueur de couleur.

Lorsqu'une transaction est automatiquement liée à un document, vous pouvez le constater par une ligne "vert menthe". Une ligne bleue/violette apparaît lorsque la correspondance n'est pas encore complète.

L'enregistrement des paiements partiels n'est pas automatique. Il y a trop de risques de faire une erreur qui joue en défaveur de nos utilisateurs.

Ce que vous pouvez faire est le suivant:

1. Vous avez reçu/envoyé une facture d'un montant de 1000 euro. Celle-ci figure dans votre liste de tâches dans OkiOki (aucun paiement correspondant n'a été trouvé).

2. Vous en avez payé une partie (par exemple un acompte) pour 400 euro. Cette transaction est également sur votre liste de tâches (car aucun document correspondant à ce montant n'a été trouvé).

3. Vous pouvez relier manuellement les deux:

• Allez dans transaction  
• Choisissez "Vers la réservation" dans le menu
• Dans le détail, choisissez l'icône "+" sous "Documents"
• Sélectionnez dans la liste la facture de 1000 euro
• Liez-la à la transaction.

4. Vous allez maintenant revenir au détail de la transaction (écran de réservation) et vous verrez que le document et la transaction y sont liés.

Maintenant, vous avez deux options: Soit vous voulez que le document disparaisse de votre liste de tâches (vous devez alors le mettre en pause), soit vous gardez le document avec une transaction incomplète sur votre liste de tâches.

1. Si vous choisissez pour: "Provisoirement OK" (= Garder (mais pas encore Fait !)), alors la correspondance "Incomplet" est sur votre liste de tâches et vous pouvez la compléter avec le montant restant quand il arrive.

2. Si vous savez que la deuxième transaction est prévue (par exemple, dans deux semaines), vous pouvez aller dans l'écran de détails, en haut à droite, choisir "Mettre en pause" et définir la période pendant laquelle ce document (+transaction) peut être retiré de votre liste de tâches. Confirmez cette date, puis appuyez sur "Temporairement OK". Ce document sera alors retiré de votre liste de tâches pour un certain temps.

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Une réservation est le lieu où lestransactions et les documents se rejoignent lorsqu'ils sont liés. Vous pouvez attribuer des annonces et des tags aux réservations afin de trouver facilement les transactions et les documents correspondants via notre moteur de recherche.

Vous pouvez lier la transaction par le détail de votre relevé de dépenses:

1. Aller dans votre 'Menu'
2. Choisissez pour 'Comptes et cartes'
3. Choisissez 'Votre carte de crédit'
4. Sélectionnez le premier relevé de dépenses qui s'y trouve
5. Faites défiler jusqu'à "Votre relevé de carte de crédit"
6. Cliquez sur "Trouver la transaction"

Une fois arrivé jusque là, vous pouvez alors lier la transaction et c'est fait.

La ligne colorée indique l'état d'avancement de votre document ou de votre transaction.

• S'il n'y a pas de ligne, c'est que vous n'avez pas encore consulté le document. Cet élément figure toujours sur votre liste de tâches.
• Une ligne violette (lavande) indique que vous avez consulté le document mais qu'il reste encore du travail à faire. Ce document figure également sur votre liste de tâches ou a été temporairement supprimé si vous l'avez mis en veilleuse ou si vous avez ajouté un rappel de paiement.
• Une ligne verte (token) indique que vous avez traité le document complètement et qu'il a été retiré de votre liste de tâches.

Bien sûr que vous pouvez. Une inscription peut contenir plusieurs documents et transactions. Pour être précis, une réservation peut consister en:

• une transaction
• un document
• de multiples transactions
• de multiples documents
• une ou plusieurs transactions combinées à un ou plusieurs documents.

Par exemple, vous pouvez

• combiner une facture, une note de crédit et une transaction
• combiner un reçu Paypal et la facture correspondante
• combiner une facture, deux paiements et un remboursement, au cas où vous auriez payé la facture deux fois.

Vous pouvez ajouter des transactions ou des documents supplémentaires en cliquant sur "+ Ajouter" à côté de "Transactions" ou "Documents", selon ce que vous souhaitez ajouter à l'entrée.

S'il y a un document dans votre liste de tâches que vous avez payé avec votre carte de crédit, OkiOki ne peut lier ce document à la transaction correspondante que lorsque vous avez reçu et ajouté votre relevé de carte de crédit. Par conséquent, vous devrez mettre ce document en veilleuse pour l'instant. Cela signifie qu'OkiOki va supprimer le document de votre liste de tâches pour le moment. Lorsque votre relevé sera disponible, OkiOki reliera automatiquement le document snooze à la transaction correspondante.

Comment procéder?

1. Dans votre liste de tâches, sélectionnez le document payé avec votre carte de crédit.

2. Dans le menu rapide (la barre verte) en bas de page, sélectionnez "Payé par carte de crédit".

Ceci marque le document comme étant payé par carte de crédit. Le document sera désormais supprimé de votre liste de tâches et sera automatiquement associé à la transaction lorsque vous téléchargerez votre prochaine note de frais. Vous n'avez donc rien d'autre à faire!

OkiOki reconnaît aussi automatiquement certains documents comme des dépenses de cartes de crédit. Il les marquera alors automatiquement comme "payés par carte de crédit" et les mettra en veille jusqu'à l'ajout de votre prochaine note de frais.

OkiOki ne peut jamais retracer les dépenses professionnelles que vous avez payées avec de l'argent privé (en espèces ou par un compte bancaire personnel) dans le cadre de vos transactions bancaires professionnelles. Dans ce cas, vous marquez le document comme ayant été payé avec de l'"argent privé" et votre comptable pourra enregistrer cette dépense sur votre compte courant.

Si votre comptable vous a proposé OkiOki, il a également accès à vos données en temps réel. Il recevra automatiquement vos documents et s'il a besoin de plus d'informations, il pourra consulter vos réservations dans OkiOki et voir si vous lui avez laissé un message.

Si vous avez acheté OkiOki vous-même, vous pouvez toujours lier OkiOki avec votre comptable et son logiciel de comptabilité. Cela peut se faire via votre adresse électronique personnelle dans le programme de comptabilité ou via sFTP. Vous décidez, en concertation avec votre comptable. Et si votre comptable ne peut pas vous proposer l'un ou l'autre, vous pouvez toujours télécharger vos documents et les envoyer à votre comptable.

Si votre comptable vous a proposé OkiOki, il a également accès à vos données en temps réel. Il recevra automatiquement vos documents et s'il a besoin de plus d'informations, il pourra consulter vos réservations dans OkiOki et voir si vous lui avez laissé un message.

Si vous avez acheté OkiOki vous-même, vous pouvez toujours lier OkiOki avec votre comptable et son logiciel de comptabilité. Cela peut se faire via votre adresse électronique personnelle dans le programme de comptabilité ou via sFTP. Vous décidez, en concertation avec votre comptable. Et si votre comptable ne peut pas vous proposer l'un ou l'autre, vous pouvez toujours télécharger vos documents et les envoyer à votre comptable.

Oui, si votre comptable vous a proposé OkiOki, votre comptable a accès à vos données. Cela lui permet de voir quelles transactions et quels documents sont liés et de consulter vos messages et balises à tout moment.

Oui, OkiOki le fait. Si votre comptable vous a proposé OkiOki, votre comptable pourra également voir vos transactions. Si vous avez une société, votre comptable a de toute façon accès à vos transactions, via Codabox ou vos relevés de compte. Si vous n'avez pas de société et que vous êtes une "personne physique" avec un numéro de TVA, votre comptable n'a pas toujours accès à vos transactions. Mais la connaissance de vos transactions peut l’aider à optimiser votre déclaration de TVA et à vous fournir de meilleurs conseils.

OkiOki traduit vos documents en véritables factures numériques (fichiers UBL, comme on les appelle aussi). Et elle les envoie directement au programme de comptabilité via votre adresse électronique personnelle du programme en question ou via sFTP.

Certains fournisseurs de logiciels de comptabilité vous demandent de confirmer explicitement les adresses (white list) que vous utiliserez pour leur envoyer des factures.

Pour OkiOki, l'adresse d'expédition que vous devez ajouter est: noreply@okioki.app

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Actuellement, nous avons vu que Exact Online vous demande de confirmer l'adresse, consultez cet article sur la résolution de problèmes avec la boîte aux lettres numérique d'Exact.

Les documents peuvent parvenir à votre comptable de deux manières:

OkiOki le transmet automatiquement

OkiOki transmet automatiquement votre document à votre comptable dès que l'on sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:

• Si OkiOki peut faire correspondre un document avec une transaction
• S'il s'agit d'une facture de vente
• Lorsque OkiOki lui-même peut reconnaître qu'il s'agit d'un document payé par carte de crédit ou par prélèvement automatique. Il mettra ensuite le document en attente jusqu'à votre prochain relevé de carte de crédit et le transmettra à votre comptable.

OkiOki transmet le document après votre intervention

Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être transmis à votre comptable parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Ensuite, OkiOki placera le document dans votre liste de tâches et c'est à vous d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que vous aurez effectué l'une des actions suivantes, OkiOki transmettra le document à votre comptable:

• Vous définissez un rappel de paiement.
• Vous indiquez si le document a été payé par carte de crédit, argent privé ou espèces.
• Vous patientez un document.

Si vous supprimez un document, OkiOki ne l'enverra pas à votre comptable.

Vous pouvez également configurer vos documents de manière à ce qu'ils ne soient envoyés à votre comptable que lorsque vous indiquez de le faire. Cette fonction est utile si vous disposez d'un système de comptabilité analytique et que vous souhaitez indiquer à votre comptable, pour chaque document, à quelle branche ou à quel projet il peut l'envoyer.

Bien sûr que vous pouvez. OkiOki est là pour garder vos dossiers en ordre. Pour vous faire gagner du temps et de l'argent.Et OkiOki peut toujours livrer vos documents à votre comptable via l'adresse électronique de votre logiciel de comptabilité. Si votre comptable ne peut pas vous proposer une telle adresse électronique, vous pouvez toujours télécharger vos documents à la fin du trimestre et les envoyer vous-même à votre comptable.

Il y a deux façons de le savoir:

Oui, vous pouvez. Il vous suffit d'avoir un numéro de TVA. Utiliser OkiOki en tant que personne physique a également ses avantages. Les comptables n'ont pas toujours accès aux transactions des personnes physiques. Ils ne peuvent donc pas vous aider à assurer le suivi de vos documents. Ils ne peuvent compter que sur ce que vous leur donnez. Et si vous oubliez quelque chose, ils ne peuvent pas non plus l'inscrire dans votre déclaration de TVA. Et donc vous perdez de l'argent. C'est pourquoi OkiOki surveille vos transactions et s'assure que tous les documents parviennent à votre comptable à temps.

Actuellement, OkiOki n'autorise qu'un seul utilisateur par entreprise. Mais vous pouvez toujours partager un "utilisateur" avec vos collègues afin de pouvoir travailler ensemble sur votre administration. C'est pourquoi il est tout aussi pratique d'utiliser une adresse électronique générale telle que hello@monentreprise.be comme nom d'utilisateur.

Votre compte OkiOki est lié à votre numéro de TVA. Deux numéros de TVA signifient donc deux comptes OkiOki. De cette façon, vous maintenez toujours une séparation nette entre les deux administrations.

Pour pouvoir utiliser OkiOki, vous devez disposer d'une connexion Internet/données en état de marche et d'un des navigateurs web énumérés ci-dessous.

Le navigateur est le programme qui vous permet de naviguer sur Internet. Les plus courants sont les suivants : Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge (le successeur de Microsoft Internet Explorer) et Apple Safari.  

Important : pour pouvoir relier votre compte bancaire, vous devez répondre aux exigences techniques de votre environnement de banque en ligne, vérifiez ces conditions sur le site de votre banque.

OkiOki est testé sur les dernières versions de ces navigateurs.

• Edge : la dernière version Edge (dernière version officielle de Microsoft)
• Safari : la version la plus récente(dernière version officielle d'Apple)
• Firefox : la dernière version (dernière version officielle de Mozilla)
• Google Chrome : la dernière version(dernière version officielle de Google)

Pour connaître la version de votre navigateur, ouvrez le programme et cliquez sur l'onglet "Aide" dans le menu. Cliquez ensuite sur "About Edge" ou "About Firefox" ou "About Safari" ou "About Chrome". À ce moment-là,le nom et la version de votre navigateur s'afficheront sur votre écran.

Résolution d'écran recommandée : 1024 x 768 (profondeur de couleur de 16 bits) ou plus

Veuillez toujours utiliser la version la plus récente du logiciel. Les anciennes versions des systèmes d'exploitation et/ou des navigateurs utilisent parfois des modules ou des technologies obsolètes, pour lesquels il n'existe pas de support.

La connexion d'un compte bancaire est indispensable pour que OkiOki fonctionne correctement.

• Vous devez vérifier de quelle manière votre banque vous permet de vous connecter.
• Si une carte bancaire n'est pas nécessaire pour établir une connexion, vous pouvez relier OkiOki sans carte bancaire.

Si la banque exige une carte bancaire, c'est impossible pour le moment.

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Lorsque vous vous inscrivez sur OkiOki, vous devez accepter notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation. Ces politiques fournissent une image complète de la manière dont nous traitons vos données. Nous avons mis en place OkiOki conformément aux dernières normes de sécurité et nous respectons toutes les règles et réglementations concernant la protection des données et l'authentification sécurisée des clients.

33reasons NV, la société derrière OkiOki, est reconnue par la Banque Nationale de Belgique comme un établissement de paiement et est sous leur supervision. Nous faisons également l'objet d'un audit annuel de Google concernant nos normes de sécurité.

Ainsi, OkiOki peut traiter vos comptes courants et vos boîtes aux lettres en toute sécurité et confidentialité, et vous faciliter la vie administrative.

Non, jusqu’à ce jour, OkiOki ne nécessite pas de vérification en deux étapes ni d'authentification à deux facteurs.

Lorsque vous vous connectez à OkiOki, nous effectuons plusieurs contrôles de sécurité, par ex. vérifiez vos données d'identification, ... L'une des vérifications intégrées est une vérification basée sur le « temps » entre votre appareil et notre application. Nous avons observé plusieurs cas où l'horloge de l'appareil d'un utilisateur était erronée. Dans ce cas, notre vérification basée sur le temps réessayera, provoquant l'attente de l'application.

Donc, si vous ne parvenez pas à vous connecter à OkiOki, car après la connexion, l'application semble "se charger" pour toujours. Ce problème est potentiellement dû à la différence entre l'horloge de votre appareil et l'heure de notre serveur.

Si cela se produit, procédez comme suit :

1. fermez le navigateur qui charge OkiOki
2. Vérifiez si votre horloge fonctionne correctement via : https://time. is/
3. Si l'horloge est correcte : réessayez de démarrer OkiOki
4. Si cela échoue toujours : envoyez un message à support@okioki.be pour nous signaler le problème.

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En ce moment, nous ne sommes pas encore intégrés à Peppol. Cela figure sur notre feuille de route. Tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes.

Si vous préparez vos factures de vente dans un programme de facturation en ligne, ces programmes vous permettent généralement de mettre une adresse électronique en BCC lorsque vous envoyez une facture. Si vous mettez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres liée à OkiOki ou votre adresse e-mail OkiOki en BCC, OkiOki trouvera une copie de cet e-mail et inclura automatiquement votre facture sortante.

OkiOki dispose également de son propre module de facturation, grâce auquel vous pouvez créer et envoyer vous-même des factures en quelques étapes simples. Sur chaque facture, nous fournissons également une bande de paiement pratique contenant toutes les informations relatives au paiement et un code QR. De cette façon, vos clients peuvent facilement payer votre facture.

Pour le moment, nous n'intégrons pas le Codabox. OkiOki récupère vos transactions directement auprès de votre banque via les protocoles bancaires ouverts PSD2.

Actuellement, l'API PSD2 de la banque VDK ne prend en charge que les comptes personnels. Les comptes pour les entreprises seront pris en charge à partir du T3 2021.

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